Подчиняйтесь закону принудительной эффективности

Закон принудительной эффективности гласит: «Времени на все никогда не хватает, но его хватит на то, чтобы сделать самое важное». Иначе говоря, вам не под силу съесть всех лягушек и головастиков в пруду, но вы можете ограничиться самой большой и противной лягушкой, и этого – по крайней мере на некоторое время – будет достаточно.

Рискну предположить: когда вы не укладываетесь в график и при этом прекрасно осознаете, какие серьезные последствия повлечет за собой не выполненная в срок работа, всегда в последний момент найдется время ее сделать. Вы начинаете трудовой день намного раньше, остаетесь допоздна, подгоняете себя из последних сил – и заканчиваете все в срок. Вы избежали грозных неприятностей.

У вас никогда не будет хватать времени на все, что нужно сделать

Сегодня любой сотрудник компании, особенно управляющий и особенно, если он не очень молод, загружен работой на сто десять или сто тридцать процентов. В результате дела и обязанности накапливаются, оставаясь невыполненными. У каждого из нас накапливаются горы книг, которые мы должны, но не успеваем прочитать. Согласно недавнему исследованию, у руководителя дома и на работе лежат непрочитанные публикации и проекты в среднем на триста или четыреста рабочих часов.

Это означает одно: вы никогда не сможете перегнать время. Выбросите из головы столь пустые мечты. Единственно, на что можно надеяться, – справляться с важнейшими обязанностями. Прочим делам придется ждать своего часа.

Срочность – это отговорка

Многие признаются, что работают лучше, когда поставлены жесткие сроки. Как показывают многолетние исследования, это редко бывает правдой.

Под давлением сроков – кстати, острота ситуации часто возникает из‑за того, что начало работы постоянно откладывалось, – люди испытывают сильнейшее нервное напряжение. И как результат – чаще совершают ошибки, из‑за чего многое приходится переделывать заново. Таким образом у них накапливается больше дел, чем при более спокойных обстоятельствах. Нередко просчеты, вызванные спешкой, приводят к перерасходу средств, что влечет за собой существенные финансовые потери. Отложенная работа, которую вы торопитесь закончить в последний момент, отнимет намного больше времени, поскольку чаще всего вы будете вынуждены ее переделывать.

Значительно лучше аккуратно планировать время, заранее предусмотрев все неожиданные задержки и отклонения от графика. Сколько бы времени вы ни отвели на работу, исходя из ее оценки, увеличьте срок еще как минимум на двадцать процентов или запланируйте для себя ее завершение задолго до официальной сдачи. Вы быстро поймете, насколько спокойнее и качественнее все будет выполняться.

Три первоочередных вопроса

Чтобы всегда держать в центре внимания наиболее важные из очередных задач, попробуйте регулярно ставить перед собой три вопроса. Первый вопрос: «Какие из моих занятий наиболее ценные?» Иначе говоря, какие лягушки самые крупные, каких нужно съесть, чтобы больше сделать для компании, семьи, своей жизни?

Это один из первостепенных вопросов. Продумайте его самым тщательным образом. Затем задайте его коллегам, руководителю или подчиненным. Спросите друзей и близких. Перед тем как сделать снимок, вы наводите фотоаппарат на резкость, так и здесь – прежде чем начать следующую работу, вам нужно отчетливо увидеть наиболее важные дела.

Второй вопрос: «Что я, и только я, могу сделать для своей организации?» Его придумал известный теоретик управления Питер Друкер, и это один из самых лучших вопросов для повышения индивидуальной эффективности. Какую важную и полезную работу можете выполнить именно вы и больше никто? Если она не будет сделана вами, то не будет осуществлена вообще. А если вы ее все‑таки сделаете, причем хорошо, это может серьезно повлиять в лучшую сторону на вашу жизнь и карьеру. Какая из всех лягушек предназначена специально для вас?

Можно спрашивать себя об этом ежечасно и ежедневно, каждый раз получая новый ответ. Ваша задача – добиться определенности, а затем взяться за избранное дело, отложив все остальные.

Третий вопрос: «Каким образом я могу в данный момент наиболее полноценно использовать свое время? Какую самую крупную лягушку я в состоянии съесть прямо сейчас?»

Это главный вопрос управления временем. Правильный ответ на него – ключ к тому, чтобы не откладывать выполнение дел и поднять собственную эффективность. Для каждого часа и каждого дня существует одно‑единственное дело, занявшись которым, вы наиболее продуктивно используете рабочее время. Ваша задача – задавать себе этот вопрос снова и снова, а получив ответ, каков бы он ни был, всегда действовать в соответствии с ним.

В первую очередь занимайтесь неотложными делами, не обращая внимания на второстепенные. И чаще вспоминайте слова Гёте: «Наиболее важное нельзя отдавать на милость самого несущественного».

Чем точнее вы ответите на эти вопросы, тем проще вам будет точно расставить приоритеты, преодолеть себя, перестать откладывать дела и наилучшим образом распорядиться своим временем.

Съешьте лягушку!

1. Регулярно пересматривайте список дел, занятий и проектов, все время спрашивая себя: «От какого проекта или дела, выполнив его отлично и в срок, я получу наиболее значимые для работы и жизни результаты?»

2. Наметьте самое важное дело, которым вы могли бы заниматься каждый час или каждый день; приучите себя постоянно работать так, чтобы полноценно использовать свое время.

Найдите нужную вам цель, составьте план ее достижения и сразу начинайте действовать. Пусть вам поможет строчка из «Фауста»: «Что можно сделать неотложно, зачем на завтра оставлять? Должны мы сразу уловлять все то, что нужно и возможно, и уж из рук не выпускать!»[1]

Глава 5