Обязанности офис-менеджера и его административного отдела при проведении корпоративных мероприятий

Офис-менеджер отвечает за детальное планирование всего мероприятия:

· Разрабатывает четкий тайм-план: где, когда, с кем будут участники мероприятия, запасные варианты.

· Предоставляет на утверждение руководителя скалькули­рованную смету всего мероприятия.

· Заранее (минимум за 3 недели) извещает сотрудников о дате проведения мероприятия. О месте проведения можно известить позднее.

Необходимо изначально согласовать с руководством коли­чество участников и статус мероприятия – будут ли только со­трудники или сотрудник может привести с собой подругу (дру­га), жену (мужа). Желательно получить предварительное под­тверждение от сотрудников об их присутствии на мероприятии.

· Обеспечивает своевременную авансовую оплату организа­торам.

· Сотрудникам и приглашенным – рассылает схему проезда к месту проведения мероприятия, возможно, потребуется организовать автобусы или другой транспорт от офиса или от метро.

· Сообщает о стиле одежды (Dress code), если это принципиально.

Необходимо предусмотреть работу, возможности и емкость гардеробной. Если туалеты расположены далеко – разместить дополнительные указатели.

Следует заранее оговорить с ведущим, тамадой или конфе­рансье национальный состав присутствующих или какую-то другую специфику персонала компании, чтобы исключить не­корректные со стороны выступающих артистов шутки или анек­доты в процессе выступления.

Рекомендуется предусмотреть запас по бару на 20-30% от расчетного количества, чтобы не было сюрпризов.

Отслеживают готовность этапов плана по времени.

Организовать комнату для переодевания артистов, сообщить время начала выступления – основной программы.

Офис-менеджер первый приходит и последний уходит. Контролирует возникновение и разрешение нестандартных ситуа­ций.

Фуршет. В отличие от банкетов, званых обедов и иных тор­жественных приемов пищи при фуршетах[2] рассадка за столами не предусматривается, это мероприятия, которые отличаются подвижностью их участников. Основная цель и событие фурше­та – это общение, участники таких мероприятий, как правило, не стоят на месте, прохаживаются по помещению, выбирают со­беседников. Поэтому специфика предлагаемого меню – очень малые порции. Тарелки предлагаются небольшие, мелкие, кото­рые удобно держать в руке.

Варианты меню для фуршета:

ü бутербродные закуски: канапе – различные виды, тар­талетки различные, тартинки; пирожки, сэндвичи, крекеры различными муссами;

ü закуски: рулетики, конвертики различные, баклажаны яйца фаршированные, маслины и оливки, корзины со свежими овощами, тигровые креветки в различных панировках, валованы, шпажки с сыром, креветкой и др.;

ü салаты различные, как правило, немного;

ü горячие закуски: мини-шашлычки мясные, рыбные, блин­чики, жюльены;

ü десерт: фруктовый букет (композиция из нескольких яру­сов), коллекция сыров, сервированных виноградом и орехами, десерт фруктовый из дыни, арбуза, ананаса и т. д.; фруктовый салат в апельсиновых корзиночках, мини-пирожные со свежи­ми фруктами, профитроли разные.

Шведский стол (буфетная форма обслуживания, рассадка за столами).

При буфетной форме обслуживания, в отличие от стандарт­ной формы обслуживания банкетов, как правило, еды потребуется больше, чем при раскладке по тарелкам, и издержки на еду будут выше, чем при порционном обслуживании (в 1,5-2 раза).

Меню шведского стола:

закуски: ассорти мясное, ассорти рыбное, ассорти сыров, карпаччо, ростбиф, мясные деликатесы, язык, морепродукты, яйца фаршированные, блинчики-роллы, филе сельди, грибоч­ки маринованные, разносолы (огурчики соленые, черемша, чес­нок), овощное попурри, зелень, салаты, винегреты, соте, горя­чие закуски – многообразные, пирожки закусочные;

соусы различные;

горячие блюда: мясное филе, рыбное филе, эскалопы, гар­ниры (картофель, рис, овощи на пару, овощи-гриль);

десерт: композиции из фруктов, коллекция сыров, мини-пирожные со свежими фруктами, пирожные различные, про­фитроли, кондитерские и выпеченные изделия; хлебобулочные изделия.

Банкет (рассадка за столами):

Вариант меню банкета – в зависимости от выбранной кухни:

ü праздничные закуски с выносом: поросенок фарширован­ный с миндалем и фисташками, севрюга в "растяжку" и др., мясные деликатесы, морские деликатесы, заливные рулетики из ветчины с сыром, блинчики с красной икрой, разносолы из бочонка (огурчики соленые, капуста квашеная, черемша, чес­нок), оливки, маслины, овощное попурри, помидоры черри, грибочки и др. из меню ресторана;

ü десерт – фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), пирожные, мороженое, муссы, торты на заказ.

Напитки. Бар – важная часть обстановки любого меропри­ятия. Эталонный стандарт – это 1 бар из расчета на 50 человек. Если желательно повысить уровень сервиса, то это соотноше­ние можно уменьшить до 1 на 40 или 1 на 30 человек. При выяс­нении вопроса, сколько и какого спиртного должно быть в баре, отталкиваются от состава участников и бюджета.

Пробы. Если планируется большое мероприятие – жела­тельно провести пробы блюд из меню. В этом участвуют совме­стно представители заказчика и исполнителя.

Корпоративные тренинги

В современном бизнесе эффективная командная работа (Team-work) персонала является одним из главных преиму­ществ перед конкурентами, залогом и составляющей успеха работы всей компании. Корпоративные тренинги и Team-building как раз и направлены на то, чтобы коллектив превра­тился в команду или эффективно работающую группу.

Team-building – это тренинги по командообразованию. Их психологическая основа – изменение стереотипов поведения сотрудника по сравнению со стандартной, привычной обстанов­кой. Помещенный в иную обстановку, сотрудник чувствует не­обходимость действовать по-другому, по-новому оценивать и анализировать ситуацию.

Очень часто Team-building проводят как активный корпо­ративный отдых на природе, при этом формы проведения мо­гут быть самые разные. Главное – для выполнения заданий не требуется специальных навыков и специальной физической подготовки, не ведется оценка квалификации или специальных профессиональных знаний. Это в первую очередь выполнение заданий вместе, сообща, взаимопомощь внутри команды.

Часто бывает, что пассивный на рабочем месте человек ока­зывается скрытым лидером, и его лидерские качества выявля­ются в такой неформальной обстановке.

Предложения о проведении тренингов различного вида выдвигает руководитель подразделения совместно с отделом кадров. Решение о необходимости проведения и одобрение предварительного бюджета исходит от руководителя компании.

Офис-менеджер может быть вовлечен в процесс организации в части предоставления функционального помещения для проведения тренинга, организации кофе-брейков, решения воп­росов по обеспечению оборудованием, транспортом.

Выбор компании, проводящей тренинг, осуществляет отдел кадров. Качество проведения и результат в значительной сте­пени зависят от команды профессионалов (психологов), прово­дящих тренинг.

Программы Team-building могут быть различного уровня сложности. В целом они являются эффективным методом повышения качества процессов принятия решений, дают возмож­ность реализации командного и личностного потенциала сотруд­ников, увеличивают доверие к членам команды и к компании в целом. Это и эффективный способ формирования корпоратив­ной культуры.

Инсентив-программы, туры

Инсентив-программы[3] – это мероприятия, проводимые как официальное поощрение за успехи в работе, значительное пе­ревыполнение планов по продажам, продвижение товара и т. д. Это также эффективное средство выразить благодарность сво­им дилерам, дистрибьюторам за отличную работу, поощрить и стимулировать лучших сотрудников, создать дополнительную мотивацию.

В западных странах подобные меры поощрения существо-пали уже во второй половине XX века. Это Country Managers meetings или Regional Sales Managers meetings (встречи регио­нальных менеджеров по продажам) – когда менеджеры, ответ­ственные за регионы, собирались 1 раз в год на встречу для подведения итогов, и эти мероприятия проводились каждый раз в новом месте, новой стране и сопровождались большой, интерес­ной и насыщенной культурной и развлекательной программой. Это фактически нематериальная форма стимулирования раз­вития бизнеса и его эффективности.

Инсентив-программы сочетают в себе бизнес-программу, культурную программу и программу отдыха. Основная состав­ляющая – бизнес-программа (посещение выставок, семина­ров, конференций и т. д.), далее составляются насыщенная культурная программа и программа отдыха, возможно, актив­ного отдыха – например путешествие на джипах, сафари.

Эти программы относятся к категории делового туризма. При этом очень важна хорошая устойчивая репутация компании-организатора.

Организация конференций

Организация и проведение конференций, семинаров, презентаций и других мероприятий давно стало нормой делового об­щения. Наиболее удачно формат конференции подходит для продвижения сложных продуктов и услуг. Конференции дают возможность целевой аудитории получить разноплановую ин­формацию по интересующему вопросу, обменяться мнениями и пообщаться между собой.

Организация конференции – не только подбор конференц-зала, это создание комфортной атмосферы, условий, необходи­мых для максимально эффективной работы участников конфе­ренции. Успешность ее проведения в целом во многом зависит от предварительной организации конференции, места проведения.

В качестве примера организатора корпоративных мероприя­тий разного масштаба можно привести компанию "Континент Эк­спресс" (Continent Express), имеющую представительства в Южно-Сахалинске, Санкт-Петербурге и Москве (www.continent.ru).

"Континент Экспресс" предлагает своим клиентам проведе­ние всех мероприятий "под ключ", т. е. обеспечение и координа­цию всех элементов логистики и технической поддержки мероп­риятий. Это инсентивные поездки, конференции, конгрессы, се­минары, тренинги, презентации.

При проведении инсентивных поездок и конференций "Кон­тинент Экспресс" осуществляет:

ü выбор места проведения с предварительным вылетом в страну с представителем компании;

ü бронирование прямых чартерных рейсов или мест на ре­гулярных рейсах;

ü организацию визовой поддержки;

ü транспортировку и таможенную очистку материалов кон­ференции и образцов продукции;

ü размещение региональных представителей в гостиницах Москвы перед вылетом в страну проведения мероприятия;

ü организацию групповых и индивидуальных трансферов в Москве и на месте проведения мероприятия;

ü ускоренное размещение в гостиницах для всей делегации;

ü регистрацию участников, раздачу материалов конферен­ции;

ü подбор конференц-зала;

ü установку технического оборудования (включая нестандарт­ное);

ü организацию и обслуживание комнаты секретариата;

ü организацию экскурсионной программы и досуга с элементами решения задач по укреплению корпоративного духа сотрудников компании;

ü формирование и проведение конкурсов и спортивных со­ревнований;

ü фрахт необходимого количества судов для организации

ü круиза;

ü организацию выездного питания (Catering) – в любом ме­сте;

ü выбор места и проведения гала-ужина;

ü получение разрешения и согласования в случае работы с нестандартными площадками;

ü организацию концертной программы, приветствий местных

ü и частей;

ü выбор памятных подарков, сувениров для участников.