Анализ материально-технического обеспечения и использования материалов в бюджетных организациях

6.1 Задачи и источники информации для анализа материалов

Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве.

Следует однако учитывать тот факт, что затраты некоторых материалов могут оказывать прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности учреждения и которые непосредственно связаны с поддержанием жизнедеятельности людей, получающих услуги (продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, имеющие значительную долю в общем объеме материальных затрат).

С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых в учреждении, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества лечения больных.

При анализе использования материальных ресурсов и изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;

характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;

изучение состояния запасов материальных ценностей;

определение полноты и рациональности использования материалов;

выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;

поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.

В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве источников информации используется различная учетная, отчетная и нормативная документация.

При проведении АХД учреждения по результатам работы за год применяются следующие источники информации:

Бухгалтерский баланс (ф. № 1);

Бюджетная смета;

Основные показатели деятельности организации (развития сети, объема оказываемых услуг и т.п.);

Отчет о движении материальных ценностей (ф. № 6);

Пояснительная записка к годовому отчету;

Данные актов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов, разработанных ведомственных и отраслевых инструкций и указаний.

С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, накладные (требования), меню-закладки и требования на выдачу продуктов со склада и т.д.), данные учетных регистров (книги складского учета, мемориальных ордеров № 6, 6а, 7, 11, 12, 13, оборотных ведомостей по субсчетам, книги «Журнал-Главная» и др.), заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей. Кроме этого, в процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других учреждений, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли.

6.2 Анализ наличия, поступления и обеспеченности материалами

Анализ материалов следует начинать с характеристики их состава и структуры как в целом, так и в разрезе отдельных групп. Наиболее общая информация о составе материалов по группам приведена в Отчете о движении материальных ценностей (ф. № 6). В зависимости от направлений деятельности организации необходимо характеризовать адекватность структуры материалов и ее изменения.

Далее анализ, как правило, проводят по группе материалов, которая играет наиболее важную роль в деятельности организации или иным образом существенна для анализа. Для анализа по отдельным группам привлекаются, как правило, оборотные ведомости по материальным счетам. Изучаются остатки материалов как в натуральном, так и в стоимостном выражении на начало и конец периода, а также их изменение. Аналитическая таблица может быть также дополнена информацией о поступлении и выбытии, чтобы проследить балансовую увязку.

При наличии данных анализу подвергаются источники поступления и направления выбытия материалов.

Анализ обеспеченности предполагает сопоставление имеющихся запасов материалов и потребности в них на основании норм потребления и норм остатков. Нормы могут быть установлены на общегосударственном уровне, на уровне соответствующих ведомств (посредством издания НПА) или внутри организации. Следует отметить, что в практике далеко не по всем материалам и не во всех организациях имеются установленные обоснованные нормы, что снижает аналитическую функцию. В случае отсутствия установленных норм следует руководствоваться иными документами организации, характеризующими потребность в материалах (докладные записки, расчеты, опыт предыдущих периодов, заявки на приобретение и т.п.). Указанные нормы часто также используются при планировании бюджетных смет. Сравнение проводится как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Т.к. потребность в материалах носит постоянный (текущий) характер, а возможности по хранению их ограничены, то для организации имеет большое значение своевременность/ ритмичность поступления материалов. При этом следует изучить план поставок по критическим видам материалов с учетом сроков поставок. В ходе анализа выявляются отклонения в объемах и сроках поставок, их причины.

6.3 Анализ использования материалов

В условиях уменьшения источников финансирования, необходимых для удовлетворения потребностей в материальных ресурсах, важнейшим направлением повышения эффективности деятельности организации является экономное расходование материалов и контроль за их использованием.

В ходе анализа следует изучить направления использования материалов (израсходованы на нужды организации, списано недостач, реализовано, передано безвозмездно). Наиболее общая информация по использованию материалов приведена в ф.6. Материалы должны использоваться на нужды организации, остальные направления как правило оцениваются отрицательно. Полезным будет изучить направления расходования отдельных групп и видов материалов, однако столь детальная информация не всегда может быть предоставлена.

Анализ использования материалов целесообразно начать с общей характеристики изменения расхода материалов за ряд лет, как в целом, так и по группам материалов, структурным подразделениям и т.д. При сравнении данных различных периодов необходимо обеспечить их сопоставимость!

При проведении анализа использования материалов важно выяснить причины изменения их расхода по сравнению с предыдущим периодом. На изменение расхода влияет, как правило, изменение объема работы (в целом и в отношении отдельных функций и подразделений) и изменение уровня материалопотребления. В зависимости от группы материалов и направления ее использования уровень материалопотребления определяется отношением стоимости потребленных материалов к обслуживаемому контингенту, численности работников для трудовых функций которых необходима данная группа материалов, количеству коек или койко-дней и др. Факторы необходимо оценить с применением методов элиминирования.

Экономия выражается в соблюдении установленных норм расхода отдельных видов материалов при выполнении конкретных работ. В связи с этим в процессе анализа для оценки уровня использования материальных ценностей фактический их расход сравнивается с нормативным. Результат выражается в экономии или перерасходе отдельных видов материальных ресурсов. При этом следует учитывать, что не всякая экономия заслуживает положительной оценки. Например, экономия в расходах на медикаменты, если она вызвана ухудшением лечения больных, должна рассматриваться как самое отрицательное явление.

В бюджетных организациях, в настоящее время нормы расходов устанавливаются не по всем группам материалов. Величина их расхода прежде всего зависит от обеспеченности учреждения соответствующими видами ценностей, потребности в них, а также возможности получения экономии.

Но в то же время по ряду групп материалов плановые нормы утверждены и подлежат соблюдению. К таким материалам относятся продукты питания, медикаменты, спирт, перевязочные средства, топливо и ГСМ, строительные материалы, материалы для протезирования, а также некоторые виды хозяйственных материалов (стиральный порошок, мыло и т.д.).

В зависимости от вида материальных ценностей нормативный расход может быть как в натуральном, так и в стоимостном выражении.