Анализ и управление дебиторской задолженностью

Возникновение дебиторской задолженности связано с тем, что оплата товара постоянными клиентами производится с отсрочкой, причём условия кредитования зависят от следующих факторов.

1. Срока предоставления кредита. Определяя максимально допустимый срок оплаты отпущенной продукции, следует принимать во внимание как правовые, так и экономические последствия.

2. Стандарта кредитоспособности. Фирме необходимо установить критерии финансовой устойчивости покупателя и, в зависимости от его кредитоспособности, заключать договор.

3. Системы создания резервов по сомнительным долгам. Практика создания резервов по сомнительным долгам позволяет формировать источники для покрытия убытков и иметь более реальную характеристику собственного финансового состояния.

4. Системы сбора платежей. Этот вид работы с дебиторами предполагает следующую разработку:

– процедуры взаимодействия с дебиторами в случае нарушения условий оплаты;

– критерия показателей, свидетельствующих о существенности нарушений платёжной дисциплины;

– методов наказания недобросовестных контрагентов.

5. Системы предоставления скидок. Большое значение имеет отбор потенциальных покупателей и определение условий оплаты товаров, предусматриваемых в контрактах. Предоставление скидки выгодно как покупателю, так и продавцу. Первый имеет прямую выгоду от снижения затрат на покупку товаров, второй получает дополнительную прибыль в связи с ускорением оборачиваемости средств.

Система управления дебиторской задолженностью необходима для предотвращения излишнего её увеличения, которое приводит к снижению денежных поступлений и возникновению безнадёжных долгов, способных поглотить прибыль фирмы.

Финансистам, принимающим решение о предоставлении товара с отсрочкой платежа, необходимо обращать внимание на политику управления дебиторской задолженностью, поскольку бухгалтерская отчётность нередко может ввести в заблуждение. При реализации товаров в кредит происходит следующее:

1) запасы уменьшаются на величину затрат на реализованную продукцию;

2) дебиторская задолженность увеличивается на величину выручки реализации к получению;

3) разница между выручкой и затратами отражается на счёте «Нераспределённая прибыль».

Подобная прибыль фактически не существует до того момента, пока не произойдёт реальная оплата. Различные методы анализа помогут выявить и неоправданное увеличение дебиторской задолженности, и ухудшение её качества с целью предотвращения потери вложенных денежных средств.

В зависимости от размера дебиторской задолженности и количества расчётных документов анализ её уровня можно проводить как сплошным, так и выборочным методами. Общая схема контроля и анализа включает в себя несколько этапов.

Этап 1. Определяется критический уровень дебиторской задолженности, все расчётные документы, превышающие критический уровень, подвергаются проверке в обязательном порядке.

Этап 2. Из оставшихся расчётных документов делается контрольная выборка. Одним из самых простых способов является n-процентный тест (так, например, при n = 10 % проверяют каждый десятый документ, отбираемый по времени возникновения задолженности).

Этап 3. Проверяется реальность сумм дебиторской задолженности в отобранных расчётных документах. В частности, направляются акты-сверки контрагентам с просьбой подтвердить реальность поставленной продукции и проходящей в бухгалтерском учёте суммы.

Этап 4. Оценивается существенность выявленных ошибок. Так, отклонение между учётными и подтвержденными суммами дебиторской задолженности, превышающее 10 %, признается существенным.

Кроме того, весьма актуален вопрос о правомочности сопоставления дебиторской и кредиторской задолженностей. Здесь позиции финансового аналитика и бухгалтера диаметрально противоположны.

Финансист-аналитик допускает возможность сопоставления (в частности, весь анализ ликвидности и платежеспособности с использованием специальных финансовых коэффициентов основан на таком сопоставлении).

Бухгалтер-учётчик не допускает возможности сопоставления. Он считает, что фирма обязана погашать свою кредиторскую задолженность независимо от получения дебиторской задолженности. Поэтому, с его точки зрения, при анализе необходимо рассматривать их отдельно: кредиторскую задолженность как средства, временно привлечённые в оборот, а дебиторскую – как временно отвлечённые средства из оборота.

Управление ДЗ предполагает, прежде всего, контроль за оборачиваемостью средств в расчётах, причём ускорение оборачиваемости в динамике рассматривается как положительная тенденция. Следовательно, один из показателей, характеризующий срок погашения дебиторской задолженности, – это её оборачиваемость в днях.

Другой аспект контроля дебиторской задолженности включает в себя ранжирование по срокам её возникновения (в днях): 0 – 10; 11 – 30; 31 – 45; 46 – 60; 61 – 90; 91 – 120; свыше 120.

Необходимо отметить, что структурирование дебиторской задолженности по срокам её возникновения не может быть произведено на основании данных только финансовой отчётности, так как для подобного исследования необходимо использовать более подробный аналитический учёт дебиторов. Если учёт компьютеризирован, то можно легко определить срок возникновения задолженности на основе конкретной счёт-фактуры и составить детальную систематизацию.

Другим важным аспектом работы с дебиторами является вопрос о скидках. Решение о скидках [англ. cash discounts], предоставляемых при оплате в согласованные сроки, принимается на основе анализа эффективности соответствующих доходов и расходов. Например, можно принять решение об изменении условий реализации в кредит с «брутто 30» (необходимость оплаты товара в течение 30 дней с момента покупки) на «2/10 брутто 30» (2 %-ная скидка, если товар будет оплачен в течение 10 дней или оплата по полной стоимости в течение 30 дней). Такое изменение условий реализации предполагает определённую выгоду для продавца: с одной стороны, привлечёт новых покупателей, которые расценят скидку как снижение цены; а с другой стороны уменьшит период обращения дебиторской задолженности, что компенсирует потери в выручке, обусловленные предоставлением скидки.

Многие фирмы предоставляют скидку только при условии немедленной оплаты, так как в этом случае затраты на её предоставление компенсируются сокращением затрат, связанных с дебиторской задолженностью. Оптимальной считается скидка, установленная на таком уровне, когда предельные затраты и прибыль точно уравновешивают друг друга.

Если финансисты фирмы принимают решение об использовании более льготной кредитной политики, это приводит к увеличению объёма реализации. Почти во всех случаях должно выполняться следующее правило: льготная кредитная политика стимулирует реализацию. Однако если кредитная политика стимулирует рост объёма реализации, то возрастают издержки производства, так как требуются больше сырья, материалов, рабочей силы для производства дополнительного количества товара. Кроме того, увеличивается объём дебиторской задолженности, а следовательно, и текущие затраты, связанные с ней, и возрастает количество безнадёжных долгов и расходов – как следствие предоставления скидок.

Следовательно, необходимо решить основной вопрос в процессе анализа предполагаемой политики работы с дебиторами: возрастёт ли прибыль от реализации в большей мере, чем затраты связанные с кредитованием покупателей? Или, другими словами, является ли эффективным принятое финансистом решение о предоставлении скидок?

Политика работы с дебиторами также включает в себя различные неформальные процедуры, которые используют финансисты в отношении просроченной задолженности. Наиболее употребительными способами воздействия на дебиторов с целью погашения задолженности является направление официальных писем, персональные визиты и наконец продажа задолженности специальным организациям. Однако более эффективно периодически звонить дебиторам и, в соответствии с их склонностями, вести беседы о бегах, о футболе или о женщинах (а применительно к нашим условиям, возможно, об огороде на шести сотках, о детях и т. п.). А по окончании разговора ненавязчиво напомнить о необходимости погасить задолженность (что-то похожее делал Чичиков в «Мертвых душах»).