Как сэкономить на площади офиса

Площади часто используются неэффективно – офис слишком просторный. Конечно, это тешит самолюбие. Но на самом деле нерационально, когда на одного сотрудника приходится 4–5–6 м 2 . Скорее всего, вы платите за офис приличные деньги. Нередко можно сократить площадь на треть без малейшего ущерба.

Вы можете сказать: «Нет, мы не поместимся». Ерунда! Приведу пример: в call-центрах люди рассажены таким образом, что на каждого сотрудника приходится 1,5 м2. И они отлично сидят, работают. Вам необязательно делать так экстремально, но уложиться в 3 м2, а то и в 2–2,5 м2 на человека можно совершенно спокойно.

При работе в просторном офисе действует психологический аспект: когда люди сидят свободно, они чувствуют себя расслабленно. А когда находятся близко друг к другу, обстановка становится более рабочей.

Если вы задумываетесь, покупать офис или нет , скажу вам, что, как правило, этого делать не стоит. Почему? Потому что компания меняется, а вместе с ней – требования к месту и внешнему виду. Изменить это при наличии своего офиса будет тяжело.

Продать недвижимость, конечно, можно, но это довольно сложный и долгий процесс. Вряд ли вам нужны такие проблемы. Если не занимаетесь недвижностью профессионально, не стоит делать вид, что вы это умеете. Вот такое простое правило.

Если некуда посадить новых сотрудников

Еще одна идея для разумной экономии при работе в офисе. У вас появились новые сотрудники, и требуется дополнительно разместить одного-двух человек . Вы видите, что все места заняты. Снимать новый большой офис не хочется, да и рядом ничего подходящего нет. Что делать?

Пройдитесь по соседним кабинетам в офисном центре, где арендуете помещение. Нередко бывает, что у соседей большая площадь – на 30 м2 сидят два человека. Вы можете договориться об аренде небольшого кусочка помещения. Скажите, что поставите там одно рабочее место, где будет сидеть ваш сотрудник. Такое решение не всегда подходит, но иногда работает.

Находим место для склада

Следующая рекомендация касается склада . Нередко его можно перевести в значительно более дешевое место. Могу привести пример оптовой компании, которую я консультирую.

Их склад находится в Москве, и они за складское помещение платят точно такую же цену, как за офисное, в котором сидят люди, – по 1000 рублей за 1 м2.

За складское помещение можно и нужно платить значительно меньше.

Посмотрите, разумно ли вы платите за склад? Очень часто его можно перевести в более дешевое место и сильно сэкономить .

Снижаем затраты на технику

Техника – колоссальный ресурс для снижения затрат.

Прежде всего это компьютеры . В большинстве фирм компьютерный парк намного более мощный, чем требуется, и в этом нет никакого рационального зерна. Бывает, компания только образовалась, и руководство покупает самые новые и быстрые компьютеры. Зачем?

Можно купить у других компаний или частных лиц старые компьютеры. Если большинство ваших сотрудников работают в Word, Excel и 1С, нет смысла закупать новинки. Выигрыша это не дает.

Что делать, если к вам периодически приходят сотрудники и говорят: «А не поменять ли нам компьютеры на более мощные?» В этом есть смысл, если у вас работают программисты или дизайнеры. Но даже в этом случае нужно хорошо подумать.

То же касается программного обеспечения . Если к вам приходят с предложением: «Давайте купим новые программы, обновим», тратить деньги не стоит. Практически у всех платных программ есть бесплатный аналог. Например, вместо недешевого Microsoft Office можно поставить бесплатный OpenOffice (http://www.openoffice. org/ru).

Обслуживание техники . Если у вас есть годовой контракт с сервисной службой на обслуживание компьютеров, принтеров, сканеров и вы платите что-то вроде абонентской платы (как страховку), зачастую это невыгодно.

Кажется, что так проще: «Я один раз плачу и потом целый год не мучаюсь». Но в большинстве случаев вы сильно переплачиваете. Гораздо проще вызывать мастера по необходимости.

Платная подписка . Нередко сотрудники стремятся на что-то подписаться. Но в этом нет никакого смысла. Почти все материалы можно найти в электронном виде, например на сайте того же журнала. И зачем оплачивать подписку?

Расходы на Интернет

Интернет . Цены на Интернет постоянно снижаются. Просто надо узнать свежие тарифы. Поставьте себе задачу на завтра или понедельник выяснить их. Часто компании переплачивают из-за того, что своевременно не узнали новые цены.

Например, одному из клиентов – фирме, которую я консультирую, – мы недавно снизили расходы на Интернет: они платили в среднем около 12 000 руб./мес., а сейчас – около 4000 руб./мес. И при этом он стал даже быстрее!

Однажды, когда моя компания в очередной раз переехала в новый офис в Таганском районе Москвы и встал вопрос о подключении Интернета, предложили разные тарифы: минимальный для юридических лиц – 3500 руб./мес.

Я связался с одним из провайдеров, работавших в этом районе, но не в нашем офисном здании, и договорился так: «Давайте мы оплатим прокладку кабеля, а вы подключите меня как физическое лицо за 500 руб./мес.».

В итоге я один раз заплатил 10 000 рублей, кабель проложили и меня подключили за 500 рублей. Остальных подсоединяют по стандартным тарифам. На мое предложение для юридических лиц, потому что выгодно охватить новое офисное здание за чужой счет. И мне хорошо, потому что ежемесячно я плачу всего 500 рублей.

Нужно понимать, что когда вы общаетесь с интернет-провайдерами, имеете колоссальную возможность их «прожать». Им все равно, кого подключать – физическое или юридическое лицо. Частных лиц (обычных людей) даже менее выгодно, потому что они обычно потребляют больше трафика, чем организации: качают фильмы, игры, музыку. А в офисе люди по большей части работают с почтой – и все. Иногда требуется найти или разместить какую-то информацию в Интернете, но такое бывает редко.

По этой причине вы можете смело торговаться: «Если бы я подключался как частное лицо, вы бы с меня взяли 500 рублей. Просто подключите меня по хорошему тарифу».

Может, вам не удастся, как мне, сбросить тариф до цены для частников, но договориться о стоимости в полтора-два раза ниже, как правило, можно . Особенно, если это небольшая компания. С крупными договориться сложнее – трудно попасть на прием к руководству.

Расходы на телефон

Следующий пункт – телефон . Здесь то же самое – нужно проверить тарифы. Часто фирма пользуется старым тарифом, хотя уже появились новые, более низкие. Оператор вас об этом, естественно, не информирует.

Той же компании, которой мы помогли снизить расходы на Интернет, посодействовали и с телефонными тратами. Они платили порядка 30 000 рублей в месяц, а стали платить 7000–8000. Это удалось сделать за счет того, что мы проанализировали цены других телефонных провайдеров и переключились на более выгодный тарифный план.

На чем еще можно сэкономить? Отдельным сотрудникам вы можете дать мобильные телефоны, например для бесплатных входящих звонков – вместо городского телефона . Часто это выгоднее.

Кроме этого есть замечательный источник для экономии! Skype – интернет-телефония. Чем он хорош? Если вы подключаете Skype, можете звонить совершенно бесплатно либо по более низким ценам. Скачать и установить себе эту программу можно на www.skype.com.

Со многими клиентами и контрагентами можно общаться только по Skype – совершенно бесплатно.

Экономим на мебели

Следующий важный источник экономии средств – мебель. Многие фирмы, въезжая в новый офис, предпочитают покупать новую мебель. Часто в этом нет смысла, потому что такие расходы не окупаются. При этом в Интернете всегда можно найти массу предложений о продаже б/у мебели.

Когда моя фирма въезжала в новый офис, я пришел к владельцу офисного здания и спросил: «Есть ли у вас какая-нибудь мебель?» И мы договорились – он совершенно бесплатно отдал мне десяток столов, шкафов и т. п.

Поэтому повторяю: не покупайте новую мебель! Бывшую в употреблении всегда можно найти дешевле или бесплатно .

Еще один нюанс: если вы доверите выбор предметов интерьера сотруднику, по умолчанию он всегда будет искать новую мебель. Вам необходимо сконцентрировать его внимание на том, что речь идет о б/у.