Основы работы с базами данных в ms access
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). Access предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций. Используя Access, можно не только разрабатывать удобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлять всевозможные сложные отчеты.
В качестве примера будет рассмотрена база данных компьютерной школы, содержащая личные данные студентов и сведения об успеваемости.
Создание информационной модели данных.
Процесс создания базы данных начинается с создания информационной модели данных.
Первым шагом в создании информационной модели является выявление сущностей.
Сущность– некоторый обособленный объект или событие, информацию о котором необходимо сохранять в базе данных, имеющий определенный набор свойств - атрибутов. Сущности могут быть как физические (реально существующие объекты: например, СТУДЕНТ), так и абстрактные (например, ЭКЗАМЕН).
В нашей базе данных имеется две сущности: Студент и Учебная группа. Сущность Студент обладает такими атрибутами, как Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Адрес, Телефон, Номер группы, Результаты экзаменов по предметам (Word, Excel, Access). Сущность Учебная группа обладает атрибутами Номер группы, Преподаватель. Связи между сущностями отображают в виде диаграммы «сущности-связи» (рисунок 10). Сущности изображают в виде прямоугольников, атрибуты – в овалах, тип связи – в ромбах. Также отображают тип связи: один-ко-многим (1:М), один-к-одному (1:1), многие-ко-многим (М:М).
Рисунок 10 - Диаграмма «сущности-связи»
Вторым шагом является создание таблиц по схеме данных. На этом шаге необходимо определить имена и тип полей таблиц.
Однако для удобства таблицу Список лучше разбить на две таблицы: Список и Личные данные (Таблицы 2 и 3).
И последним шагом является физическая разработка базы данных.
Практическое задание 1
Цель – научиться создавать базы данных.
Создание новой базы данных
Запустите программу Access. Выполните команду Пустая база данных рабочего столаи в появившемся диалоговом окне введите имя вашей базы данных (База данных компьютерной школы), выберите папку, в которую данная база будет сохранена и нажмите кнопку Создать.
Создание таблиц
В таблицах баз данных столбцы называются полями, строки – записями. Создадим 3 таблицы: Группы, Список и Личные данные.
Таблица 1 – Группы
| Имя поля | Тип данных | Описание |
| Учебная группа | Числовой | номер учебной группы |
| Преподаватель | Короткий текст | фамилия преподавателя группы |
Таблица 2 – Список
| Имя поля | Тип данных | Описание |
| КодСтудента | Счетчик | индивидуальный номер студента |
| Фамилия | Короткий текст | фамилия студента |
| Имя | Короткий текст | имя студента |
| Отчество | Короткий текст | отчество студента |
| Год рождения | Короткий текст | год рождения студента |
| Учебная группа | Короткий текст | номер группы студента |
Таблица 3 – Личные данные
| Имя поля | Тип данных | Описание |
| КодСтудента | Счетчик | индивидуальный номер студента |
| Адрес | Короткий текст | адрес студента |
| Телефон | Короткий текст | телефон студента |
| Word | Числовой | оценка по Word |
| Excel | Числовой | оценка по Excel |
| Access | Числовой | оценка по Access |
Для создания таблицы выполните команду Создание / Конструктор таблиц. Появится окно Конструктора таблиц. В столбце Имя поля задается имя столбца таблицы. Значение в столбце Тип данныхопределяет значения, которые можно хранить в этом поле. По умолчанию задается тип данных Короткий текст. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню. Столбец Описание является необязательным, значение в нем задает описание данных, хранящихся в этом поле
Заполните таблицу Конструктора как показано на рисунке 11.
Рисунок 11 – Таблица Конструктора
Установите курсор в ячейку, в которой записано Учебная группа, и щелкнув правой кнопки мыши выполните команду Ключевое поле. Также задать ключевое поле можно из Меню Конструктор / Сервис / Ключевое поле. Ключевое поле должно однозначно идентифицировать запись таблицы. В данном случае ключевым полем является Учебная группа, т.к. не может быть двух групп с одинаковыми номерами.
Выполните команду Сохранить и в поле Имя таблицы введите «Группы». Закройте текущую таблицу. (Если закрыть таблицу, не выполнив предварительно сохранение таблицы, то при закрытии таблицы программа предложит сохранить таблицу и ввести ее имя).
Создайте таблицу Список с информацией о студентах в режиме Конструктора (рисунок 12).
Рисунок 12 - Таблица Список в режиме Конструктора
Значения поля Учебная группа надо вводить не вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого установите курсор в ячейку Учебная группа и в окне Свойства поля на вкладке Подстановка в поле Тип элемента управления выберите Поле со списком, Тип источника строк – Таблица или запрос, Источник строк – Группы (рисунок 13).
Рисунок 13 - Значения поля Учебная группа, выбранные из списка, содержащегося в таблице Группы
Задайте ключевое поле КодСтудента, сохраните и закройте таблицу. Значение поля КодСтудента будет меняться автоматически при добавлении записей в таблицу, т.к. проставлен тип данных - Счетчик.
Создайте таблицу Личные данные с ключевым полем КодСтудента (рисунок 14).
Рисунок 14 - Таблица Личные данные с ключевым полем КодСтудента
Обратите внимание, если вы создаете таблицу и не задаете ключевое поле, то при сохранении таблицы программа предложит вам задать ключевое поле, при согласии автоматически будет создано дополнительное поле Код с типом данных Счетчик, выбранное ключевым. В случае, если необходимо внести изменения в таблицу, нужно открыть ее в режиме конструктора. Для этого щелкните на название нужной вам таблице, нажмите правую кнопку мыши и в ниспадающем меню выберите пункт Конструктор.
Практическое задание 2
Создание схемы данных
После того как созданы все необходимые таблицы, необходимо установить соответствие между записями таблиц. В поле Учебная группа таблицы Список должно подставляться значение из поля Учебная группа таблицы Группы (для этого в свойствах поля в конструкторе таблицы было выбрано поле со списком из таблицы «Группы»). Поле КодСтудента таблицы Личные данные будет соответствовать полю КодСтудента таблицы Список. Именно по значению этого поля одной записи таблицы Список будет ставиться в соответствие запись таблицы Личные данные.
Для этого необходимо установить связи между таблицами.
Выполните команду Схема данных (Меню Работа с базами данных / Отношения / Схема данных). В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Группы, Список и Личные данные (выбрав таблицу для добавления нажмите на кнопку Добавить или просто добавьте таблицу двойным щелчком мыши по ее названию). Закройте диалоговое окно Схема данных. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц (рисунок 15).
Рисунок 15 – Условный вид таблиц Группы, Список и Личные данные
Установите курсор мыши на имя поля Учебная группа в таблице Группы и, не отпуская левую кнопку мыши, перетащите ее на поле Учебная группа в таблице Список. Отпустите кнопку мыши. Появится окно Изменение связей (рисунок 16). Установите в этом окне флажки Обеспечение целостностиданных(это невозможно будет сделать, если типы связываемых полей различны, т.е. в обеих таблицах типом данных поля Учебная группа должно быть Числовое значение), Каскадное обновление связанных полей (это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующие номера групп в таблице Список), Каскадное удаление связанных полей (это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы, будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп). Тип отношения определится автоматически – Один-ко-Многим (это означает, что одной записи таблицы Группы может соответствовать несколько записей таблицы Список). Нажмите кнопку Создать.
Рисунок 16 – Диалоговое окно Изменение связей
Аналогичным образом установите связь между полями КодСтудента таблицы Личные данные и КодСтудента таблицы Список. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Должна установиться связь Один-к-Одному.
В результате должна получиться схема данных как на рисунке 17.
Рисунок 17 – Условная итоговая схема данных
Закройте схему данных, сохранив изменения.
Практическое задание 2
Заполнение таблиц
В окне объектов Access выберите таблицу Группы и дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Откроется пустая таблица Группы. Заполните таблицу значениями (рисунок 18).
Рисунок 18 – Заполненная таблица Группы в окне объектов Access
Закройте таблицу, сохранив изменения.
Практическое задание 3