Стратегия и тактика переговоров
Стратегия той или иной деятельности – это постановка и разработка программы действии для достижения главной цели. В деловых переговорах стратегия чаще всего программирует достижение долговременных преимуществ организации или физического лица в решении определенной проблемы Результатом реализации стратегических коммуникативных программ становятся. договоренность сторон, заключение долговременных соглашений об инвестициях, спонсорской поддержке, сотрудничестве, приоритете действий одной из сторон и т.д.
Тактика деловой коммуникации -- набор конкретных действий (в том числе речевых) из намеченной стратегической программы, которые совершаются в определенном порядке и в определенные сроки для достижения промежуточных целей или решения поэтапных задач.
Пример. Стратегическая программа деловых контактов определенной организации связана с достижением договоренности о приоритете при получении заказов на поставки оборудования за рубеж Эта цель диктует основные положения долгосрочной программы постоянный контакт с отечественными и зарубежными поставщиками и партнерами; регулярное напоминание о себе в деловой и неофициальной переписке, стимулирование интереса к своей компании в ходе продуманной рекламной деятельности.
В соответствии с выбранной стратегией организация предпринимает тактические действия, зависящие от намеченных сроков, условий и возможностей фирмы и реализующих совокупность средств и приемов решения конкретных задач. Тактические действия оговариваются и утверждаются в планах, разрабатываемых на тот или иной срок.
Здесь под планированием подразумевается не только создание планов организации, но и планирование собственного рабочего времени каждого субъекта деятельности. Это позволяет учесть все детали подготовки к личным деловым контактам или участию в групповом общении.
Специалисты советуют:
• Планировать встречи, телефонные звонки, другие мероприятия, сверяясь с основными планами организации.
• Установить очередность дел по важности, выработать собственную манеру ведения записей в деловом блокноте.
• Немедленно записать данные о партнерах по общению при возникновении новых деловых контактов.
• Быть надежным и пунктуальным.
• Делать необходимые записи, не откладывая.
• Использовать оргтехнику для облегчения планирования и выполнения намеченных планов. План подготовки к переговорам должен включать все детали содержательно-организационной структуры переговоров:
1) определение целей и задач встречи;
2) предварительные контакты с партнерами;
3) запросы в различные организации;
4) ответы на запросы других организаций;
5) перечень необходимых материалов;
6) назначение ответственных за организацию контактов на каждом этапе переговоров;
7) проведение инструктивных совещаний
9) определение способа фиксации хода и результатов переговоров (стенографирование, магнитофонная запись, ведение протокола и т.д.).
Решение организационных вопросов тесно связано с предварительной проработкой содержательного аспекта переговоров. Она включает:
1) анализ значимости проблемы, выносимой на переговоры;
2) уточнение общих целей и собственной позиции на переговорах;
3) аргументацию положений, выносимых на переговоры для доказательства своих приоритетов;
4) «проигрывание» всего сценария переговоров с целью выяснения «слабых сторон».
Эти и другие положения, заранее осмысленные и проработанные, должны сориентировать участников деловых переговоров, помочь в достижении желаемых результатов.
Чтобы систематизировать отобранные материалы и не забыть основные вопросы, которые требуют рассмотрения на переговорах, в дополнение к плану можно составить вопросник (памятку) по такой схеме:
Цели нашей стороны в переговорах...
Мои личные цели...
Возможные варианты подхода к теме...
Необходимые документы...
«Слабые места» каждой из сторон...
Наши предложения по решению проблемы..
Мои личные предложения...
Предполагаемые возражения партнера и наши доводы за выдвигаемое нами предложение..
Предполагаемый результат переговоров...
Перспективы возможного развития отношений...
При планировании деловых контактов и рабочей программы переговоров полезны следующие советы специалистов:
• Действуйте коллегиально, не берите на себя все аспекты планирования.
• Обсуждайте рабочие варианты плана для уточнения деталей, не пренебрегайте опытом ваших коллег.
• Доверяйте мнению консультантов, но отстаивайте и собственное. Не требуйте от сотрудников выполнения ваших функций.
• Подготавливайте планы в оговоренные сроки, но оставляйте время на их доработку, при этом не смешивайте при планировании стратегические цели и тактические задачи.
• Делите планы на перспективные, поэтапные и ежедневные, но не смешивайте личные планы с планами организации.
• Добивайтесь унификации планов организации по форме и содержанию, не делайте черновик плана небрежно, надеясь исправить неточности в окончательной редакции плана.
• Отложите черновик плана в сторону и просмотрите его «на свежую голову». Не принимайте первый вариант плана за единственно верный.
• Пользуйтесь словарями справочниками, предупреждая ошибки в терминах и формулировках.
• Не тратьте время на создание планов для комиссии, а не для работы. Не забывайте информировать сотрудников об изменениях в плане (в ходе его выполнения).
* * *
Таким образом, материалы, которые каждая из сторон готовит к переговорам, включают различные категории документов, деловых бумаг и информационных текстов. Это документы, отражающие позицию участников встречи по широкому кругу вопросов, рекомендации относительно решения отдельных задач, проекты соглашений, протоколов, договоров, которые могут стать основой ведения переговоров и выработки совместных решений.
Отбор принципов, методов ведения переговоров, подходов, соответствующих личностным и профессиональным особенностям партнеров, позволяет прогнозировать нормальный, конструктивный ход переговоров.