Использование концепции логических деревьев

Разобравшись с тем, каким образом изображать логические взаимосвязи между группами, описывающими действия, чтобы показать их причинно-след­ственную природу, мы можем использовать этот навык для оценки логичности написанного нами. Как проводить анализ такого типа, мы с вами потренируем­ся на примере документа, приведенного на рис. 42.

Вновь перед нами тяжелый, перегруженный, бездарный бизнес-документ. И вновь это закономерный результат того, что автор не видел и не представлял наглядно ни структуру своих соображений, ни возможные действия. Отсутствие такого представления - следствие «судорожного» подхода к решению про­блем.

Документ «Ключевые вопросы» написан для компании, поставляющей раз­ные виды труб и арматуры на строительные и монтажные площадки. Компания

Рис. 42

Ключевые вопросы

Основаны на нашем обсуждении некоторых появившихся вопросов, ответы на которые повлияют на улучшение работы и, возможно, на раз­работку бизнес-стратегии. Эти вопросы предварительны, и мы ожидаем появления следующих.

1. Соответствует ли существующая система управления запасами всем
условиям ведения нашего бизнеса?Мы понимаем, что компьютерная
система управления «IMPACT» работает удовлетворительно. Мы хо­
рошо знакомы с этим типом систем и считаем их вполне подходящи­
ми в складском непроизводственном бизнесе, где хранению и распре­
делению подлежат тысячи видов однотипной номенклатуры. Однако эта
система может оказаться не такой эффективной, когда речь идет об
одновременно централизованном и распределенном хранении това­
ров такой специфически разнородной номенклатуры, как наша.

2. В связи с существующей системой управления, организацион­
ными и производственными взаимоотношениями оценим, насколь­
ко уровень вложений в товарные запасы удовлетворяет потреб­
ностям заказчиков?В определении достаточности вложений нужно
исходить из уровня, требующегося для обеспечения всех потребностей
рынка. Такой подход создаст соответствующую базу для корректиров­
ки объема вложений, причем лучшую, чем та, что может быть создана
за счет ужесточения мер контроля текущих процессов и операций.

3. Повышается ли эффективность работы за счет вложений в централи­
зованное хранение?В «Трубопроводной компании» есть два главных
склада: для труб и для арматуры. Они создавались, когда бизнес толь­
ко складывался, и объемы капиталовложений были ограничены. Цен­
трализованное хранилище создавалось с намерением уменьшить уро­
вень запасов, снизить издержки, улучшить обслуживание, особенно
в отношении больших строительных проектов. Система управления
разрабатывалась в соответствии с этими задачами.

4. Каков текущий уровень вложений в устаревшие и малоликвид­
ные товары?Чрезмерный уровень запасов зачастую является след­
ствием проблем, возникших в этой области. Ключевые аспекты анализа
должны быть нацелены на выявление текущих чрезмерных запа­
сов. Наиболее важным представляется выявить группу причин роста
отдельных категорий запасов и обосновать методы, которые поз­
волят устранить эти причины.

5. Каких долгосрочных улучшений можно добиться, если изменить
политику запасов, организационную структуру и систему управ­
ления?Этот ключевой вопрос, возможно, повлияет на разработку
долгосрочной бизнес-стратегии. Чтобы снизить финансовую нагруз­
ку, руководству желательно обдумать изменения в процессе управле­
ния долгосрочными операциями.

собирала товар у производителей и хранила его на центральном складе. Оттуда товар распределялся почти по двенадцати местным складам, рассеянным по всей стране. Компания сменила владельца, и новый собственник решил, что 27 миллионов долларов, потраченных на товарные запасы на центральном складе, - это слишком много.

Вдобавок к большим расходам на товарные запасы центрального склада увеличивались вложения в товарные запасы в целом по стране. Это происходи­ло потому, что требуемая заказчиками арматура не всегда была в наличии на центральном складе. Ее приходилось завозить от производителей напрямую на региональные склады.

Содержит ли рис. 42 список «ключевых вопросов», вытекающих из описан­ной ситуации? Заметим, кстати, что «ключевой вопрос» - это особый вопрос, требующий однозначного ответа: «да» или «нет». Указание на однозначность позволяет нам подобрать верный ключ к оценке заключительного параграфа. Дает ли он нам понимание истинных причин возникновения проблемы?

Рассмотрим, к примеру, второй вопрос на рис. 42: «Каков необходимый уро­вень вложений в товарные запасы?» Он не относится к числу ключевых. Чтобы он стал таковым, его необходимо переформулировать следующим образом: «Нынешний уровень вложений в товарные запасы действительно так высок?» Еще один допустимый вариант: «Нам действительно необходимо столько вло­жений, как сегодня?»

Используя полученную в этой главе информацию о типичном процессе ре­шения проблем, мы можем оценить второй вопрос как попытку определить, каким образом мы узнаем, за счет чего и когда проблема будет решена. Разбе­ремся в сути проблемы. Вложения в товарные запасы составляют 27 милли­онов, и их следовало бы сократить. Но какая цифра должна стоять вместо 27 миллионов? Можем ли мы поставить меньшую цифру и убедиться, что ны­нешние затраты действительно слишком высоки? Ответ на этот вопрос — наша первоочередная задача.

Допустим, что цифра нынешних запасов действительно велика. Каковы причины этого? Рассмотрим древовидную диаграмму. Возможно, на вложения влияют следующие факторы:

Теперь мы владеем инструментом анализа соответствующих ключевых вопросов, который вычленяет и заимствует главное из первого и четвертого пунктов на рис. 42:

· правильно ли выстроена система управления распределением запасов?

· не храним ли мы слишком много устарелой и малоликвидной арматуры?

Что этот инструмент анализа нам дает? Во-первых, он недвусмысленно свиде­тельствует о том, что выбор манеры обсуждения в стиле ключевых вопросов в данном документе вообще «ни к селу ни к городу». Вместо них целесообразно об­суждать путь, которым будет следовать консультант, решая главную проблему кли-

ента. Что за главная проблема? Проблема возможной неэффективности и слишком высоких издержек в нынешней централизованной системе хранения запасов.

Консультанту следовало бы сказать заказчику приблизительно следующее:

Рис.43. Важные вопросы

1. Насколько мы можем снизить издержки на энергию, улучшая работу с энер-гопотребляющими устройствами и реализуя простые, не требующие боль­ших капиталовложений инженерные проекты на каждом из профильных предприятий?

2. Известно, что мы можем значительно снизить издержки на энергопотреб­ление, повысив качество работ на предприятиях. Каков размер превыше­ния или величина экономии энергетических издержек по сравнению с кон­курентами? Можем ли мы сохранить преимущество?

3. Насколько более заметными стали бы наши конкурентные преимущества, если бы мы провели целенаправленную программу по экономии энерго-затрат?

4. Какую программу энергетического развития (исследования, разработки) следует принять, чтобы добиться значительного превосходства над конку­рентами?

5. Как сочетать тактику экономии на использовании смеси топлив и уста­новке экономичных энергоустройств, чтобы добиться наилучших резуль­татов? В краткосрочной и долгосрочной перспективе?

6. Является ли наш капитальный проект энергосбережения и сокращения издержек лучшим? Принесет ли он максимальную выгоду?

7. Какая программа наиболее эффективно использует поддержку государства? Опирается ли она на налоговые льготы и законодательные акты?

8. Какие человеческие ресурсы потребуются для эффективного решения по-ставленных в программе задач? Другими словами, какими должны быть организационные ресурсы, каково необходимое число сотрудников, ка-кими должны быть их навыки и квалификация? Кто будет отвечать за реа-лизацию программы?

9. Каков размер ассигнований, который поможет сделать каждое предпри0ятие конкурентоспособным в отношении энергозатрат?

10. Как в нашей корпоративной стратегической программе и в бизнес-плане планируется достичь экономии энергозатрат?

Словом, мы полагаем, что так называемым «ключевым вопросам» не место в письме с первичными предложениями и рекомендациями. За редким исклю­чением эти вопросы уводят в сторону от анализа решения проблемы. Ведь и зада­чи, и процесс решения, и конечный итог исследования затрагивают один и тотже предмет (см. главу 9, где обсуждается анализ итогов исследований).

В наши дни словосочетание «ключевой вопрос» стало слишком популярным. На рис. 43 приводится очередной набор из десяти таких вопросов, еще более запутанных, чем в предыдущем случае. С их помощью составители документа пытаются определить способы снижения издержек на производственное энер­гопотребление.

Если попробовать наглядно изобразить различные способы снижения энер-гозатрат, получится примерно такая древовидная диаграмма выбора:

Составив подобную древовидную диаграмму, вы сразу заметите, что вопросы с седьмого по девятый не относятся к теме обсуждения, первый, второй и шес­той связаны с проблемой уменьшения затрат на существующем оборудовании, третий и четвертый - с использованием нового энергосберегающего оборудо­вания; пятый говорит об использовании недорогих сортов топлива и отсылает к третьему в связи с задачей приобретения новых видов оборудования, рабо­тающего на недорогих сортах топлива. Про десятый вопрос можно сказать, чтоон рассматривает и обобщает сразу все аспекты проблемы уменьшения энерго-затрат.

Эти примеры помогают понять, насколько важно стремиться к обосно­ванному объединению идей в группах. Помните: каждая логическая группа

должна отражать свое собственное направление и место в структуре аналити­ческого исследования. Решая проблему, старайтесь выстроить идеи в соответ­ствии со структурой своих рассуждений. Это поможет вам оценить логику своих построений и их убедительность.

В этой связи добавим, что более общее «умное» название всего мыслитель­ного процесса решения проблем - это абдукция. Ее следует отличать от дедук­ции и индукции. Абдукция детально рассматривается в приложении к этой книге, в том числе и для решения сугубо научных задач.

Глава 9

Вопросы заключительных

Утверждений

Наконец мы подошли к рассмотрению первого правила магической пира­миды. Напомним его: идеи и суждения должны подытоживать смысл идей и суждений, объединенных в логические смысловые группы на иерархичес­ком уровне ниже.

Когда идеи объединены в логическую группу на основании дедуктивной ар­гументации, итоговая мысль легко выводима, поскольку опирается на финаль­ные заключения силлогизма. Но когда вы имеете дело с группой идей, объеди­ненных индуктивно, итоговая мысль должна являться выражением вскрытых и явных взаимосвязей в этой группе.

Большая часть «деловых писателей» не стремится никаким образом поды­тоживать смысл сгруппированных идей. Как мы видели, чаще всего они связы­вают идеи так плотно, что вырисовывается только их общий смысл, а о специфи­ческой взаимосвязи речи не идет. Соответственно авторы вынуждены объединять специфические идеи суждениями, которые я называю интеллектуально пус­тыми:

· компании следовало бы иметь три цели,

· в организации существует две проблемы,

· мы рекомендуем провести пять изменений.

Я называю такие суждения интеллектуально пустыми, поскольку на самом деле они не подводят итог и не являются выводами из идей, объединенных на уровне ниже, а просто указывают на общую внешнюю характеристику обсуж­даемых идей. В качестве таковых подобные суждения не могут служить ориентирами или зацепками, которыми пользуется читатель для осмысле­ния написанного.

Главная цель итоговых суждений - привлечение дополнительного внима­ния к высказываниям, которые объединены в логические группы и которые следует тщательно обдумать в дальнейшем. Вы используете такое итоговое суждение и «прицепляете» подобные ему (индуктивные) или приводящие к нему (дедуктивные). Но сначала вы должны убедиться в истинности итога.

Однажды я работала с сотрудником, который написал в отчете: «Компания столкнулась с двумя организационными проблемами», а затем перечислил их. Когда я спросила его, в чем эти проблемы схожи и может ли он объединить их в одном суждении, он ответил, что вовсе и не собирался говорить далее что-либо об организационных проблемах. На самом деле его сферы деятельности компании, требовавшие повышенного внимания.

Затем мой подопечный увидел, что на самом деле существовали не две так называемые проблемные сферы, а четыре, и только одну он мог определить пра­вильно. В дальнейшем он обнаружил, что именно эта правильно опреде­ленная проблема была главной и действительно организационной. Про­блема заключалась в неспособности командного состава делегировать власть от руководства сотрудникам. Теперь, имея ясное представление о сути пробле­мы, сотрудник мог сосредоточиться на поиске решений.

Итоговое утверждение желательно представлять как можно более ясно еще и потому, что это значительно облегчает жизнь читателю. Документ, содержа­щий большое число интеллектуально пустых предложений, не располагает к внимательному чтению, поскольку содержит слишком мало якорей, удержи­вающих читательский интерес. Добавлю, что существует реальная опасность написать трудно воспринимаемый и непонятный документ. Чтобы доказать это, приведу вам пример обмена репликами, который я услышала по радио несколь­ко лет назад:

Первый говорящий: — Джон Вейн полагает, что хорошо подготовлен к тому, чтобы написать биографию Самуэля Джонсона по трем причинам:

- его происхождение из того же самого бедного Стаф-
фордшира;

- то же образование в Оксфорде;

- те же самые литературные предпочтения.

Второй говорящий: - Я не согласен. В Стаффордшире нет настоящей правды.

Это превосходный пример абсолютного взаимного непонимания. Второй со­беседник просто не понял первого, потому что первый не прояснил со всей оче­видностью, что же именно он имеет в виду. Второй участник беседы готов вос­принимать то, что ему скажут, ждет и ищет смысл в высказываниях первого. Но первый оратор просто заявляет о трех причинах. Скорее всего, его собеседник воспринял как главный пункт в рассуждениях «тот же самый бедный Стаф­фордшир», а остальные две причины попросту не заметил. Когда ему пришлось отвечать, он ответил на то, что услышал. При этом собеседники говорили прямо друг за другом.

А если бы вместо перечисления причин первый говорящий сказал бы: «Джон Вейн напишет хорошую биографию Самуэля Джонсона, потому что у них пора­зительно много общего - и район, в котором они родились, и оксфордское образование, и одинаковые литературные предпочтения», второй собеседник, скорее всего, понял бы все сразу и правильно. И продолжил бы диалог в соот­ветствии со своими представлениями.

Что же необходимо делать, чтобы правильно построить итоговое сужде­ние? Во-первых, как это было показано в двух предшествующих главах, прове­рить принципы объединения идей в логические группы, убедиться в том, что соблюдается правило ВИИД (порядок отражает либо ход процесса, либо струк­туру или классификацию). Затем вы должны оценить характер, которому будет соответствовать ваше итоговое суждение. Безотносительно к принци­пам объединения идей в логических группах главное суждение будет либо реко-

мендацией читателю сделать что-то, либо ситуационным положением, описы­вающим нечто.

· Подытоживая действия, указывайте на следствия, к которым приве­дет исполнение определенных действий.

· Подытоживая ситуационные описания, подчеркните тот признак, который делает эти описания сходными.

На рис. 44 показаны схемы логического вывода из групп, объединенных дедуктивно и индуктивно. Это либо заключение силлогизма (дедуктивная груп­па), либо следствие ряда действий (индуктивная группа), либо явный вывод из сходных в чем-то описаний (индуктивная группа).