Создание базы данных (таблиц и связей между ними) в Access 2007
MicrosoftAccess 2007
Сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.
Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.
БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов.
При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1.
Рис. 1 .
Начало работы с Access 2007
Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме "Пустая база данных" в разделе "Новая пустая база данных", справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить.
Access 2007 для новых баз данных по умолчанию использует формат файла Access 2007 (.accdb), но файл новой базы данных можно сохранить и в формате Access 2002-2003(.mdb) или формате Access 2000 (.mdb). Скриншот окна сохранения файла БД представлено на рис.2.
Рис. 2
После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать. Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно MicrosoftAccess 2007. Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 3. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.
Рис. 3
Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.
Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием "Работа с таблицами", которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.
На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.
Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.
MicrosoftAccess 2007
Сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.
Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.
БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов.
При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1.
Рис. 1 .
Начало работы с Access 2007
Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме "Пустая база данных" в разделе "Новая пустая база данных", справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить.
Access 2007 для новых баз данных по умолчанию использует формат файла Access 2007 (.accdb), но файл новой базы данных можно сохранить и в формате Access 2002-2003(.mdb) или формате Access 2000 (.mdb). Скриншот окна сохранения файла БД представлено на рис.2.
Рис. 2
После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать. Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно MicrosoftAccess 2007. Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 3. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.
Рис. 3
Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.
Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием "Работа с таблицами", которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.
На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.
Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.
Создание базы данных (таблиц и связей между ними) в Access 2007
Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007. Сначала составляем модель "сущность – связь" для базы данных «Деканат».
Модель сущность – связь для БД «Деканат»
- стрелка является условным обозначением связи: один – ко – многим.
После создания модели запускаем приложение Access 2007. Открывается окно приложение Access 2007 на странице «Приступая к работе с MicrosoftAccess 2007». В разделе «Новая пустая база данных» щелкаем на пиктограмме «Новая база данных». В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. По умолчанию имя файла - База данных1.accdb.
Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне "Файл новой базы данных" щелкнув на пиктограмме "Поиск расположения для размещения базы данных". Установив имя файла - Деканат_2007.accdb и требуемое имя директории в окне "Файл новой базы данных", надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.
Далее необходимо щелкнуть на кнопкеСоздать, чтобы создать пустую базу данных. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке "Режим таблицы". В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленная на Рис. 1.
Рис. 1
Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Вид и выбрать режим Конструктор.
.
Рис. 2.
Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.
Рис. 3.
Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор
Рис. 4
Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки "Имяполя" вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных - Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.
Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются). Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля - Название, Тип данных - текстовый. Третья строка: Имя поля - Курс, Тип данных - числовой и четвертая строка Имя поля - Семестр, Тип данных - числовой. При этом для имени поля "Название" в разделе свойства поля необходимо установить размер поля - 6.
Рис. 5.
Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость. Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.
Необходимо отметить, что в структуре таблицы "Студенты" для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок. В структуре таблицы "Успеваемость" для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок.
Структуры остальных таблиц: Студенты, Дисциплины, Успеваемость:
Рис. 6
Рис. 7
Рис. 8
После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами.