Ввод нового элемента в справочники

1. из списка справочников выбрать необходимый и установить курсор на его названии;

2. нажать на кнопку «Новый элемент» на панели действия представления;

3. заполнить предложенные системой атрибуты элемента справочника;

4. сохранить внесенную информацию.

При регистрации нового корреспондента в БД Справочник, для удобства работы пользователей при выборе корреспондентов, необходимо указать сокращенное наименование корреспондента в принятой аббревиатуре конкретного ГО.

Примечание. Справочники «Характеры вопросов», «Виды документов» и «Типы контроля» содержат категорию «Принадлежность». Наличие флагов в данной категории обозначает доступ к данному элементу справочника в соответствующей БД.

Примечание. В справочники «Характеры вопросов», «Виды документов», «Должности», «Типы контроля», «Статусы обратившихся лиц», «Типы подразделений», «Типы организаций», «Причины обращения», «Меры принятые по ОГ» нет возможности внести новые элементы, так как данные справочники утверждены приказом Председателя Комитета информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан от 30 июня 2011 года № 76. Для внесения изменений государственные органы - участник ЕСЭДО в адрес АО «НИТ» направляет официальное письмо с обоснованием и перечислением необходимых изменений.

Системный справочник «Статусы документов» использует стандартный набор статусов, переданных в БД Справочник для установки в ГО.

Для полноценного функционирования системы необходимо наличие всех следующих статусов документов:

1. InWork - На исполнении

3. InSign - На подписи

4. Complete – Исполнен

5. InArchive - В архиве

6. Archived - В ведомственном Архиве

7. Information - Для сведения

8. Finish – Выполнен

9. Received – Поступивший

10. Repeated – Повторный

11. Prepared - Подготовлен к отправке

12. Sended - Отправлено через ЦМД в случае, когда документ прошел через Центр ЕСЭДО

13. Processed - Обработано в ЦМД, в случае когда документ поступает в Центр ЕСЭДО

14. SendedPRO – Отправлен

15. SendedToArch - Для передачи в архив

16. NotSendedToArch - Не передавать в архив

17. Created – Зарегистрирован

18. InSogl - На согласовании

19. Sogl - Согласован без замечаний

20. Response - Имеется ответ

22. ResponseBack – Отозван

23. InWork2 - В работе

24. NotSogl - Согласован с замечаниями

25. SendedToInner - Отправлен во внутр. корр-цию

26. Visa – Подписан

27. SendedOnRegistration - Отправлен на регистрацию

28. SendedOnChange - Отправлен на доработку

29. ForVisa - На подписании

31. InSVR - На проверке соотв-ия регламента

32. InSVRTrue - Соответствует регламенту

33. InSVRFalse - Не соответствует регламенту

34. ReturnOfRegistration - Отозван с регистрации

35. AdapterError – Ошибка обработки документа в Адаптере

36. Repaeted2 – Дубликат

Изменить элемент справочника

Из списка выбрать необходимый справочник. На экране появится весь перечень элементов справочника. Подвести курсор к редактируемому элементу. Система предложит заполнить атрибуты элемента справочника. Для сохранения внесенной информации необходимо нажать на кнопку «Сохранить».

Для корректного обмена электронными документами через Центр ЕСЭДО между ГО - участниками ЕСЭДО необходимо данные справочников «Характеры вопросов», «Виды документов», «Должности», «Типы контроля», «Статусы обратившихся лиц», «Типы подразделений», «Типы организаций», «Причины обращения», «Меры принятые по ОГ» синхронизировать со справочниками Центра ЕСЭДО.

Синхронизация справочной информации ведомственного уровня с Центром ЕСЭДО описана в Приложении 2.

Управление настройками системы между базами данных

Назначение

Настройки путей к БД используется при отправке документа на регистрацию из БД Проекты, при «разметке» поступившего документа через Центр ЕСЭДО и при создании ссылок на документы.

Создание нового пути к БД

1. В разделе «Справочники/Системные» необходимо выбрать пункт «Базы данных» (Рисунок 26);

2. для создания нового пути к БД необходимо нажать на кнопку «Новый путь к базе данных», расположенную на панели инструментов;

Рисунок 26 Представление БД Справочник «Базы данных»

3. в форме «База данных» заполнить поля (Рисунок 27). Указать путь к базе данных относительно корневого каталога «DATA»;

4. указать сервер на котором расположена база данных;

5. выбрать наименование представления, которое будет открываться при обращении к БД;

6. указать тип БД – внешняя или внутренняя корреспонденция;

7. сохранить форму.

Рисунок 27 Форма «База данных»