Вставка условий в текст письма

При тиражировании текста письма потребуется обращаться к клиенту в зависимости от его пола: Господин или Госпожа или вставлять какие-либо другие условия. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

- установить текстовый курсорв начале строки,в которой должно находиться условие;

- нажать кнопку Добавить Поле Word и затем выбрать из списка строку IF...Then...Else;

- в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать то поле, у которого нужно проверить условие;

- в списке Оператор установить нужную альтернативу;

- в поле Значение установить, с чем сравнивать;

- в поле Вставить следующий текст ввести текст, используемый при выполнении условия;

- в поле В противном случае вставить следующий текст ввести текст, используемый при невыполнении условия;

- закончить диалог с помощью кнопки ОК.

После того, как подготовлен источник данных, создание и распечатки тиража персональных писем осуществляется очень просто. Word предоставляет возможность использовать для слияния все записи источника данных или только выбранные. Проверить выбор записей можно с помощью предварительного просмотра результатов слияния.

С помощью соответствующей кнопки на панели инструментов Слияние можно включить режим предварительного просмотра результатов слияния (кнопка АBС), при котором поля слияния в тексте основного документа будут заменяться информацией из указанной записи источника данных. Таким образом, можно проверить правильность замены полей слияния и условных полей IF...Then...Else для всех клиентов, не формируя при этом тираж персональных писем.

Создание комплекта конвертов

Чтобы создать конверты для комплектов писем необходимо выполнить следующие действия:

- выбрать команду меню Сервис/Слияние;

- на экране появится окно Слияние, в котором необходимо нажать кнопку Создать под заголовком Основной Документи выбрать из открывшегося списка строку Конверты;

- после этого появится диалоговое окно, в котором необходимо нажать кнопку Создать основной документ;

- после этого автоматически снова открывается окно Слияние, в котором под заголовком Источник Данныхнеобходимо нажать кнопку Получить данныеи выбрать из списка строку Открыть источник данных и выбрать необходимый файл источника данных;

- в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Настройка основного документа;

- установить параметры конверта и параметры печати и нажать кнопку ОК;

- в появившемся диалоговом окне Адрес выбрать те поля, которые необходимы для создания адреса. Нажать кнопку ОК.

Задания и контрольные вопросы

Задания

1 Изучить раздел Общие сведения.

2 Набрать текст № 1 (Приложение Б) и создать для него отдельный конверт.

3 Создать визитные карточки (в зависимости от количества членов бригады) с помощью команды меню Сервис/Конверты и наклейки.

4 Создать и отпечатать одну копию стандартного письма для каждого из указанных адресатов, (Приложение Б, текст №2), вставив соответствующие сведения в текст каждого из писем (элементы в фигурных скобках {} должны быть заменены на данные из файла с именами и адресами). Создать источник данных (Приложение Б, Таблица Б.1), используя поля слияния: {Пол}, {Имя}, {Фамилия}, {Организация}, {Адрес1}, {Адрес2}, {Объем закупок 2000 года}. Вставить условия:

- В зависимости от пола адресата обращение: "Уважаемая госпожа", "Уважаемый господин";

- Если объем закупок в 2000 году превысил 500 000 рублей, вставлять в текст письма предложение о 3% скидке: Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем Вам специальную скидку в 3% в случае завершения сделки до 01.02.2001

5 Создать конверты для полученного комплекта писем.

6 Показать результат работы преподавателю в электронном виде.

7 Оформить отчет.

Контрольные вопросы

1 Как при помощи текстового редактора Word можно автоматически создать серию конвертов к письмам?

2 Как при помощи текстового редактора Word можно автоматически создать серию визитных карточек?

3 Что такое слияние документов и для чего оно применяется?

4 Какие документы необходимы для того, чтобы начать процесс слияния?

5 Какие документы можно получить в результате слияния?

6 Каким образом при помощи Поля Word вставляется условие в текст письма?

7 Как можно создать серию конвертов для писем при помощи Слияния?

Лабораторная работа № 4