Понятие и проблемы электронного документооборота

Формирование современного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации. Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документированной информации, способов фиксации деятельности людей. Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства. В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. Человек становится участником нё только отношений в пределах территории своего государства, но может активно общаться с различными участниками мирового информационного пространства [11].

В таких условиях необходимо на международном уровне обеспечить организационное взаимодействие государств, скоординировать формы и методы их деятельности посредством документированной информации. Сегодня во всех странах приняты и реализуются концепции и стратегии информационного общества, включающие использование электронного документооборота и электронной подписи, решен вопрос о сочетании электронного и бумажного документа [1].

Электронный документооборот - совокупность процессов создания, обработки, передачи, получения, хранения и уничтожения электронной документации которые выполняются с неполной проверки целостности, достоверности в случае необходимости подтверждения факта получения таких документов [5].

Понятие электронного документооборота сходство с понятием традиционного делопроизводства.

электронный документооборот международный законодательный

Электронный документооборот представляет перечень методов и приемов управления в соответствии с возможностями современных информационных технологий.

Международный электронный документооборот просто необходим ввиду нескольких важных обстоятельств:

1. Большого масштаба международных отношений;

2. В международном общении участвует большое число стран;

3. Структурные подразделения международных организаций разбросаны по большой территории и др.

Электронный документооборот может стать для международного сообщества значительно более удобным, чем документооборот бумажный [11]. Это достигается за счет технологический и организационных преимуществ электронного документооборота.

Технологические связанные со снижением затрат на ведения делопроизводства и документооборота:

1. Снижения времени на распространения документов;

2. Снижения затрат на печать и распространения документов;

3. Снижения затрат на редактирования и подготовку документов;

4. Сокращения цикла на согласование документов;

5. Ускорения поиска документов и создания типовых отчетов.

Организационные связанные с повышением качества работы организации в целом:

1. Появляется возможность коллективной работы над документом;

2. Создания полного электронного архива организации;

3. Снижения доли рутинных работ;

4. Повышения безопасности хранения информации;

5. Расширения средств для представления документов.

Однако электронный документооборот имеет и недостатки. Основной недостаток, который приписывают электронному способу обмена данными - возможность утраты информации или ее утечки. Уровень развития аппаратного и программного обеспечения в настоящее время еще не способен обеспечить абсолютную надежность хранения и передачи информации в электронном виде. Однако даже самые простые меры предосторожности способны поднять надежность электронного документооборота до вполне приемлемого уровня. Если же применять технологии более высокого уровня, правда, более дорогостоящие, то надёжность электронного документооборота оказывается более высокой, нежели обычного.

Второй серьезный недостаток использования электронного документооборота - необходимость специальных познаний и навыков для работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением. Навыки пользователя ПК сейчас уже не редкость, но они все же менее распространены, чем, допустим, умение читать и писать. Иногда нужны навыки более высокого уровня сложности, например, при работе с мощными системами защиты информации.

Таким образом, практически все недостатки электронного документооборота (кроме проблем психологического плана) устранимы, но их преодоление требует материальных затрат, тем более значительных, чем выше требования к надежности и удобству документооборота [1].

Назовем теперь основные проблемы, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО. К ним относятся:

1. Проверка подлинности электронного документа;

2. Возможность использования электронных документов в качестве доказательств в арбитражных судах;

3. Распределение риска убытков, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО;

4. Взаимоотношения юридических лиц, использующих ЭДО, с аудиторскими фирмами, налоговыми и другими государственными органами, куда необходимо представлять отчетность о своей деятельности;

5. Международно-правовые проблемы, которые могут возникнуть, когда, например, два участника ЭДО и провайдер находятся в разных странах;

6. Защита информации в системах ЭДО.

Активизация электронного документооборота тесно связана с процессом реализации концепции электронного государства в мире и на национальном уровне, которая появилась в США в середине ХХ в., а затем мировое сообщество приняло целый ряд документов, направленных на создание такой системы её основная идея - повышение прозрачности работы государственного сектора, распространение интерактивного участия граждан и частных компаний в принятии решений, то есть предоставление публичных услуг посредством информационных технологий. Электронное правительство подразумевает реализацию гораздо более последовательного, простого и индивидуализированного подхода в предоставлении услуг и информации для населения [11].

1.2. Общие вопросы регулирования электронного документа, электронной цифровой подписи и электронного документооборота за рубежом

Интернационализация международных коммерческих отношений и возникновение такого экономического феномена, как глобализация, обусловили необходимость международной унификации и гармонизации законодательства в различных сферах. Не стало исключением и законодательное регулирование электронного документооборота.

Электронный документооборот является способом обмена информации между участниками правоотношений, находящимися в различных государствах, и поэтому обеспечить адекватное регулирование в рамках какой-либо одной страны без учета сложившихся подходов в регулировании за рубежом практически невозможно. Многообразие правовых систем, различия в национальном законодательстве применительно к области Электронный документооборот могут послужить причиной юридической неопределенности в отношениях сторон. Следует также учитывать, что в условиях глобального обмена электронными данными использование Электронный документооборот в ряде случаев может затруднить применение отдельных коллизионных привязок в международном частном праве.

Международно-правовая унификация в сфере регулирования электронного документооборота происходила поэтапно, с учетом потребностей практики и различий в правовых системах государств. На начальном этапе избрали самую общую форму унификации, указывающую только направление - Типовой закон (по форме) об обмене электронными данными (по содержанию) [11].

С целью содействия использованию электронных подписей на 34-й сессии ЮНСИТРАЛ, проходившей в Вене 5 июля 2001 г., был принят Типовой закон ЮНСИТРАЛ "Об электронных подписях".

Учитывая, что в различных странах будут использованы различные законодательные подходы в отношении электронных подписей, требовалась подготовка унифицированных законодательных положений, которые заложили бы основу базовых норм регулирования этого, по сути дела, международного явления в целях достижения правовой согласованности технической совместимости.

На данном этапе необходимо было согласовать нормы, касающиеся правового признания электронных подписей, путем установления метода для оценки технологически нейтральным образом практической надежности и коммерческой адекватности способов выполнения электронной подписи. Закон предусматривает использование любого метода создания электронной подписи, который отвечает установленным требованиям надежности. Закон определяет важное положение: электронная подпись, созданная или используемая за пределами принимающего государства, обладает такой же юридической силой в принимающем государстве, как и электронная подпись, созданная или используемая в принимающем государстве, если она обеспечивает по существу эквивалентный уровень надежности.

Согласно ст. 2 Типового закона "Об электронных подписях", электронная подпись - это данные в электронной форме, которые содержатся в сообщении, приложены к нему или логически ассоциируются с ним и которые могут быть использованы для идентификации подписавшего в связи с сообщением данных и указания на то, что подписавший согласен с информацией, содержащейся в сообщении.

Основная задача типовых законов состояла в том, чтобы способствовать единообразию принципиальных подходов при разработке национальных законов в этой области [10].

Помимо разработки нормативных актов, немаловажная работа была проделана в области стандартизации электронного документооборота, целью которой является достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

Стандартизация осуществляется на разных уровнях:

1. Международная стандартизация;

2. Региональная стандартизация;

3. Национальная стандартизация;

4. Административно-территориальная стандартизация.

Международная стандартизация - это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации - ИСО (ISO, International Organization for Standardization), Международная электротехническая комиссия - МЭК (IEC), международный союз электросвязи - МСЭ (ITU).

Основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

В 2001 году был разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489 "Информация и документация - Управление документацией".

Стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых государственными и негосударственными организациями в процессе их деятельности, а также частными лицами, обязанными создавать и использовать документы.

Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов. Таким образом, развитие международной стандартизации предопределяет развитие мировых взаимоотношений.

В результате создания глобальных компьютерных сетей произошел настоящий переворот в области передачи и распространения информации. Чтобы заключить договор в письменной форме, уже необязательно писать его на бумаге и заверять подписью и печатью - достаточно заверить компьютерный файл с текстом договора электронной цифровой подписью и направить его по телекоммуникационным каналам партнеру [8].

Отношения, связанные с использованием электронных документов, регулируются Законом Украины №2599-4 от 31.05.2005 года "Про электронный документ и электронный документооборот" и Законом Украины №852-4 от 22.05.2003 года "Про электронно-цифровую подпись".

Законом Украины "Про электронный документ и электронный документооборот" устанавливает правовые основы создания электронных документов и определяет общественные нормы электронных документов. В законе даны основные электронные понятие, такие как электронный документ и электронно-цифровая подпись.

Закон Украины "Про электронно-цифровую подпись" определяет:

1. Правовой статус электронно-цифровой подписи;

2. Порядок исполнения электронно-цифровой подписи;

3. Организационно - правовые основы деятельности по предоставлению услуг электронно-цифровой подписи;

4. Определения статуса и принципов работы центров сертификации.

Закон предполагает жесткий государственный контроль над эффективным использованием электронно-цифровой подписи с обязательным использованием средств создания и проверки электронно-цифровой подписи [5].

Подводя итоги вышесказанному, следует признать, что в международном частном праве достигнуты значительные результаты по единообразию в регулировании электронного обмена информации, причём путем не только унификации норм об ЭДО, но и саморегулирования непосредственно участниками контрактов об обмене информацией с использованием электронных средств.

Таким образом, электронный документооборот активно внедряется в информационно-документационные процессы современного международного сообщества. Однако по мере протекания этого процесса выявляются новые проблемы требующие скорейшего их решения [11].

Электронный документооборот более эффективен за счет того, что он легче поддается оптимизации. Затраты на введение систем электронного документооборота окупаются не только за счет повышения скорости обмена информацией и сокращения расходов на хранение бумаг, но и уменьшением количества сотрудников, занятых работой с документами, отсутствием серьезных затрат на перестройку документооборота по мере развития международных отношений.

Электронный документооборот активно внедряется в информационно-документационные процессы современного международного сообщества. Однако, по мере протекания этого процесса, выявляются проблемы, требующие скорейшего их решения.

В международном праве достигнуты значительные результаты по единообразию в регулировании электронного обмена информации, причём путем не только унификации норм об ЭДО, но и саморегулирования непосредственно участниками контрактов об обмене информацией с использованием электронных средств. Также эти результаты достигнуты путем принятие стандартов и законов об электронном документе и электронно-цифровой подписи, а именно:

1. ИСО 15489 "Информация и документация - Управление документацией".

2. Типовой закон ЮНСИТРАЛ "Об электронных подписях"

3. Законом Украины №2599-4 от 31.05.2005 года "Про электронный документ и электронный документооборот"

4. Законом Украины №852-4 от 22.05.2003 года "Про электронно-цифровую подпись"