Если одна из сторон опаздывает - звоним.

· Опаздывает, но придет

Тому, кто опаздывает

Иван Иванович, (если это первый звонок)

Меня зовут Елена, я представляю Биржу деловых контактов на Форуме. Ранее Вами была согласована встреча в ____ часов, с господином Петровым, компания York. Подскажите, вы сейчас находитесь на выставке? Через сколько минут Вы подойдете?

Пожалуйста, поторопитесь, время встречи начнется через 5 мин/время встречи уже идет. Вы знаете, куда идти? Где вы сейчас? (объясняет, как пройти) 



Тому, кто ждет:


Петр Петрович, Ваш коллега немного задержался. Мы связались с ним, он будет через __ минут.

В софте: если вторая сторона придет, то как только придет, проверяем, что его зарегистрировали. Подтверждаем статус встречи!!!

· Дозвонились, участник не придет.

Тому, кто не придет:


Иван Иванович, очень жаль, что у Вас не получилось подойти. Подскажите, пожалуйста, Вы хотели бы перенести эту встречу?
(Если да) Пожалуйста, пройдите к стойке информации Биржи. Там сделают все возможное, чтобы Вам помочь. Всего Вам доброго!

Тому, кто ждет:


Петр Петрович, прошу прощения, но Ваш коллега только что сообщил нам, что он не сможет подойти на встречу. (если была названа причина – ее можно и нужно назвать – болезнь, не приехал и т.д., например, к сожалению, он внезапно заболел). Он просил передать Вам свои искренние извинения.

(если есть такая возможность, можно сказать )
Если у Вас есть желание все же провести переговоры с ___ (кто не пришел), мы можем постараться эту встречу организовать. Пожалуйста, пройдите к стойке информации Биржи Деловых контактов. Там сделают все возможное, чтобы Вам помочь

(не хочет перенести встречу) Всего Вам самого доброго, приносим Вам извинения от имени г-на Джона еще раз.

(если участник, вдруг, хочет посидеть за столом – он может это сделать. Но ему надо сказать, посмотрев на часы). В 13.00 здесь начнутся следующие переговоры, так что стол в Вашем распоряжении около 15-ти (допустим) минут.

· Не дозвонились через 10 мин

Петр Петрович, Ваш коллега немного задержался. Мы пытаемся с ним связаться и узнать точное время его прихода. Я к вам обязательно еще подойду.

Если не приходит в течение 20 первых минут встречи, то отражаем в софте, что встреча не состоялась. Если придет, то, как только придет, проверяем, что его зарегистрировали и подтверждаем статус встречи!!!

· Не дозвонились через 15 мин

Петр Петрович, прошу прощения. Прошло уже 15 минут с начала времени встречи. У нас не получилось связаться с __. К сожалению, видимо, встреча не состоится.
Я хотел бы принести Вам извинения от имени г-на Джона, думаю, что у него есть уважительная причина не прийти на эту встречу.

Вы еще побудете здесь или мы можем пройти на стойку информации и посмотреть, когда и где состоятся ваши следующие переговоры. Еще раз приносим свои извинения.

(если есть такая возможность, можно сказать)
Если у Вас есть желание все же провести переговоры с ___ (кто не пришел), мы можем постараться эту встречу организовать. Пожалуйста, пройдите к стойке информации Биржи Деловых Контактов. Там сделают все возможное, чтобы Вам помочь

(не хочет перенести встречу) Всего Вам самого доброго, приносим Вам извинения от имени г-на Джона еще раз.

(если участник, вдруг, хочет посидеть за столом – он может это сделать. Но ему надо сказать, посмотрев на часы): В 13.00 здесь начнутся следующие переговоры, так что стол в Вашем распоряжении около 15-ти (допустим) минут.

· Если образовалась спонтанная встреча (Если к участнику никто не пришел, и он переместился за другой столик к другому участнику, к которому также никто не пришел, т.е. образовалась спонтанная встреча)

Оперативно вносим данную встречу в софт вручную, подтверждаем. Обращаем внимание анкетера на новую встречу.

4. ВНУТРИ ЗОНЫ - АНКЕТИРОВАНИЕ

Как только оба участника сели за стол переговоров, к ним нужно подойти и, улыбаясь, сказать следующее:

Добрый день!

Меня зовут _____________

После Вашей встречи мы попросим Вас дать нам обратную связь по итогам проведения ваших переговоров и ответить на 5 коротких вопросов. Хорошо?

Отслеживаем окончание переговоров за своими столами.

Как только видим, что встреча заканчивается, подходим к столу, пока участники еще не встали и говорим:

Надеюсь, что Ваша встреча прошла успешно.

Как договаривались, просим ответить на 3 вопроса анкеты и вернуть ее мне.

Даем анкеты и ручки. Стоим рядом.

Когда возвращаются анкеты, проверяем наличие ответов на все вопросы. Если ответили не на все вопросы, то переспрашиваем и заносим информацию.