Тема 1. Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"
Кульбида Н.И., Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.
КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Донецк ,2017
ББК 81.2+88.53
УДК 811.161.1:651.74
Практическая стилистика: учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений нефилологического направления подготовки / Кульбида Н.И., Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.. – Донецк: ДОННТУ, 2017. – 77с.
Рекомендовано Ученым советом ДОННТУ как учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений нефилологического направления подготовки (протокол №5 от 02.06. 2017)
Предлагаемое изданиеявляется частью дисциплины «Русский язык и культура речи». В связи с этим комбинированные практические занятия по курсу «Культура делового общения» продолжают знакомить студентов с основами системных знаний по всем уровням языка, а также формируют умение в области устной и письменной деловой коммуникации.
Подготовленное издание рассматривает вопросы практической стилистики русского языка, культуры учебно-научного и профессионального общения, культуры делового общения.
Подготовленное издание рассматривает –вопросы стилистики устной и письменной деловой речи, знакомит с особенностями жанров устного диалогического делового общения, формирует умение грамотно составлять деловые бумаги и осуществлять электронную деловую переписку.
Цель предполагаемого издания –формирование у будущего специалиста комплексной компетенции, представляющей собой совокупность умений и знаний, связанных с общением людей в социуме, со взаимодействием их в сфере экономических, производственных, коммерческих, правовых и административных отношений.
Значениеподготовленного учебно-методического издания заключается в формировании у обучаемых студентов на предложенных материалах коммуникативно-речевых компетенций в области делового общения, в развитии умения оптимально использовать средства русского языка в устной и письменной деловой коммуникации, в обучении навыкам ясной и точной формулировки и аргументированного обоснования производственных задач и предложений, грамотного оформления документации.
Необходимость изданияопределяется введением новой дисциплины«Русский язык и культура речи».
Новизной работы является не коррекция языковых навыков, а формирование и развитие коммуникативно-речевых компетенций в сфере устного и письменного делового общения.
Рекомендуется издание подготовленного учебника на электронном носителе.
Подготовленное издание может быть интересно как для преподавателей русского языка, так и широкого круга носителей русского языка.
Рецензенты:
Теркулов Вячеслав Исаевич – доктор филологических наук, профессор, заведующий кафедрой русского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный университет»;
Каверина Ольга Геннадиевна – доктор педагогических наук, профессор, заведующий кафедрой английского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет».
Ответственный за выпуск:
Мачай Татьяна Александровна – кандидат педагогических наук, доцент, заведующий кафедрой русского и украинского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет»
СОДЕРЖАНИЕ
| Тема 1. | Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности. Расписка………(Митасова Э.Ф.)., ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 2. | Требования к современным документам. Характеристика основных реквизитов. Заявление……( Митасова Э.Ф.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 3. | Текст как основной реквизит документа. Способы изложения материала в тексте документа. ( Матулевская Н.П.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 4. | Лексические нормы делового общения. Типы сокращений в служебных документах. Резюме. ( Матулевская Н.П.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 5. | Грамматические нормы делового общения. Объяснительная записка ( Митасова Э.Ф.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 6. | Синтаксические особенности. Употребление простых и сложных предложений. Докладная и служебная записки…( Митасова Э.Ф.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 7. | Официальные письма…( Матулевская Н.П.), . | |
| Тема 8. | Культура электронного общения( Матулевская Н.П.) |
Тема 1. Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности.
Задание 1. Прочитайте текст «Стили современного русского языка».
Язык обслуживает многогранную жизнь людей. Для более точного выражения своих мыслей, чувств и полной передачи информации люди подбирают нужные языковые средства, систематизируют их, группируют соответственно цели и характера высказывания. Например, рассмотрим использование словосочетания «чистая вода» и «дистиллированная вода». Первое словосочетание люди употребляют для названия состояния вещества в обычных ситуациях, а другое, родственное с первым в официальном общении: на семинаре, лекциях, практических занятиях или лекциях в учебных заведениях.
Таким образом, единство тех или иных языковых средств и форм их выражения в зависимости от сферы применения и функций литературного языка называется стилем языка.
Учёные выделяют 5 (пять) функциональных стилей, т.е. их разновидностей, призванных обслуживать разные сферы жизни, облегчать общение людей в этих сферах общественной жизни: научный, официально-деловой (ОД), публицистический, разговорный, художественный. Каждый стиль проявляется в одной из форм стиля языка письменной или устной.
Кроме разговорного стиля, все другие стили принадлежат к книжным письменным стилям. Они реализуются в исследовательских и научных работах, документах.
Официально-деловой стиль – это стиль, который удовлетворяет потребности общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической и экономической жизни, производственной деятельности, деловых отношений между государствами, предприятиями, а также между членами общества в официально-деловой сфере общения.
Официально-деловой стиль обслуживает общественные отношения людей, служит для связи членов общества в политической, социальной и культурной сферах (социальная функция).
ПРАКТИКУМ
Классификация документов
Можно выделить следующие группы основных документов управления:
• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
Каждый документ имеет свою композицию, т.е. построение, обусловленное его материалом, логичное размещение всех его составных частей. Наиболее рациональным считается композиционное построение, состоящее из трех частей:
-заголовочной (включает реквизиты, размещенные до реквизита «текст»;
- основной (включающей «текст» и «приложения»);
- оформляющей («дата», «подпись», «печать»).
Требования к составлению документов.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.
Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,
текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.
СТРУКТУРА И ОБРАЗЕЦ ТЕКСТА ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление –это документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Заявления подразделяются на две группы: информация по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска и т.п.) и сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе. В отличие от жалобы, в заявлении отсутствует указание на нарушение прав и интересов адресанта.
Текст заявления содержит точное изложение просьбы (предложения, жалобы) и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость, и начинается со слова Прошу (пишется с красной строки с прописной буквы) и обоснования этой просьбы. Для выражения просьбы или ее аргументации следует использовать лаконичные конструкции предложений и указывать точные и конкретные данные.
Просьба чаще всего выражается клишированной языковой формой: Прошу + инфинитив (например, Прошу допустить, Прошу Вашего разрешения + на что, Прошу Вашего согласия + на что?).
Аргументация просьбы обычно вводится следующими конструкциями: ввиду того что..., в связи с тем, что.., потому что.., так как…, учитывая (что?) и т.д.
В качестве обоснования текста заявления может выступать перечень прилагаемых документов, о чем следует написать в тексте заявления с красной строки. В этом случае можно использовать клишированную фразу (например, К заявлению прилагается копия аттестата об окончании средней общеобразовательной школы).
Следует помнить, что к обязательному для заявления слову Прошу не следует добавлять слова, имеющие экспрессивную окраску (например, уважаемый, очень, убедительно и т.п. или выражения в конце заявлениятипа просьбе прошу не отказать.
Дата подачи заявления располагается внизу слева. Число, месяц, год пишутся 15.06.2007 или 15 июня 2007 г.
Оформление реквизитов заявления зависит от принадлежности документа к внутреннему (не выходит за границы организации) или внешнему (пересекает границу организации) варианту.
Пример внешнего заявления
Заявление Прошу принять меня на работу в проектный отдел на должность инженера-конструктора с 02 февраля 2017 г. Копии документов прилагаются.
28 января 2017 г. /подпись/ |
Пример внутреннего заявления
Заявление Прошу предоставить мне внеочередной отпуск с 14.03.2017 по 20.03.2017 в связи с болезнью ребенка, который нуждается в постоянном уходе. Копия документа о состоянии здоровья ребенка прилагается.
28 января 2017 г. /подпись/ |
ПРАКТИКУМ
Задания на составление и редактирование заявлений
Задание 1. Исправьте ошибки в адресовании заявлений. Запишите правильные варианты.
1) Директору института русского языка
от Младшего Научного сотрудника
Шилова П.П.
2) Главе предприятия электроприбор
тов. Головатому А.А.
Механика цеха Готовой продукции
Владислава Шиша
3) Начальнику Отдела Кадров
Левченку Олегу Владимировичу
От Васильева Николая Петровича (об отпуске).
Задание 2. Отредактируйте тексты заявлений. Запишите правильные варианты.
1) Прошу вашего разрешения на освобождение от занятий в связи с семейными обстоятельствами с 10 по 14 марта.
2) Обращаюсь с просьбой разрешить перевести меня на заочную форму обучения в связи с тем, что у меня болеет дочка.
3) В связи с переездом на новую квартиру прошу вашего разрешения на освобождение меня от занятий с 8 по 10 апреля.
4) В следствии перехода на другую работу прошу освободить меня от работы инженера конструкторского отдела.
Задание 3. Отредактируйте документы. Запишите правильные варианты.
а) Заявление.
| Для декана Факультета Экологии и Химической Технологии Донецкого Национального Технического Университета Полякова Ивана Кузьмича от студентки 1-го курса Сотниковой Н.И. |
Прошу освободить меня от здавания экзамена по аналитической химии,
потому что я здавала его в электро-металлургическом техникуме и имею оценку в дипломе.
(подпись)
б)
| Директору автобазы №1275 от Сергеева Л.Н. |
заявление
Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Сергеев Л.Н. по такому вопросу. Очень прошу вас освободить меня от работы на дальних рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу предоставить. Очень прошу не отказываться в моей просьбе и подписываюсь.
Сергеев Л.Н. 2 марта 2016г.
в)
| Начальнику мартеновского цеха Толочко Ю.О. |
Слезно прошу предоставить мне неделю за мой счет с 15 января по 22 января, потому что мне надо уехать домой. Там сильно болеет моя теща, я должен ей помочь.
Зелюков Сергей
Задание 4. Прочитайте перечень документов, оформите их как реквизит конкретного документа. Составьте и запишите этот документ.
Копия паспорта, копия диплома о высшем образовании, трудовая книжка, резюме, медицинская справка.
Задание 5. Составьте заявление на имя директора фирмы «Остров», в которой Вы хотели бы работать на должности инженера.
Задание 6. Составьте заявление на имя декана Вашего факультета о предоставлении академического отпуска в связи с необходимостью срочного лечения.
План
1.Определение понятия «текст»,структура текста.
2.Способы изложения материала в тесте документа.
Главным реквизитом любого документа является текст. Именно в нем заключается основная информация деловой бумаги. Поэтому оформление и составление текста, последовательность расположения его составных частей – одна из самых важных операций при создании документа. Композиционная завершенность деловых бумаг во многом зависит от характера и объема передаваемой информации.
Служебный документ желательно посвящать рассмотрению одного вопроса. Независимо от сложности и объема документа он не должен вмещать разнородные, тематически не связанные между собой сведения. Составитель должен стремиться максимально уплотнить информацию текста, представить ее в краткой и компактной форме.
В делопроизводстве наиболее рациональной является структура текста, состоящая из трех частей: вступления, доказательства (основной части) и заключения.
При этом следует отметить, что не во всех документах тексты состоят из трех указанных частей. Так, в сопроводительном письме всего две части: в первой содержится сообщение об отправляемом материале, а во второй – уточняющая информация. Например: «Направляем подробное описание автоматических систем управления. Просим подтвердить его получение».
Рассмотрим детально структуру каждой части документа.
Во вступлении указывается повод к составлению документа, излагается история вопроса и т.д.
В основной части (доказательстве)составитель раскрывает суть вопроса, приводит аргументы, примеры, дает объяснения, которые могут сопровождаться расчетами, схемами, ссылками на законодательные акты, постановления. При этом нужно стремиться не перегружать документ большим количеством цифр и расчетов.
В заключении формулируют цель составления документа. Заключение может быть активным и пассивным.
Активное заключение требует от адресата выполнения какого-либо действия. Например: … Прошу Вашего распоряжения соответствующим службам по поводу проведения ремонтных работ в помещении библиотеки.
… Подчеркиваем необходимость неукоснительного соблюдения требований, изложенных в главном разделе инструкций (из письма).
Цель пассивного окончания– проинформировать адресата о каком-то факте, обстоятельстве. Например: … Направляем каталог изделий нашей фирмы (из письма).
…Госпожа Марьяненко Галина Викторовна рекомендуется на должность главного бухгалтера (из аттестационной характеристики).
Автор документа использует активную либо пассивную форму завершения изложения информации в зависимости от целей документа.
Текст документа может состоять из одного заключения. Такой текст называется простым. Например: … Сообщаем о нашем согласии на перенесение срока окончания работы над проектом МК-10 (из письма- ответа).
Текст, содержащий и другие логические элементы, называется сложным.
Логические элементы (или составные части) документа могут располагаться по-разному, исходя из его содержания. Различают прямой или обратный порядок размещения составных частей текста. Прямой порядок размещения логических элементов предполагает, что после вступления следует доказательство, а потом заключение.
Если же сначала формулируется заключение, а потом излагается доказательство, то это обратный порядок представления информации. Вступление в таких документах отсутствует.
Примером может служить текст заявления.
Прошу перенести срок сдачи весенней сессии с июня на июль 2016 года в связи с болезнью.
Основание: справка из горбольницы №3 г. Донецка.
Как видим, в этом документе сначала формулируется цель его составления (т.е. дается заключение), а потом приводится доказательство.
Существуют следующие требования к тексту документа:
1. Он должен быть достоверным и объективным.
2. Информация, изложенная в тексте, должна быть полной, краткой и убедительной.
3. В документах следует использовать языковые средства, понятные широким слоям населения.
4. Употребляя активные и пассивные конструкции, нужно помнить, что активную форму высказывания употребляют тогда, когда необходимо указать на конкретного исполнителя. Например: Зав. лабораторией Петрова Н.И. своевременно не подготовила отчет. А пассивная форма смягчает тон высказывания. Например: «Отчет не был своевременно подготовлен зав. лабораторией Петровой Н.И.».
5. Изложение предстоит вести по четко продуманному плану.
6. Ни в общей системе изложения, ни в отдельных формулировках нельзя нарушать законы логики.
Автобиография
Автобиография –это документ, который автор самостоятельно составляет о себе. Форма изложения –повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности. Автобиография составляется в произвольной форме. Этот документ может быть написан от руки.
Реквизиты автобиографии
| Наименование реквизита | Пример |
| 1) наименование вида документа пишется с прописной буквы и располагается посередине строки без точки после него | Автобиография |
| 2) текст, который начинается с местоимения Яи в котором указываются: | |
| · фамилия, имя, отчество (в именительном падеже); | Я, Калинин Николай Петрович, |
| · дата и место рождения (все числительные записываются цифрами, месяц в дате рождения − словом); | родился 10 января 1985 года в г. Донецке. |
| · сведения об образовании (об окончании средней школы, высшего или среднего специального учебного заведения); | С 1992 по 2002 г. обучался в общеобразовательной школе № 7 г. Донецка. Имею аттестат о полном среднем образовании. В 2002 году поступил в Донецкий национальный технический университет на горный факультет по специальности «Разработка полезных ископаемых». В настоящее время учусь на II курсе. |
| · сведения о трудовой деятельности и занимаемой должности; · сведения об участии в работе общественных организаций; | |
| · краткие сведения о родителях и ближайших родственниках (в некоторых случаях по требованию кадровых органов эти сведения могут не приводиться); | Не женат. Отец – Калинин Петр Андреевич, 1957г. р., заведующий отделом снабжения, ОАО «Независимость». Мать – Калинина Антонина Сергеевна, 1959г. р., библиотекарь общеобразовательной школы № 35 г. Донецка. Брат – Калинин Максим Петрович, 1992г. р., инженер-конструктор, ОАО «Истил» г. Донецка. |
| · место проживания; | Проживаю по адресу: 83 121, г. Донецк, ул. В. Терешковой, д.49, кв. 117. |
| 3) дата составления документа ставится под текстом слева | 25.02.2016 |
| 4) подпись ставиться на одной строке с датой справа. | (подпись) |
Для изложения событий (завершенных) используются глаголы прошедшего времени: учился (ась), работал (а), поступил (а) и т. д.
Наименование организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, указываются полностью в виде, существовавшем на момент события.
Образец автобиографии
| Автобиография Я, Калинин Николай Петрович, родился 10 января 1985 года в г. Донецке. С 1992 по 2002 г. обучался в общеобразовательной школе № 7 г. Донецка. Имею аттестат о полном среднем образовании. В 2002 году поступил в Донецкий национальный технический университет на горный факультет по специальности «Разработка полезных ископаемых». В настоящее время учусь на II курсе. Не женат. Отец – Калинин Петр Андреевич, 1957г. р., заведующий отделом снабжения, ОАО «Независимость». Мать – Калинина Антонина Сергеевна, 1959г. р., библиотекарь общеобразовательной школы № 35 г. Донецка. Брат – Калинин Максим Петрович, 1992г. р., инженер-конструктор, ОАО «Истил» г. Донецка. Проживаю по адресу: 83 121,г. Донецк, ул. В. Терешковой, д.49, кв. 117. 25.02.2016 (подпись) |
Задание 2. Составьте автобиографию. Перечислите основные реквизиты составленного документа.
Резюме.
Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке. Слово должно употребляться с учетом:
- его лексического значения;
- его стилистической окраски (принадлежности);
- его лексической сочетаемости.
Рассмотрим некоторые из них.
Особенно бросается в глаза нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Например:
Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.
Элемент — компонент, составная часть чего-либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества.
Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некорректно воспроизведен термин; во-вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.
И такие ошибки – не редкость в текстах документов: принимать новые
подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить.
Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон.
Однако договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.
Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям.
Сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер – это управленец или хозяйственный руководитель предприятия.
Точно так же размывается лексическое значение слов «презентация» и «бизнес-план». Слово «презентация» часто заменяет слово «открытие», а «бизнес-план» – план хозяйственной деятельности или план мероприятий. Между тем, презентация – это 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация). А бизнес-план – это план, программа осуществления бизнес-операции и т.д.
Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, речевая избыточность.
Паронимы - это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова: гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик –страхователь и т.д.
Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:
представить – 1) предъявить, сообщить: представить список сотрудников, представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового работника; 3) ходатайствовать (о повышении, о награде): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представить значительную ценность; 5) мысленно вообразить: представить (себе) картину боя; 6) изобразить, показать: представить в смешном виде.
предоставить – 1) отдать в чье-то распоряжение, пользование: предоставить транспортные средства; 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо: предоставить отпуск, предоставить слово; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе; предоставить дело случаю.
Плеоназмом (греч. «pleonasmos» — «излишество») называют вид речевой избыточности. Она обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант – справочник, список цен на продукцию), при обоюдном взаимном согласии (обоюдное – это и значит взаимное), свободная вакансия (вакансия означает «незанятая должность; свободное место в учебном заведении»).
Другой вид речевой избыточности – тавтология (греч. от tauto –тоже, и logos –слово) – неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте.
Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки: Для наиболее быстрого оформления формальностей (здесь еще нарушена лексическая сочетаемость –оформляются документы).
Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка подготовки и выдачи членам ТСЖ правоустанавливающих документов на земельный участок (здесь соседствуют оба вида речевой избыточности). Тавтология и плеоназм легко устраняются путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре подготовки и выдачи членам ТСЖ документов на право владения земельным участком.
Особенно часто в качестве лишнего слова выступает местоимение: наш с Вами проект, наше с Вами сотрудничество.
Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для участия во встрече, во время которой мы сможем определить с Вами конкретные пути развития нашего сотрудничества.
Переизбыток местоимений загромождает фразу, создавая помехи на пути ее восприятия.
Вот почему нужно обращаться к толковым словарям в случае затруднения.
Стилистическая окраска слова и лексические нормы делового
стиля
В языке документов слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности к тому или иному стилю). Понятие стилистической окраски обычно связывается с закрепленностью слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем.
Образно говоря, каждое слово в языке имеет свой "паспорт", в котором указано, как и где оно используется, какова сфера его употребления. Яркую стилистическую окраску имеют канцеляризмы и процедурная лексика: надлежащий, данный, настоящим, указанный, исполнитель, ходатайство и т.п. Эта сугубо книжная лексика в устной речи практически не используется: мы хорошо ощущаем ее книжно-письменную окраску. А разговорная лексика проникает в тексты документов именно потому, что разговорные обороты и профессионализмы не осознаются как таковые.
Профессионализмами называются слова, выражения, ограниченные сферой какой-то отрасли, профессии.
Специфические профессионализмы – разговорные наименования того или иного явления (нужно отличать от книжно-письменной лексики):
| Профессионализмы | Книжная лексика |
| расходник | расходный ордер |
| платежка | платежное поручение |
| безнал (по безналу) | безналичный расчет |
| нал | наличные деньги |
| оперативка | оперативное совещание |
| кадровик | работник отдела кадров |
| оптовик | оптовый покупатель |
Профессионализмы - это слова с усеченной основой, образованные чаще всего при помощи суффиксов -к/-ка, -ик.
Подобная лексика, уместная в неофициальной обстановке делового общения, абсолютно неприемлема в языке документов.
Образование сложносокращенных слов (аббревиатур)
Одним из главных требований к тексту документа является краткость изложения материала. Создавая документ, составитель стремится использовать все возможные способы стандартизации и лаконизации текста среди них – употребление общепринятой системы стандартных сокращений, когда в одном слове "спрессовываются" многословные понятия и названия, Удобнее пользоваться, например, сложносокращенным словом Проминвестбанк, чем полным его расшифровкой Промышленный инвестиционный банк.
Существует два вида сокращений: лексические (сложносокращённые слова и аббревиатуры (от итал. аbbrevio – сокращаю) и графические (для зрительного восприятия).
Сложносокращенные слова – это существительные, состоящие из усеченных частей нескольких слов (райисполком - районный исполнительный комитет, главбух - главный бухгалтер).
Есть несколько типов образования сложносокращенных слов, которые широко используются в деловой речи:
1) сочетание первых частей слов: Донбасс (Донецкий бассейн), собес (социальное обеспечение);
2) сочетание первых частей слов и начальных букв: гороно (городской отдел народного образования), ДонНТУ (Донецкий национальный технический университет);
3) сочетание первой (начальной) части слова или слов с целым словом: госбанк (государственный банк), облгосадминистрация (областная государственная администрация);
4) сочетание первой части слова с формой косвенного падежа существительного: завкафедрой (заведующий кафедрой), комроты (командир роты;
5) сочетание начальной части слова с началом и концом второго или только с концом второго: эсминец (эскадренный миноносец), военкомат (военный комиссариат).
Аббревиатуры - это существительные, состоящие из начальных букв нескольких слов. По своей структуре их делят на следующие типы:
1) инициальные аббревиатуры, состоящие из названий начальных букв слов, входящих в состав исходного словосочетания: АО (акционерное общество), АТС (автоматизированная телефонная станция);
2) звуковые аббревиатуры, состоящие из начальных звуков слов исходного словосочетания и читающиеся как обычные слова: ЦУМ (центральный универсальный магазин), ГЭК (государственная экзаменационная комиссия), вуз (высшее учебное заведение);
3) инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры, состоящие как из названий начальных букв, так и из начальных звуков слов, входящих в состав исходного словосочетания: АЭС (атомная электростанция), ТЭС (тепловая электростанция).
Типы графических сокращений
Графические сокращения −это сокращения на письме отдельных слов, которые произносят полностью: проф. − профессор, и т.д. − и так далее.
Графические сокращения разделяют на несколько типов:
1) точечные: доц. (доцент), к.ф.н. (кандидат филологических наук);
2) дефисные: р-н (район), изд-во (издательство;
3)косолинейные:а / с (абонентский ящик), в / ч (военная часть);
4) курсивные: для обозначения физических величин, валют и др. употребляются только после цифровых названий, точка после них не ставится: 45 т, 250 руб;
5) комбинированные: мм рт. ст., км/мин .
В документах можно использовать только нормативные графические сокращения, не перегружая ими текст. Необходимо соблюдать правила их создания и оформления.
1. Нельзя сокращать:
- псевдонимы(не П. Мирный, а Панас Мирный, а не Л. Украинка, а Леся Украинка);
- двойные фамилии(не Т.- Барановскский, а Туган-Барановский; не Скл.- Кюри, а Складовская-Кюри);
- слова на гласную, если она не начальная в слове (напр., о. - остров), и на ь: Например, слово специальный может быть сокращено: спец., специальн..
2. При совпадении двух одинаковых согласных сокращения нужно делать после первого согласного:карданный вал - кардан. вал.
3. По стечению двух и более согласных сокращения можно делать как после первого, так и после последнего согласного:русский – рус., русск.; гигантский – гигант., гигантск.
4. Сокращение во множественном числе типа годы, тома записывают двумя первыми буквами:гг., тт.
5. Сокращая словосоч