Когда заканчивается формирование дела? Укажите правильный ответ.
Дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
2. Дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов.
3. Дело формируется по усмотрению организации.
4. Дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков.
Образец заверительной надписи:
Отчет по практической работе 24
«Номенклатура дел»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Дело –определение | Это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком. |
| Номенклатура дел -определение | - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. |
| Зачем составляется номенклатура дел? | Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. |
| Какие документы включаются в номенклатуру дел? | - все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации. |
| Графа 1 номенклатуры дел? | - указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: - индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений; - порядковый номер дела внутри данного подразделения. |
| Графа 2 номенклатуры дел? | - располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются разделами (подразделами) номенклатуры дел. Названиями разделов являются наименования структурных подразделений. |
| Чем определяется порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов? | - важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. |
| Графа 3 номенклатуры дел? | Заполняется по окончании календарного года. |
| Графа 4 номенклатуры дел? | Указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. |
| Графа 5 номенклатуры дел? | Проставляются отметки: о незаведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов. |
| Зачем при оформлении номенклатуры необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера | Могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предприятии. |
| Что составляется к номенклатуре по окончании календарного года? | - итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения. |
Задание 2.2
2.2.1 Опишите реквизиты номенклатуры дел.
2.2.2 Опишите, что следует учитывать при составлении заголовков дел (4)?
2.2.3 Опишите, из каких элементов состоит заголовок дела (7)?
Задание 2.3 Изучив тему, выделите правильное утверждение:
Документы формируются в дела в соответствии с:
a)Инструкцией по делопроизводству;
b) Номенклатурой дел;
c)Положением об учреждении.
Сводная номенклатура дел вводится в действие:
a) С 1 января следующего календарного года,
b) С декабря текущего года,
c) Каждые полгода текущего периода,
d) По мере надобности.
Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы:
a)заголовки дел вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел
b)заголовки новых дел не отражаются в текущей номенклатуре.
c) заголовки дел вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами;
d)заголовки дел вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год;