Почему документы передаются исполнителям обязательно под расписку?
· Это служит доказательством факта получения документа исполнителем.
· Это ускоряет процесс прохождения документа от руководителя к исполнителю.
· Это исключает возможность потери документа при его движении в организации.
· Это традиционная процедура, не имеющая практического значения сегодня.
Исполнитель обратился к секретарю с просьбой о переносе срока исполнения документа, мотивируя это уважительной причиной. Что должен ответить исполнителю секретарь?
· Предложить написать соответствующую докладную записку на имя директора фирмы.
· Исправить срок исполнения самостоятельно.
· Посоветовать исполнителю устно обратиться к директору и решить этот вопрос.
· Доложить о просьбе директору, внести исправление в РКК и получить на ней визу директора, подтверждающую его согласие с переносом срока исполнения.
Отчет по практической работе 22
«Организация делопроизводства по обращениям граждан.»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Каким документом регламентирована с жалобами граждан? | В 1980 г. указом высшего законодательного органа страны - Президиума Верховного Совета СССР. |
| Где описана технология обращения, регистрации, оформления жалоб? | В «Типовом положении», разработ. и утвержденном постановлением ГосКом по науке и технике, ГосКом по стандартам и Главного архивного управления от 30.11.1981 г |
| Делопроизводство по заявлениям и жалобам ведется отдельно от других видов делопроизв-ва? | - отдельно от других видов делопроизводства и поручается специально выделенным для этого сотрудникам. |
| Как регистрируются письменные и устные жалобы при личном приеме? | - (непосредственно во время приема или после его окончания) они подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках общего образца. |
| Вид регистрационного индекса для жалоб? | В регистрационный индекс добавлена как обязательный элемент начальная буква фамилии автора, например: «П-401» |
| Какие жалобы считаются повторными? | - только те обращения, которые поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого документа истек установленный законодательством срок рассмотрения (15 или 30 дней) или заявитель не был удовлетворен данным ему ответом. |
| Если жалоба по 1 вопросу адресована различным организациям, но поступила для рассмотрения в 1 госуд. орган, как учитывается? | - учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь, например: Д-401/2, Д-401/З. |
| Когда завершается контроль выполнения мер по существу жалобы? | - только после вынесения окончательного решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению существа жалобы. |
| Как и кто дает ответы на заявления и жалобы? | руководители и другие уполномоченные на то должностные лица. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. |
| Как располагаются документы в делах с жалобами? | - в хронологическом и (или) алфавитном порядке. Документы в деле группируются, как правило, в алфавитном порядке фамилий их авторов. |
| Какие дела с обращениями граждан формируются раздельно? | - дела с предложениями сотрудников и граждан по вопросам совершенствования работы организаций и заявления и жалобы по личным вопросам. |
| Срок хранения обращений. | - 5 лет. Иногда экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан. |
Задание 2.2 Опишите форму карточки регистрации жалоб - показатели (5).
В карточку включены показатели, специфичные для данной группы документов, например:
· адрес места жительства или работы автора, его телефон;
· предыдущие обращения автора жалобы, повторность жалобы;
· автор, дата, индекс сопроводительного письма при пересылке
· жалобы от другого адресата (органа власти);
· отметка о промежуточном ответе автору;
· отметка о посланном запросе по существу решаемого вопроса и др.
Отчет по практической работе 23
«Формирование дел. Оформление дел»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Формирование дел- определение. | Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. |
| Кто занимается формированием? | Лица, ответственные за ведение документации. |
| Когда заводятся дела? | Обычно, в начале календарного года. При необходимости могут заводиться новые дела в течение года. |
| Из каких операций состоит работа по формированию дел (3)? | 1. Распределения исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. 2. Расположении и оформления документов внутри дела. 3. Оформления обложки дела |
| Правила формирования протоколов. | По видам заседаний, совещаний, собраний. По каждому виду отдельно. |
| Правила формирования приказов | Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. |
| Что проверяется в процессе группировки? Если док-ты оформлены неверно? | - правильность оформления документов. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственным исполнителям на доработку, после чего передаются в соответствующие дела. |
| Как нумеруются листы дела, внутр. описи, заверит. надписи? | Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указ. в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак (плюс). |
| Какие дела готовятся к передаче в ведомственный архив? | Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены. |
| Предархивная подготовка дел включает 2 процедуры-какие? | - оформление и описание дел. |
| В зависимости от чего производится полное или частичное оформление дел? | От сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. |
| Чем отличаются дела временного хранения? | Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не переплетаются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. |
| Как отмечается количество листов? | Нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным карандашом. |
| Зачем составляется внутренняя опись документа дела? | - для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела. |
| Какие реквизиты должны иметь документы, помещаемые в дело ? | - подписи, дату, регистрационный номер, копии - заверительную надпись, отметку «В дело». |
Задание 2.2
2.2.1 Опишите правила формирования дел (7).
2.2.2 Опишите операции, которые предусматриваетполное оформление дел (6).
2.2.3 Опишите, как подшиваются дела постоянного и долговременного хранения?
2.2.4 Опишите, как нумеруются листы в деле?
2.2.5 Опишите правила оформленияобложки дел постоянного и долговременного хранения.
3 Ответы:
На вопрос 2.2.1
a) - раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
b) - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
c) - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
d) - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
e) - Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса (Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;)
f) - документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке, в порядке разрешения вопросов;
g) - соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом. Документы, помещаемые в дело должны иметь подписи, дату, рег. номер, копии - заверит. надпись, отметку «В дело».
h) - включать в дела только по 1 экземпляру каждого документа.
i) Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, копий, документов, подлежащих возврату.
На вопрос 2.2.2
a) - перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);
b) - нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;
c) - составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
d) - составление заверительной надписи дела;
e) - подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
f) - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, индекса, заголовка дела, даты и др.
На вопрос 2.2.3
- оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.
На вопрос 2.2.4
Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указ. в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак (плюс).
На вопрос 2.2.5
Обложка оформляется по установленной форме - заголовок дела на обложке должен соответствовать включенным в номенклатуру дел заголовкам. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, иногда в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).
Задание 2.3 Изучив тему, ответьте на вопрос: