Отчет по практической работе 20
«Основные принципы и правила регистрации документов
в журналах регистрации.»
Задание 2.1
Вопросы | Ответы |
В каком случае используютжурнал,а неРКК? | При количестве учетных единиц документов менее тысячи целесообразно использовать журнальную форму регистрации. |
Графа дата поступления и индекс документа | Заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил.При регистрации исходящего или внутреннего документа в настоящей графе указывают дату его подписания и индекс документа. |
Графа корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Указывается название учреждения либо Ф. И. О., место работ или домашний адрес лица, от которого поступил или которому направлен документ. |
Графа краткое содержание | Указ. вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. При регистрации исходящих и внутренних документов должность, Ф.И.О. лица, подписавшего документ, указывают обязательно. |
Графа резолюция или кому направляется документ | Записываются все резолюции руководителя, которые переносится на карточку без изменений и сокращений. |
Графа отметка об исполнении | Для инициативного входящего или исходящего документа - краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. |
Сколько ведетсяжурналов регистрациии какие? | Разделяются по видам документов каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы заседаний, докладные записки и т.д. . |
Задание 2.2
Самостоятельная работа - зарегистрировать входящие документы из предыдущей работы и исходящие документы из предлагаемого списка и произвести запись в журналах регистрации.
Пример регистрации документов на АО "Старт"
· Из АО "Старт" 12 февраля 2017 годанаправлено письмо в Выставочный центр "Экспо-Бизнес" с заявкой на участие в выставке.В поле На №____от ____ запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом на другой документ.
· Письмо №27/17-2 от 16.03.2017 директору ИПК РАН В.А.Мельникову 135247 Москва ул. Вавилова, 40 "О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники". Документ подписан директором Л.Н.Лизогуб, копийный экземпляр помещен в дело №17, оригинал отправлен почтой.
· Письмо №27/17-5 от 01.04.2017 руководителю предприятия "Плазма" В.В. Еремееву г. Павлов-Посад Московской области ул. Осипенко, 3 "Об изготовлении 5-ти комплектов испытательных стендов". Документ подписан директором Л.Н.Лизогуб и главным бухгалтером Т.Г.Лисовой, копийный экземпляр помещен в дело №17, оригинал отправлен почтой.
(см. заполненные журналы)
АО "СТАРТ” Директору
ул.Новая, 28 Выставочного центра
Москва, 115218 "Экспо-Бизнес"
тел. ______________ Г-ну Ю.В.Страхову
факс______________ 110020, Москва,
р/с________________ ул.Вострякова, 118
12.02.2017 № 25/08-15
На №_____от_______
Заявка на участие в выставке
Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в №5 "Экономической газеты" от 15.01.2017, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.
Просим включить наше предприятие в число участников выставки.
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Директор предприятия Личная О.Н.Некрасов
подпись
Петров
181 07 09
Задание 2.3 Самостоятельная работа - зарегистрировать входящие документы из предыдущей практической работы и произвести запись в журналах регистрации.
В организации АО «Старт»
Форма журнала регистрации для входящих документов
Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому направляется документ | Отметка об исполнении |
01.03.2017 №48/08-15 | Выставочный центр «Экспо-Бизнес» 25.02.2017 №63/17-07 | о рассмотрении заявки на участие в выставке | А.Н.Краснову Разработать план мероприятий по подготовке к выставке, включая командирование сотрудника. Срок - 05.03.2017 Некрасов 01.03.2017 | 09.04.2017 Краснов |
15.01.2017 03/03-1 | Президиум РАН , Москва №10/03-116 от 11.01.2017 | Об исполнительской дисциплине учебных учреждений | А.Н.Ивановой | 15.01.2017 Иванова |