Теоретичні основи системи інформаційного забезпечення менеджменту

ЧАСТИНА І

Розділ 1	Інформатика і менеджмент в умовах ринкової економіки
Розділ 2	Основи організації баз даних
Розділ 3	Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології
Розділ 4	Концептуальна модель системи управління об’єктом в умовах системної обробки інформації
Розділ 5	Механізм інформування та концептуальна модель системи інформаційного забезпечення менеджменту
Розділ 6	Методи і технологія інформаційного забезпечення менеджменту

Розділ 1. ІНФОРМАТИКА І МЕНЕДЖМЕНТ
В УМОВАХ РИНКОВОЇ ЕКОНОМІКИ

1.1. Сутність інформатики

В умовах ринкової економіки значно зросла роль інформації. Тому невипадково інформацію вважають стратегічним ресурсом суспільства в цілому.

Термін «інформація» не має точного й однозначного визначення, як і ряд інших, наприклад, «час», який людство багатогранно використовує для обліку, нормування, планування тощо. Однак найбільш визнаним формулюванням є таке.

Інформація (informatio) — інформування, повідомлення про будь-що, про будь-який факт, явище тощо, роз’яснення чого-небудь. А взагалі інформація — це сукупність різноманітних знань, сигналів, відомостей про фактичні та інші процеси і явища, що їх певна система сприймає (збирає, зберігає, обробляє) від навколишнього середовища (вхідна інформація), видає в навколишнє середовище — систему (вихідна інформація) або зберігає її в собі (внутрішня інформація) і використовує для визначених цілей, в тому числі і для менеджменту.

Для підприємства (виробничого об’єднання, акціонерного товариства, фірми, банку, установи тощо), тобто для будь-якого організаційно-економічного і соціального об’єкта при ринковій економіці інформація має виняткове значення, адже будь-яка діяльність цього об’єкта базується на знаннях конкретної ситуації, що складається як на ринку товарів, послуг, робочої сили, засобів виробництва, грошей тощо, так і в самому підприємстві. Йдеться про керівників і фахівців — менеджерів, які пов’язані з конкретним управлінням і не можуть обходитися без вірогідної зовнішньої та внутрішньої релевантної (relevant — те, що стосується даної справи) інформації при виробленні й прийнятті тих чи інших управлінських рішень, спрямованих на поліпшення виробничої, господарської, збутової та іншої діяльності керованого ними об’єкта управління.

Відсутність необхідної інформації, використання неточних або неактуальних даних можуть призвести до серйозних економічних прорахунків. Тому метою використання інформації є зменшення невизначеності в процесі вироблення й прийняття управлінських рішень.

Для того щоб піднести оперативність і поліпшити якість управління, а також постійно вдосконалювати методи управління, потрібно своєчасно забезпечувати менеджерів різних рівнів об’єктивно необхідною (релевантною) інформацією, яка давала б змогу оцінити зовнішнє і внутрішнє середовище.

До факторів зовнішнього макро- й мікросередовища належать:

· демографічні (віковий склад населення, співвідношення міського й сільського населення, міграція, освітній рівень, традиції тощо);

· економічні (орієнтація та структура господарства, стан фінансової системи, рівень інфляції, конвертованість грошової одиниці тощо);

· природні (клімат, наявність сировинних ресурсів, джерел енергії, забруднення довкілля тощо);

· науково-технічні (рівень науково-технічного прогресу, стандарти в галузі виробництва та споживання, стан устаткування тощо);

· політичні (соціально-політичний устрій, розміщення і дії політичних сил, громадських рухів тощо);

· юридичні (особливості законодавчої системи та її функціонування, стан і рівень податкової системи тощо);

· культурні (культурні цінності, традиції, обряди, віросповідання тощо);

· соціальні (рівень життя і соціального забезпечення населення, його купівельна спроможність тощо);

· інші (конкуренти, покупці, постачальники і т.ін.).

Слід зазначити, що вивченням багатьох аспектів зовнішнього середовища, в тому числі ринку, з метою задоволення попиту споживачів і постачальників, а також проблем виробництва з метою одержання максимального прибутку займається служба маркетингу (market — ринок, діяльність у сфері ринку), що трактується як система, яка управляє співвідношенням попиту покупців і пропозиції продавців, у тому числі виробничо-збутовою та фінансовою діяльністю підприємства.

До факторів внутрішнього середовища належать:

· кваліфікаційний рівень управлінського персоналу;

· стан основних засобів і технологій виробничих процесів;

· наявність кваліфікованих виробничих кадрів;

· рівень і якість продукції, що виробляється, та наданих послуг;

· своєчасне забезпечення керівного персоналу необхідною інформацією при виробленні й прийнятті управлінських рішень;

· інші.

Управління організаційно-економічним (соціальним) об’єктом, як відомо, являє собою процес, що складається із взаємопов’язаних та взаємозалежних елементів. Якщо в основу покласти системний підхід, то такими структурними елементами є керівна, керована та інформаційна системи. Взаємозв’язок між керівною системою — суб’єктом управління — і керованою системою — об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Основним завданням керівної системи є переведення керованої з одного стану в інший згідно із заздалегідь поставленою метою за допомогою інформаційної системи (див. п. 2.1).

Слід зазначити, що обсяги інформації у світі постійно зростають. Якщо ще в 80-х роках ХХ ст. її обсяги кожні десять років подвоювалися, то на сучасному етапі вони подвоюються щороку. Все це спонукало людство широко застосовувати технічні засоби для збирання, обробки та зберігання інформації, а канали зв’язку — для її передачі.

Наприкінці 60-х років в англомовній літературі з’явився термін «Computer science», що в перекладі означає «наука про перетворення інформації за допомогою технічних засобів». Але цей термін не знайшов широкого застосування.

У 70-ті роки у французькій літературі з’явився термін «informatigue» (інформація + автоматика), який включає «informatic» (інформація) + «hardware» (технічні засоби) + «software» (програми). Цей термін і застосовується нині в науці та практиці.

Інформатика — галузь науки і техніки, яка пов’язана з розробкою, створенням, використанням і матеріально-технічним обслуговуванням системи збирання, обробки та зберігання інформації, і яка включає технічні засоби, програмне (математичне) та інформаційне забезпечення, а також організаційні аспекти.

Об’єктом інформатики є обчислювальні технології в соціальному середовищі, основані на автоматизації інформаційних процесів збирання, обробки та зберігання інформації.

Предметом інформатики є інформаційно-технологічні системи, що діють у соціальному середовищі.

Функціями інформатики є обґрунтування засобів і методів технологізації інформаційно-комунікативних процесів та організації цих процесів.

Інформатика тісно пов’язана з інформатизацією. Інформатизація як термін з’явилася в літературі на початку 80-х років і означає комплекс заходів, що спрямовані на забезпечення повного використання вірогідного, вичерпного і сучасного знання про всі громадсько значущі види людської діяльності.

В умовах, коли діє жорстка конкуренція і поширюється підприємництво, дієвість інформатики в управлінні значно зросла. І це завдяки тому, що значно підвищилась і прискорилась автоматизація процесів оперативного збирання й обробки релевантної інформації сучасними технічними засобами.

Це й зрозуміло: організаційно-економічні та соціальні об’єкти управління зможуть вижити лише в тому разі, коли вони своєчасно і в повному обсязі володітимуть усією об’єктивно необхідною вірогідною інформацією, пов’язаною з їхньою виробничою, бізнесовою чи іншою життєдіяльністю. Це стосується інформації як про зовнішнє, так і про внутрішнє середовище.

Сучасні інформаційні системи не лише є моделями тих чи тих об’єктів управління, але вони, ці системи, також спроможні систематично забезпечувати всією об’єктивно необхідною вірогідною інформацією керівників і фахівців різних рівнів в автоматичному чи в автоматизованому режимі, як, наприклад, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.

Тож інформатика об’єктивно притаманна процесу управління і являє собою його необхідний елемент.

1.2. СУТНІСТЬ МЕНЕДЖМЕНТУ

Термін «менеджмент» (management) визначається як наука про найраціональнішу систему організації та управління. З цим терміном пов’язують, з одного боку, організацію й управління колективом людей, з іншого — організацію й управління діяльністю соціально-економічного (господарчого) чи іншого об’єкта (підприємства, фірми, установи тощо) в цілому чи його окремої складової частини. Крім зазначеного, в літературі застосовуються також близькі за змістом терміни:

· управління бізнесом (business managment), що означає управління діяльністю комерційних фірм тощо;

· ділове адміністрування (business administration), що є синонімом управління бізнесом;

· державне управління (public administration), що означає управління в державних органах будь-якого рівня.

Менеджмент як професія і галузь знань стає справді інтернаціональним і виконує функцію чи здійснює діяльність з управління людьми і процесами на будь-якому об’єкті. Менеджментом (як збірне від менеджерів) займається окрема категорія людей, соціальний прошарок тих, хто виконує управлінську роботу. Головною метою менеджменту в умовах ринкової економіки є одержання максимуму прибутку за рахунок застосування найраціональніших систем управління.

Менеджмент (управління) характеризують такі принципи, які є загальними для соціально-економічних об’єктів усіх сфер діяльності:

· спрямованість дій суб’єкта управління на досягнення конкретної мети;

· єдність мети, результату й засобів його досягнення;

· комплексність процесу управління, до якого входять організація, планування, облік та аналіз, регулювання (вироблення, прийняття і здійснення управлінських рішень) і контроль;

· єдність перспективного, поточного та оперативного планування при його оптимальності й безперервності;

· контроль за рішеннями, що приймаються, як найважливіший фактор їх реалізації;

· матеріальне і моральне стимулювання творчої активності, успіхів і досягнень як усього колективу, так і кожного працівника;

· індивідуальний підхід до кожного працівника, що допоможе максимально використати його загальний потенціал;

· зацікавленість кожного працівника в підвищенні своєї кваліфікації, постійному навчанні та опануванні новими знаннями й навичками у своїй діяльності;

· орієнтація на здоровий психологічний клімат у колективі;

· гнучкість організаційної структури управління, за допомогою якої можна виконувати всі управлінські завдання;

· всебічне використання об’єктивної вірогідної інформації при виробленні та прийнятті управлінських рішень.

Основу менеджменту становить людський фактор, спрямований на знання суб’єктом управління своєї справи, вміння організувати особисту працю і працю свого колективу, зацікавленість у саморозвитку і творчій діяльності.

Менеджмент як процес є актом творчої діяльності людей і здійснюється із застосуванням предметів і знарядь праці.

Предметом праці в процесі управління є інформація, яка характеризує, з одного боку, стан і операції, що виконуються під час виробничо-господарської та іншої діяльності об’єкта управління, з другого — його зовнішнє середовище. Тому й предметною областю менеджменту є інформаційна система об’єкта, пов’язана з управлінням. Ця область є складовою частиною загальної інформаційної системи, яка є моделлю об’єкта управління і яка формується на ньому.

Знаряддя праці на сучасному рівні — це передусім електронні обчислювальні машини, інформаційна (периферійна та організаційна) техніка, об’єднана каналами (мережами) зв’язку, за допомогою яких вимірюють, збирають, реєструють, обробляють, аналізують, передають, зберігають і розмножують інформацію, яку потім використовують при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а також при контролі виконання цих рішень.

Загальна логіка організації процесу управління полягає в тому, що насамперед ставиться мета, потім визначаються заходи для її досягнення, нарешті ставиться завдання (план), виконання якого й приведе до поставленої мети. Основними стадіями управлінської дії є аналіз інформації, вироблення, прийняття, втілення та контроль за виконанням рішень, які забезпечують нормальний хід процесів на керованому об’єкті за заздалегідь складеним планом, розробленим відповідно до поставленої мети.

Тож основною функцією менеджменту є вироблення й прийняття оптимальних управлінських рішень, а також організація і контроль за їх виконанням. А тому під прийняттям управлінського рішення розуміють будь-яке попередньо вироблене (в результаті аналізу релевантної інформації) цілеспрямоване рішення з метою впливу на стан, процеси та явища, які відбуваються на керованому об’єкті, для досягнення визначених результатів та контроль за виконанням прийнятого рішення. А управляти (в широкому розумінні), як зазначав видатний французький інженер-теоретик і практик з організації управління Анрі Файоль (1841—1925 рр.), означає за результатами обробки й аналізу релевантної інформації:

· передбачати подальший хід подій і розробляти програ-
му дій;

· організовувати організм фірми — матеріальний і соціальний;

· розпоряджатися (керувати), тобто приводити в дію персонал фірми;

· погоджувати (координувати) дії і підсилювати складові елементи керованої системи;

· контролювати, тобто спостерігати, щоб усе відбувалося так, як передбачено встановленими правилами і зробленими розпорядженнями.

У сучасній літературі стадії розпоряджатися (керувати) і погоджувати (координувати) об’єднані в одну — керувати.

Управління будь-яким соціально-економічним (господарським) об’єктом базується на ієрархії менеджерів різних рівнів, кожен з яких відповідає за свою ділянку, тобто зобов’язаний виконувати пропоновані завдання і забезпечувати їх задовільне завершення. Ці завдання, які визначаються, як правило, контрактом, у свою чергу формуються на засадах відповідальності (responsibility), підзвітності (accountability), повноважень (authority — право приймати рішення, використовувати ресурси об’єкта і спрямовувати зусилля співпрацівників на виконання поставлених завдань), які менеджер вищого рівня делегує (delegation, передає завдання і повноваження особі, котра приймає на себе відповідальність за їх виконання) менеджеру нижчого рівня.

Існують адміністративні повноваження (staff authority) — це форма повноважень, що передаються менеджерам з адміністративними — штатними — функціями; лінійні повноваження (line authority), що передаються менеджером вищого (середнього) рівня безпосередньо підпорядкованому (підлеглому), а також іншим підлеглим працівникам; паралельні повноваження (concurrent authority) — форма адміністративних повноважень, за якої персонал може накласти вето на рішення лінійного керівництва; функціональні повноваження (functionale authority) — форма адміністративних повноважень,
за яких персонал може почати діяти за вказівками менедже-
ра, але може також накласти на них вето в межах своєї компетенції.

На основі цих повноважень для кожної керівної посади розробляються, як правило, посадова інструкція (job destription) або кваліфікаційні вимоги (job specifications), де коротко перелічуються основні завдання, потрібні навички та вміння, посадові права й функціональні обов’язки, визначається міра відповідальності за прийняте чи неприйняте управлінське рішення.

В умовах комп’ютеризації, тобто коли діє система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, крім того, визначається: коли і про що потрібна тій чи іншій посадовій особі (кому) релевантна інформація для аналізу того чи іншого процесу чи явища, підготовки й прийняття конкретного управлінського рішення.

Отже, менеджмент, у свою чергу, тісно пов’язаний з інформатикою.

1.3. ІНФОРМАТИКА І МЕНЕДЖМЕНТ

Інформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства не тільки взаємозалежні, а й взаємопов’язані. Так, за допомогою інформатики організовується повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв’язку, які відбуваються або є на об’єкті управління, а також про зовнішнє середовище. Крім того, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту дозволяє не лише своєчасно і повно інформувати менеджерів, а й надає їм можливість одержувати необхідні консультації при виробленні та прийнятті управлінських рішень завдяки системі «підказок», радників і т. ін.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений об’єктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час релевантною інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію. Але ж суб’єкт управління — керівна система, тільки тоді й може впливати на об’єкт управління — керовану систему, якщо вона (перша) буде безперервно одержувати повну й об’єктивну інформацію про її (другої) стан, процеси та явища, що відбуваються або є, а також про зовнішнє середовище, трансформуючи цю інформацію в управлінські рішення, команди тощо, які потім передає на об’єкт управління, коригуючи його поведінку та забезпечуючи повне і вчасне виконання завдання.

Первісний управлінський цикл, як відомо, починається зі збирання та обробки первинної інформації та закінчується одержанням (після аналізу) такої інформації (прийняттям рішення), яку треба передати на об’єкт управління для виконання, а потім і проконтролювати виконання рішення. Потреба в інформації різних ланок, суб’єктів управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які виконує в процесі управління той чи інший менеджер на основі повноважень або посадових прав і функціональних обов’язків, які він має. Ця потреба завжди конкретна завдяки конкретній задачі, яку вирішує даний менеджер.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним менеджерам (суб’єктам управління), залежать також від:

· масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;

· кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об’єкта управління);

· кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об’єкта управління);

· величини та різноманітності спричинюваних внутрішніх і зовнішніх дій;

· кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;

· структури системи управління й кількості рівнів у ній, тобто ієрархічності;

· інших.

Сюди слід віднести й ту інформацію, яку одержують менеджери від радників, консультантів, інших фахівців і професіоналів при виробленні та прийнятті відповідних управлінських рішень, а також інформацію, що характеризує зовнішнє середовище.

В умовах ринкової економіки неабиякого значення для менеджера набуває забезпечення його інформацією про зовнішнє середовище. Менеджери різних сфер діяльності змушені пристосовуватися до зовнішнього середовища, використовувати його, щоб вижити й ефективно працювати. Проте вивчення зовнішнього середовища має бути обмежено лише тими аспектами, від яких кардинально залежить успіх ефективної дії об’єкта управління:

· інформацією про споживачів, постачальників, конкурентів;

· відомостями про урядові та фінансові установи;

· про джерела трудових ресурсів;

· про інші релевантні щодо здійснюваних цим об’єктом операцій аспекти.

Треба враховувати й те, що серед зазначених аспектів є й такі, що мають прямий і непрямий вплив на об’єкт управління ззовні.

Середовище прямого впливу включає такі фактори, які безпосередньо впливають на ті операції, що виконує даний об’єкт управління, і які відчувають на собі прямий вплив тих операцій, що виконують його партнери (постачальники, споживачі, конкуренти, трудові ресурси, законодавчий простір, установи державного регулювання тощо).

Середовище непрямого впливу включає фактори, які можуть не чинити прямого негайного впливу на операції, що виконує даний об’єкт управління, але все ж позначаються на них (стан економіки та інфляційні процеси, науково-технічний прогрес і нові технології, соціально-культурні й політичні зміни, вплив групових інтересів, істотні події в інших країнах тощо).

Треба взяти до уваги й те, що окремі процеси, що відбуваються в зовнішньому середовищі, взаємопов’язані і взаємозалежні. Наприклад, підвищення цін на продукти нафтопереробки (бензин, мастила) зумовлює загальне підвищення цін на більшість товарів.

Щоб своєчасно забезпечити менеджерів об’єктивно потрібною вірогідною інформацією, необхідно створити відповідні комунікації (мережі) як для внутріоб’єктного користування, так і для надійного прямого й оборотного зв’язку із зовнішнім середовищем. Ідеться про забезпечення своєчасного обміну інформацією між менеджерами та іншими особами не лише різних рівнів, а й різних об’єктів управління. Зрозуміло, що такі комунікації відіграють досить важливу роль при виконанні цими менеджерами та іншими особами функціональних обов’язків і користуванні своїми посадовими правами (див. п. 5.3).

Відомо, що найефективніше працюють ті менеджери, які ефективно використовують у своїй справі комунікації. Вони знають суть комунікаційних процесів, мають розвинуте вміння усного і письмового спілкування і розуміють, яким чином внутрішнє та зовнішнє середовище впливає на обмін інформацією.

Сучасні електронні обчислювальні машини, об’єднані мережами, можуть зібрати, обробити і надати менеджерам такі обсяги інформації, що їх… неможливо усвідомити, а потім і використати в процесі управління. В такому разі інформація не буде корисною чи спричинить інформаційне перевантаження менеджера. Інформаційне перевантаження може статися й тоді, коли менеджер захоплений аналізом інформації, що до нього надходить у завеликих обсягах, а також повинен постійно підтримувати інформаційний обмін — він не завжди в змозі ефективно реагувати на всю інформацію. Тому потрібно робити відбір даних з метою виділення релевантної інформації, що стосується проблеми, яку він саме в цей час вирішує.

Все зазначене сприяє поліпшенню управління й дозволяє з меншими затратами досягти поставленої мети.

Запитання для самоперевірки до розділу 1

1. Дати визначення інформації.

2. Назвати фактори, які дають змогу оцінювати зовнішнє і внутрішнє середовище.

3. Назвати структурні складові процесу управління об’єктом.

4. Дати визначення інформатики.

5. Дати визначення об’єкта, предмета та функцій інфор-
матики.

6. Дати визначення інформатизації.

7. Дати визначення менеджменту та його синонімів.

8. Назвати принципи, які характеризують менеджмент (управління).

9. Назвати предмет і знаряддя праці.

10. Визначити загальну логіку організації процесу управління.