Оформление отдельных элементов пояснительной записки
Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей применяют иллюстрации (чертежи, рисунки, схемы, графики, диаграммы, карты) и таблицы.
Иллюстрации
Иллюстрации следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Иллюстрации допускается располагать с поворотом пояснительной записки по часовой стрелке.
Перед иллюстрацией и после еѐ названия должно быть оставлено не менее одной свободной строки.
Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией без точки.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например «Рисунок 1.1».
Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».
Слово «рисунок» и его наименование (через тире) располагают посередине строки.
Иллюстрации, при необходимости, могут иметь пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных.
На графиках оси абсцисс и ординат должны иметь надписи, указывающие название показателей и единицы измерения через запятую.
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например «Рисунок А.3».
На все иллюстрации должны быть даны ссылки в пояснительной записке.
Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветные.
При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 1» (без точки) при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.1» при нумерации в пределах раздела.
Пример оформления рисунка.
Динамика численности персонала приведена на рисунке 1.
1000
2010 2011 2012
мужчины женщины
Годы
Рисунок 1 – Динамика численности персонала
Таблицы
Наименование таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Наименование таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире.
Перед названием таблицы и после неѐ должно быть оставлено не менее одной свободной строки.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.
Таблицы со всех сторон ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.
Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.
Шапка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Таблицу с большим числом строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица», ее номер и наименование указывают один раз слева над первой частью таблицы, а над другими частями также слева пишут слова
«Продолжение таблицы» и указывают номер таблицы. Над каждой частью таблицы повторяется шапка. Нумерация граф не требуется.
Если в конце страницы таблица прерывается и еѐ продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижняя горизонтальная линия, ограничивающая таблицу, не проводится.
Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. В этом случае в каждой части таблицы повторяется боковик.
Графу «Номер по порядку» и «Единицы измерения» в таблицы включать не допускается.
Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной единице величины, то еѐ обозначение помещают над таблицей (или еѐ частью) справа. В других случаях обозначение единиц физических величин указывают после наименования графы или строки, отделяя запятой.
Если наименование показателя занимает несколько строк, то числовое значение записывается на уровне последней строки.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин, если они относятся к одному показателю.
Количество десятичных знаков для коэффициентов – три (1,000), для процентов – один (1,0). Рубли указываются с копейками (1,00 руб.) или без копеек (2 руб.). При сокращении значений до тысяч и миллионов указы- вают один десятичный знак (1,1 тыс. руб.) или целое число (5 млн. руб.).
Пример оформления таблицы.
В таблице 1 представлены данные об объеме перевозок, перегрузочных работ, грузообороте, пассажирообороте за три года работы предприятия.
Таблица 1 - Динамика основных показателей работы предприятия
| Показатель | Значение по годам | Изменение | |||||
| абсолютное | относитель- ное, % | ||||||
| 2011 | 2012 | 2011 | 2012 | ||||
| Объем перевозок, тыс. т | -30 | -4,3 | 24,2 | ||||
| в том числе налив сухогрузы | -60 | -11,1 20,0 | 16,7 44,4 | ||||
| Грузооборот, млн. ткм | -84 | -7,9 | 13,6 | ||||
| в том числе налив сухогрузы | -75 -9 | -41 | -9,1 -3,6 | 23,5 -17,0 |
Продолжение таблицы 1
| Показатель | Значение по годам | Изменение | |||||
| абсолютное | относитель- ное, % | ||||||
| 2011 | 2012 | 2011 | 2012 | ||||
| Перевозки пассажиров, тыс. чел. | -1 | -3 | -2,4 | -7,3 | |||
| Пассажирооборот, млн. пкм | -1 | -2 | -0,5 | -10,5 |
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего десятичного знака для одного показателя должно быть одинаковым во всей записке.
Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Ставить кавычки вместо повторяющихся в разных строках графы таблицы цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается.
Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк, если данные не могут существовать, ставят «х».
Слова «в том числе» и «из них» пишут отдельной строкой без двоеточия.
На все таблицы должны быть ссылки. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Таблицу следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Допускается располагать таблицы с поворотом пояснительной записки по часовой стрелке.
Примечания и сноски
Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания. Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается с прописной
буквы. Одно примечание не нумеруют. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.
Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами, например:
Примечания
1
2 При необходимости дополнительного пояснения его допускается
оформлять в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют надстрочно арабскими цифрами со скобкой.
Сноску располагают в конце страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева.1) Сноску к таблице располагают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.
Уравнения и формулы
Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства или после знаков плюс, минус, умножения, деления или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак "X".
Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле с абзацного отступа. Первая строка начинается словом «где» без двоеточия.
Формулы в записке следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах всего отчета арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке.
Одну формулу обозначают (1).
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например (В.1).
 |
1) Допускается вместо цифр использовать звездочки «*», но не более
трех на странице.
Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например « ...в формуле (1)…».
Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).
Порядок изложения математических уравнений такой же, как и формул.
Пример оформления формул.
Абсолютное изменение объема перевозок грузов определяется по формуле:
G = G1 – G0 (1)
где G - абсолютное изменение объема перевозок грузов, тыс. т; G1 – объем перевозок грузов за анализируемый год, тыс. т;
G0 – объем перевозок грузов за предшествующий год, тыс.т.
Относительное изменение объема перевозок груза 
G, %, определяется по формуле:
G = G/G0 *100 (2)
Обозначения те же.
Допускается выполнение формул и уравнений рукописным способом черным цветом.