Оволодіння основами діловодства
| 1.Сутність документа та його визначення | Базова теоретична конструкція, яка відноситься до всього, що може бути збережене або представлене, щоб служити як доказ для певної мети. Є засобом закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про: факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини |
| 2. Характеристика документальної інформації та її особливості | Вміст документа; інформація, закріплена за допомогою якої-небудь знакової системи на матеріальному носієві (паперу і ін.). Процеси, пов'язані з перетворенням. Є важливими напрямами науково-інформаційній діяльності |
| 3. Загальні та спеціальні функції докемнта | Загальні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. До загальних функцій відносять: Інформативвно-комуникативна Кумулятивна Регулятивно-комунікативна. Спеціальні функції притаманні не всім, а окремим видам і типам документів, де вони проявляются у відповідності до соціальних потреб суспільства. До спеціальних функцій відносять: Управлінська Історична Пізнавальна Облік Правова Гедонічна |
| 4. Нормативно-методична база діловодства | Це сукупність законів, нормативних актів і.методичних.документів,що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у діяльності установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства, її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо. |
| 5. Класифікація документів | Це одне з завдань інформаційного пошуку, яке полягає у зарахуванні документа до однієї з кількох категорій на підставі його змісту.Класифікація може здійснюватися власноруч або автоматичною, за допомогою створеного набору правил чи із застосуванням методів машинного навчання. |
| 6. Стандартизація та Уніфікація | Це встановлення єдиних норм та вимог, які пред'являються додокументів. Уніфікація документів - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситу-ацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і ство-рення трафаретних текстів. |
| 7. Трафаретизація документів | Це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та ін-дивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текс-тів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини - вставки. Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зе-кономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті. Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організа-ції. їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандар-тах. Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяє підвищенню культури діловодства. |
| 8. Особливості документування управлінської діяльності | Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.Воно визначає порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки. Комп´ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. |
| 9.Основні етапи становлення діловодства | Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь. Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту. Документи систематизувалися за певними ознаками. Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах. З'являються особливі форми документів -книги: - для грошових операцій - прибутково-расходні; - для обліку пошлін - митницькі; - для обліку врожаю - умолотні та інше. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством. |
Таб. (№2)