Тема 7. государственное регулирование делопроизводства

1. Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне.
2. Государственные стандарты на документацию.
3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
4. Ведомственные нормативные акты.

Процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
" указы, распоряжения президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
" правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
" правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
" государственные стандарты на документацию;
" общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
" Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
" законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации;
" нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

1. Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.
Определения ключевых понятий в сфере информации - "информация", "информатизация", "документированная информация (документ)", "владелец информации", "пользователь информации" закреплены в Федеральном законе Российской Федерации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (Приложение № 1).
В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Так же, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной собственности, собственности муниципальных образований, юридических и физических лиц.
Федеральный закон от 04 июля 1996 года № 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" регулирует:
создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого информационного пространства;
защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене;
защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.
Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам. Закон определяет, что объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного объекта, а субъектами - Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Также закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства при информационном обмене.
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне" регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.
Положения данного закона нашли развитие в постановлении Правительства Российской федерации от 04 сентября 1995 года № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности", Указах Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" и от 24 января 1998 года № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне".
В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия (организации). Условия при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации
Закон Российской Федерации от 07 июля 1993 года № 5341-1 "Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах" определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.
С целью внедрения "Основ законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах" был принят Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 "Об утверждении положения об архивном фонде Российской Федерации". Положение об архивном фонде Российской Федерации регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации, выделяя государственную часть архивного фонда Российской Федерации и негосударственную часть архивного фонда Российской Федерации.
Согласно "Положению о Федеральной архивной службе России" (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) и указанным выше нормативным актом Федеральная архивная служба осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руководство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, координацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Изображение Государственного герба на бланках документов высших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ "О государственном гербе Российской Федерации" (Приложение № 25)
Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации на пример: Закон Тюменской Области "О гербе и флаге Тюменской области" от 24.05.95 № 4 устанавливает описание символов Тюменской области и порядок их официального использования (Приложение № 26), Закон Ханты -Мансийского автономного округа от 20 сентября 1995 года № 8-ОЗ "О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа" устанавливает описание символов ХМАО (Приложение № 27), Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 декабря 1999 года № 59-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа" устанавливает (Приложение № 28)
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" регламентирует использование государственного языка в официальных документах. (Приложение № 29)
Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" устанавливает - понятие "товарный знак и знак обслуживания", виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках. (Приложение № 30).
Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры, реквизиты устанавливает Постановление правительства Российской федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"
"Правила оказания услуг почтовой связи" утверждены постановлением правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725. В статье 63 данных правил, установлены правила оформления и последовательность расположения элементов в почтовом адресе.
(Приложение № 31).
Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются Закон Российской федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", а также государственные стандарты системы "Государственная система стандартизации" (ГОСТ Р 1.0 - 92, ГОСТ Р 1.2 - 92, ГОСТ Р 1.4 - 93, ГОСТ Р 1.5 - 92, ГОСТ Р 1.8 - 95 - ГОСТ Р 1 10 - 95).
В соответствии с Законом Российской Федерации "О стандартизации" к нормативным документам по стандартизации действующим на территории Российской федерации относятся:
" государственные стандарты Российской Федерации (государственные стандарты);
" международные (региональные) стандарты, применяемые в установленном порядке;
" общероссийские классификаторы технико-экономической информации;
" стандарты отраслей;
" стандарты предприятий;
" стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической информации принимает Госстандарт России. Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Госстандарт России и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
В государственных стандартах системы "Государственная система стандартизации" (ГОСТ Р 1.0 - 92, ГОСТ Р 1.2 - 92, ГОСТ Р 1.4 - 93, ГОСТ Р 1.5 - 92, ГОСТ Р 1.8 - 95 - ГОСТ Р 1.10 - 95) закреплены следующие нормы:
" определения, задачи и основные принципы в области стандартизации;
" положения о порядке разработки государственных стандартов;
" о построении, изложении и оформлении стандартов;
" их утверждения;
" регистрации;
" введение в действие;
" о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов.
Государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации, стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации осуществляет Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

2. Государственные стандарты на документацию

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Данный стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273. Дата введения стандарта с 1998.07.01. Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 1 в стандарт были внесены изменения с 2000.04.01.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Данный стандарт принят Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие с 1999.01.01.
Термины в нем расположены по трем разделам: "Общие понятия", "Делопроизводство", "Архивное дело". В раздел "Общие понятия" включены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле. В раздел "Делопроизводство" вошли два подраздела: "Документирование", "Организация работы с документами". Раздел "Архивное дело" имеет три подраздела: "Организация документов Архивного фонда Российской Федерации", "Обеспечение сохранности документов", "Научно-информационная деятельность архивов". Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
Термины имеют сквозную нумерацию. Всего в стандарт включено 145 терминов. Названия терминов и их определения в стандарте приведены в соответствии с действующими в настоящее время законодательными и нормативными актами в области информации, архивного дела

3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 года № 299. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.
В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов. Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой
В общероссийском классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов:
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- Унифицированная система первичной учетной документации;
- Унифицированная система Банковской документации;
- Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- Унифицированная система отчетно-статистической документации;
- Унифицированная система документации по труду;
- Унифицированная система документации пенсионного Фонда Российской Федерации;
- Унифицированная система внешнеторговой документации;
- Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

4. Ведомственные нормативные акты

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Росархивом; Минфином; Минюстом России и др.
Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)". Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведется разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура, порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 и зарегистрирована в Минюсте Российской Федерации 26 декабря 2000 г. регистрационный № 2508.
Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформления:
" проектов законодательных актов Российской Федерации;
" проектов актов президента Российской Федерации;
" проектов актов Правительства Российской Федерации;
" проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти Российской федерации,
а также особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов. В ней расписана процедура организации документооборота и исполнения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановление, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенклатуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.
Данная инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, но ею могут пользоваться и службы документационного обеспечения управления организаций и учреждений любой формы собственности. Положения, закрепленные, в инструкции могут быть использованы при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28.08.85 и утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263, в большей своей части предназначаются архивным работникам. Данный нормативный документ состоит из 14 разделов. В разделах 2-4 детально освещены следующие вопросы -
" виды номенклатур дел, основные требования к их составлению, порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации;
" порядок формирования дел в делопроизводстве;
" нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов;
" организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в организации;
" оформление дел (подшивка, нумерация листов дела, составление описи документов дела, оформление обложки и т.д.) к передаче на архивное хранение;
" составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации при передаче их на хранение в ведомственный архив. В разделах с 5-14 подробно раскрывается работа с документами в архиве.
Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года.
Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Перечень построен по функциональному принципу и включает 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций.
Правильное, документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативно-методической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Какими нормативно-методическими документами регламентируется современное делопроизводство?
2. Каким документом регламентируется делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти?
3. Какой ГОСТ устанавливает единые требования к организационно-распорядительным документам?
4. В каком документе закреплены требования к составлению номенклатуры дел и формированию дел?