Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования

– закрытое или открытое акционерное общество:

ЗАО ”ПИЛОТ ” ОАО ”РЕАЛ”

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положение об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

ООО ”СИГМА”

“SIGMA” Ltd.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО ”АКСОНТ”

ДЕПАРТАМЕНТ МАРЕКТИ НГА

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО ”КРОКУС”

07. Код формы документапроставляется по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах , имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.

08. . Наименование организации,являющейся автором документа,должносоответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его

отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Например:

ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР ”ОРИОН”

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования

– закрытое или открытое акционерное общество:

ЗАО ”ПИЛОТ ” ОАО ”РЕАЛ”

ООО ”СИГМА”

“SIGMA” Ltd.

ЗАО ”АКСОНТ”

ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО ”КРОКУС”

9. Справочные данные об организациивключают:почтовый адрес;

номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернет, номер и дату лицензии и др.).

10. Наименование вида документа,составленного или изданногоорганизацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным

«Унифицированной системой организационно-распорядительной документации», например:

ПРИКАЗ, АКТ, и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11. Датой документаявляется дата его подписания или утверждения,дляпротокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2003 г. Следует оформлять 05.01.2003.

Допускается оформление даты в следующей последовательности : год, месяц, день. Например, 2003.01.05. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 05 января 2003 г.

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

12. Регистрационный номер документаприсваивается каждомуисходящему, внутреннему и входящему документу, состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

ü дела по номенклатуре;

ü структурных подразделений или направлений деятельности;

ü должностных лиц – авторов документа; корреспондентов или исполнителей;

ü наименований видов документов и т. п.

Например:

№ 1 – 3/115 (1- номер структурного подразделения,

3 - номер дела по номенклатуре,

115 - порядковый номер документа)

№ ОМ – 3/115 (ОМ – отдел маркетинга,

3 – номер дела,

115 – порядковый номер документа)

№115/ЮЛ- 3 (115 – порядковый номер документа,

Ю.Л- Юрий Лужков,

3 – номер дела).

На документах, совместно составленных несколькими организациями , регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:

01-20-105/11921,где

01-20-105- номер, присваиваемый Центробанком, 11921-номер, присваиваемый ГТК РФ.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документавключаетрегистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На №__ от___

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма- ответа.

14. Место составления или издания документа,т.е.название местности,

где он был создан, указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Например, на бланках ЗАО “Московская школа секретарей “ место составления – “Москва” – не проставляется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит.

15. Адресатуказывается в письмах.В качестве адресата могут бытьорганизации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма в организацию, ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

ЗАО “Вист” Отдел маркетинга

Ведущему специалисту А.И. Смирновой

или

Генеральному директору компании “Луч” г-ну С.С.Рощину

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или подразделениям, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий Южного административного округа

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

Максимальный набор реквизита “Адресат” состоит из следующих частей:

наименование организации; структурное подразделение;

должность, фамилия и инициалы; почтовый адрес.

Например;

Директору ЗАО “Эра” г-ну Рудневу И.В. 127408, Москва ул. Остоженка, 14 стр. 2, офис 5

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, устанавливаемой “Правилами почтовых отправлений РФ ”.Адресат в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат(графство) и в конце страна, например:

P. Lunin

32-17 Ordinka

Moscow 119215

Russia

Адрес письма , отправленного по факсу, указывается следующим образом:

Директору ЗАО«Развитие» г-ну Федорову А.И.

ф. (095) 235-41-08

Реквизит “Адресат” печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков – уголков ( см. рис. 1). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения документапроставляется в правом верхнем углудокумента.

Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Допускается центровка элементов реквизита относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО “Гранд” Подпись А.В. Дашков

20.09.2003

При утверждении документа постановлением, решением, приказом,

протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его дата и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Протокол Совета директоров

От 21.09.2003 №4

17. Резолюция,указания по исполнению полученного документа,пишетсяруководителем непосредственно на документе и включает:

фамилию исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (конкретные действия); срок исполнения; подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как исполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

Васильевой А.В. Прошу подготовить проект Генерального соглашения С фирмой «Лес» к 20.06.2003

Личная подпись

10.06.2003

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к текстувключает краткое содержание документа.Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем(о ком)?

Например:

в письме о сроках поставки продукции

в приказе об увольнении Иванова И.И.

в положении об отделе маркетинга

а также: чего(кого)?

Например:

акт списания продукции

протокол общего собрания акционеров

правила техники безопасности

должностная секретаря-референта

инструкция.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

19. Отметка о контролеставится должностным лицом илиподразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа, как правило, с помощью штампа «Контроль».

20. Текст документаявляется основным элементом любого документа.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения структур.

Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы-распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки- выводы).Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (2.1.5.).

Составление текстов писем рассматривается в разделе 1.3.6.

21. Отметка о наличии приложенияиспользуется в сопроводительныхписьмах и размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца. Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.98 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.98 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку “ ПРИЛОЖЕНИЕ” с указанием названия распорядительного документа, его дата и регистрационного номера, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО “Эра” от 01.04.98. № 12

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: гарантийное письмо ОАО “Луч” от 09.09.98 №3-2/155 и приложение к нему, всего на 4 л.

22. Подписьвключает наименование должности лица,подписавшегодокумент (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор ОАО “Луч” Подпись О.А. Градов

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:

Генеральный директор Подпись О.А. Градов

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите “ подпись “ не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр Подпись Ю. Лужков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор	Подпись	А.В.Зорин
Главный бухгалтер	Подпись	Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

Префект СВАО г. Москвы Префект ЦАО г. Москвы

Подпись А. И. Петров Подпись И.Г.Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

Завода “Энергия” социальной защиты

Подпись И.П.Трушин Подпись И.С. Силаев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии	Подпись	А.С. Долохов
Члены комиссии	Подпись	Л.И.Антонова
	Подпись	О.Р. Грошев
	Подпись	А.И. Якушев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности

23. Гриф согласования документа –это реквизит,свидетельствующийоб экспертизе документа в другой организации и ее согласии с содержанием документа. Гриф согласования может удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации, проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта документа . В зависимости от этого гриф согласования может оформляться несколькими способами. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Департамента образования

Подпись О.И.Трофимов

03.04.2003

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т. п., гриф согласования проставляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол Правления АКБ

“Империал” от 03.04.2003 № 5

24. Визы согласования–это реквизит,свидетельствующий осогласовании документа внутри организации. Виза включает: подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости – должность визирующего, например:

Юрисконсульт Подпись Н.И.Власов

06.06.2003

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:

Замечания прилагаются Подпись И.О. Громов

01.07.2003

Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита “Подпись”.

25. Печатьзаверяет подлинность подписи должностного лица надокументах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др .Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

26. Отметка о заверении копиинеобходима при заверении соответствиякопии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную запись ”Верно”; должность лица , заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения; например:

Верно Менеджер по персоналу Подпись Л.Г.Градова

09.09.98

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита ”Подпись”.

27. Отметка об исполнителе включаетфамилию(или фамилию,имя,

отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или , при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов

324 9587

28. Отметка об исполнении документаи направлении его в деловключает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слово ”В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.98 №1297

Подпись 06.042004

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организациюсодержитпорядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх. № 00001 Дата 08.01.2003

30. Идентификатор электронной копии документа - это отметка

(колонтитул), может включать имя файла, код лица, вводившего документ, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации (дату, количество экземпляров, количество листов документа и т.п.). Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Например:DOCN\RASP\200498.DOC

Такая отметка необходима для:

- исключения повторного ввода документа в ПК;

- быстрого поиска документа по имени файла;

- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК. Отметку располагают в границах нижнего поля документа.