НЕ 2.5. Аналіз, звітність і аудит у сфері праці.

Поняття та методи аналізу трудових показників.

Основні документи статистичної звітності.

Аудит у сфері праці.

1. Поняття та основні методи аналізу трудових показників.

При аналізі кадрового потенціалу вирішують такі завдання:

 Оцінюють трудовий потенціал підприємства і його підрозділів;

 Визначають ступінь відповідності загальноосвітнього і кваліфікаційного складу кадрів та їх структури до сучасного науково-технічного рівня виробництва і його організації;

 Встановлюють забезпеченість виробництва кадрами;

 Визначають ступінь обґрунтованості завдань з підвищення продуктивності праці та зниження трудомісткості продукції;

 Виявляють резерви підвищення продуктивності праці.

Аналіз чисельності і структури працюючих здійснюють з оцінюванням їх відповідності трудомісткості виробничої програми та встановлення відхилень фактичної чисельності проти розрахункової чи проти минулого періоду.

Важливим завданням аналізу також є визначення забезпеченості підприємства кваліфікованими кадрами та надлишку чи нестачі робітників у провідних виробничих підрозділах за професіями і спеціальн6остями.

Надлишок → неповне завантаження робітників, простої в роботі, зниження продуктивності праці; Недостача → недовиконання виробничого завдання, надурочні роботи.

Виявляють найнезабезпеченіші ділянки виробництва та невідповідність кваліфікації робітників виконуваним роботам.

З питанням забезпечення робочою силою тісно пов’язане питання закріплення кадрів на підприємстві. При цьому визначають загальні показники прийняття та звільнення робітників і службовців, розраховують коефіцієнти обороту, змінюваності та плинності кадрів. Під час аналізу слід вивчити конкретні причини звільнення за власним бажанням (низькі заробітки, тяжкі умови праці, відсутність перспектив професійного зростання, незадовільний психологічний клімат та ін.).

Коеф. плинності = звільнені за власним бажанням, за порушення трудової дисципліни, з причин службової невідповідності / середньоспискову чисельність

Кількісною характеристикою використання робочої сили є аналіз тривалості робочого часу. Як свідчить статистика, загальна величина робочого часу протягом року має сталу тенденцію до зменшення. Зараз законодавчо встановлено 5-денний робочий тиждень (40 робочих годин).

Використання робочого часу робітників звичайно аналізується за допомогою таких двох показників, як середня кількість днів, відпрацьованих робітником за звітний період (місяць, квартал, рік), і середня тривалість робочого дня (зміни). Ці показники можна обчислити на підставі даних звіту підприємства з праці.

Перший показник, який характеризує тривалість робочого періоду в днях (явочні дні), залежить від таких факторів, як:

• кількість вихідних і святкових днів;

• кількість днів чергової відпустки;

• інші види відпусток, передбачених законодавством;

• кількість днів непрацездатності;

• неявка на роботу з дозволу адміністрації;

• прогули;

• інші.

Тривалість робочого дня (зміни) робітника визначають такі фактори:

• величина нормативного робочого тижня;

• час простою протягом дня, зафіксований в обліку;

• час понадурочної роботи;

• час інших скорочень робочого дня, передбачених чинним законодавством (для підлітків, матерів-годувальниць).

Під час аналізу знаходять відхилення цих показників від плану, а також порівнюють їх з аналогічними показниками за минулі періоди, встановлюють конкретні причини можливих відхилень.

За результатами аналізу необхідно розробити заходи, спрямовані на скорочення втрат робочого часу і пов’язані з ним непродуктивні виплати ЗП. При цьому особливу увагу слід звернути на поліпшення обліку внутрішньозмінних втрат робочого часу.

Аналіз продуктивності праці починають з оцінки виконання плану з виробітку одного працівника у вартісному вираженні. Потім порівнюють показник звітного періоду з показниками за минулий період, з показниками споріднених підприємств.

На наступному етапі проводять аналіз основних факторів, що впливали на загальний показник продуктивності праці. Вирішальним фактором є виробіток одного робітника, який, у свою чергу, залежить від факторів використання робочого часу і середньогодинного виробітку одного робітника. Останній показник формують насамперед фактори технічної оснащеності праці, технології, кваліфікації робітників, інтенсивності праці та ін. Завершують аналіз підрахунком резервів зростання продуктивності праці та опрацювання заходів з їх реалізації.

2. Основні документи трудової звітності.

Міністерством статистики України затверджено наступні первинні документи з обліку особового складу:

Кадрова документація:

 Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.

 Особова картка.

 Алфавітна картка.

 Особова картка фахівця з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи.

 Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу.

 Наказ (розпорядження) про надання відпустки.

 Список про надання відпустки з обліку використання робочого часу.

 Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту).

 Табель обліку використання робочого часу.

 Список осіб, які працювали у понаднормовий час.

 Листок обліку простоїв.

З обліку розрахунків з працівниками з оплати праці:

 Розрахунково-платіжна відомість.

 Розрахункова відомість.

 Розрахунок заробітної плати.

 Платіжна відомість.

 Особовий рахунок.

 Накопичувальна картка виробітку та заробітної плати.

 Накопичувальна картка обліку заробітної плати.

На кожного працівника у відділі кадрів відкривається особова картка, в якій зазначаються необхідні анкетні дані про працівника і всі зміни, що відбуваються у його роботі. На всіх працівників, які працюють на підприємстві, ведуться трудові книжки. Трудова книжка зберігається на основному місці роботи.

На кожному підприємстві (організації) незалежно від режиму роботи має бути організований табельний облік робочого часу. Табель – це первинний документ з обліку відпрацьованого часу. Він складається в одному примірнику табельником, майстром або іншими особами, яким доручено вести табельний облік, і подається до бухгалтерії у встановлені на підприємстві терміни. (табель обліку!)

В міру виконання обсяги робіт фіксуються в індивідуальних або бригадних нарядах. Первинними документами з обліку виробітку є рапорти або відомості виробітку бригад. Операції, які передбачені технологічним процесом, оплачуються за нарядами на відрядні роботи, а різні доплати – за листками про доплату. Наряд – це комбінований документ, в якому вказується завдання на виконання певних робіт та підтвердження фактичного обсягу виконаних робіт. Оплата часу простоїв, що сталися не з вини працівника, оформляється листком обліку простоїв. На оплату робіт по виправленню браку продукції виписується окремий наряд з відміткою „Виправлення браку”.

Для виплати заробітної плати оформлюються видаткові ордери, розрахунково-платіжні відомості (!), або платіжні відомості (!). Розрахунково-платіжна відомість – це зведений документ, який відображає розрахунки з робітниками та службовцями з оплати їх праці.

3. Аудит у сфері праці.

Політика підприємства по відношенню до трудових ресурсів дуже важлива, оскільки люди – це його головний актив, хоч цей актив і не вноситься у фінансові звіти. Цикл руху засобів по оплаті праці включає не тільки операції, які відображаються на рахунках заробітної плати, але й операції, пов’язані з виплатою пенсій, компенсацій, системою премій, виплат по акціях, матеріальної допомоги, податками на заробітної плати тощо.

Аудиторські питання і процедури в сфері праці в основному стосуються огляду, збору даних і оцінки операцій та залишків на рахунках заробітної плати та відповідних зобов’язань.

Типовими функціями аудиторської перевірки є:

 Прийом та звільнення робітників;

 Управління трудовими відносинами (розміри компенсацій);

 Облік відпрацьованого робочого часу та виконаних робіт;

 Облік заробітної плати (загальних виплат, відрахувань, допомог, перерахунків);

 Розподіл фонду заробітної плати та виплат з нього.

При попередньому огляді аудитор повинен оцінити слабкі сторони контролю операцій з руху засобів по оплаті праці, які стосуються переважно двох проблем:

1) облікові операції розрахунків з працівниками насправді не проходили, н-д, неіснуючі (або бувші) працівники „отримали” виплати, які фактично отримав хтось інший;

2) врахований фіктивний робочий час, н-д, в робочий час включені неробочі години.

Аудитор перевіряє розподіл обов’язків по обліку трудових ресурсів, який дозволяє виявити та виправляти подібні порушення. Система контролю повинна базуватись на розподілі п’яти видів обов’язків:

Відділ кадрів і трудових відносин відповідає за прийом та звільнення працівників, отримує дозвіл на відрахування з заробітної плати, повідомляє відділ заробітної плати рішення про зміну ставок.

Контроль – всі основні дані, необхідні для нарахування заробітної плати (облік відпрацьованого часу, табельний номер, час простоїв через відсутність працівника, аварій), повинен документувати той, хто безпосередньо контролює працівника.

Хронометраж і облік затрат. Відділ заробітної плати повинен збирати незалежно від інших служб дані, на яких основані виплати за відпрацьований час, розцінку на одиницю продукції, матеріальні заохочення.

Облік заробітної плати. Використовуючи дані про ставки та відрахування, представлені відділом кадрів і дані контролю і хронометражу, працівник готує індивідуальні записи про заробітну плату та виплату і сумує дані облікового журналу.

Розподіл фонду заробітної плати. Необхідно контролювати фактичну видачу заробітної плати, щоб гроші не потрапили до когось іншого.

Аудиторські процедури контролю заробітної плати:

А. Особисті справи та документи про виплати.

1. Вибрати приклад особистої справи:

а) перевірити, чи міститься в ній повна інформація про дату прийому, дозвіл на додаткові виплати, класифікації робіт, ставки заробітної плати і встановлені відрахування;

б) прослідкувати ставку заробітної плати за профспілковою угодою або за іншими документами, прослідкувати затвердження виплати за протоколами засідання Ради директорів;

в) прослідкувати використану при нарахуванні заробітної плати інформацію про ставки оплати та відрахувань, які знаходяться у відділі заробітної плати.

2. Отримати копії планів пенсійного забезпечення, виплат за акціями, розподіл прибутку і виплати премій. Проглянути їх і вибрати ті суми, які відносяться до відрахувань з заробітної плати, накопичених зобов’язань і повинні розкриватися у фінансових звітах.

Б. Заробітна плата.

1. Вибрати приклади записів у відомостях заробітної плати:

а) документально підтвердити ставки і відрахування з заробітної плати по особистих справах та інших документах;

б) підтвердити відпрацьовані години за картами хронометражу; відмітити, чи є підпис контролера;

в) перерахувати сукупні нарахування, відрахування, чисті виплати;

г) перерахувати вибрані суми періодичних виплат;

д) документально підтвердити виплачені чеки, перевірити наявність підписів службовця.

2. Прослідкувати рух деяких записів про нарахування заробітної плати до обліку індивідуальної заробітної плати для податкової звітності. Звірити підсумкові дані про заробітну плату працівників з заробітною платою, виплаченою на протязі року.

3. Розглянути список помилок з точки зору правильності використаних контрольних одиниць, обґрунтованості кодів та здійснити корекцію цих помилок.

4. Проконтролювати періодичні виплати заробітної плати та провести раптову перевірку видачі зарплати.

В. Звіти про розподіл затрат.

1. Вибрати приклад аналізу затрат на заробітну плату:

а) співставити підсумкові дані за період з виплатами в тому ж періоді;

б) документально підтвердити дані про затрати часу (картки обліку робочого часу).

2. Прослідкувати через облік затрат розподілу затрат праці в звітах керівників, записах в головній книзі і на допоміжних рахунках.

3. Вибрати приклади статей затрат праці в рахунках Головної книги і звітах керівників. Документально підтвердити через аналіз обліку затрат.