Документооборот и его организация

Основой организации бухгалтерского учета в организации явля­ется соответствующая технологическому процессу (характеру хо­зяйственной деятельности) схема движения документов.

Для обеспечения рационального ведения учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию орга­низации. Необходима такая система их выписки и обработки, кото­рая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

С целью рациональной организации бухгалтерского учета в организации должен разрабатываться план-график документообо­рота, который утверждается ее руководителем и является обяза­тельным для всех работников, связанных с оформлением докумен­тов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалте­рии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документо­оборота предусматривает необходимый порядок движение доку­ментов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

Правильная организация документооборота имеет большое зна­чение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть доку­ментов в организациях составляется в подразделениях (цехах, уча­стках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер и конт­роль за его выполнением также возлагается на главного бухгалте­ра. Форма графика также разрабатывается главным бухгалтером. Примерная форма графика документооборота приведена в таблице 1.

Таблица 1 – План-график документооборота

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

Приходный кассовый ордер

бухгал- тер

бухгал- тер

кассир

ежедневно

бухгал- тер

кассир

при отчете

ежед невно

бухгал- тер

ежед- невно

бухгал- тер

ежеквартально

И т.д.

Поступившие в бухгалтерию документы обрабатываются с трех позиций:

- по форме, т.е. в отношении правильности и полноты запол­нения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших доку­мент; установлении наличия всех требуемых в форме доку­мента реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.

- по существу, т.е. выяснить со­ответствие хозяйственных операций в документе действую­щему законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность.

- арифметическая проверка, т.е. проверить правиль­ность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Неправильно или неполно составленные документы возвраща­ются для выяснения, дополнительного оформления или пересос­тавления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизи­тов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов глав­ный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя органи­зации.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подверга­ются обработке, которая состоит из следующих этапов:

- таксировки;

- группировки;

- контировки (проставление корреспонденции счетов).

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйствен­ных операций, зафиксированных в документе. Многие поступив­шие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показа­тели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Группировка — предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью яв­ляется подготовка сводных данных за какой либо период.

Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением кор­респонденции счетов исходя из содержания хозяйственных опера­ций.

После проставления корреспонденции счетов документы ис­пользуются для записи операций по счетам в учетные регистры.

Внедрение в практику учетной работы организаций персональ­ных компьютеров вносит соответствующие изменения в организа­цию их документооборота. Компьютерная технология форми­рования, обработки и передачи учетной информации позволяет обеспечить на каждом этапе документооборота не только теку­щий и последующий ее контроль, но и что очень важно, — предва­рительный. Документооборот в условиях применения ПК позво­ляет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.

После составления бухгалтерской отчетности первичные доку­менты передаются на хранение. Время хранения документов опре­делено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтер­ские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников по начислению заработной платы — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.

Документы постоянного хранения передаются в ведомствен­ные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Глав­ная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).

В случаях реорганизации или ликвидации организации государ­ственной формы собственности ее документы переходят к право­преемнику, а если его нет — документы сдаются на государствен­ное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их докумен­тов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их ус­тав.

Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соот­ветствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, произ­водящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием основа­ний и даты их изъятия.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а так­же документооборота возложено на руководителя организации.