Введення й редагування даних

Основні операції введення даних передбачають додавання, вилучення та редагування записів таблиці, копіювання і переміщення даних, а також відміну небажаних змін даних під час редагування.

Для виділення полів, редагування й переміщення таблицею можна користуватися мишкою. Для переміщення до першого, попереднього, наступного й останнього записів користуйтеся кнопками управління. Рядок номера запису, розташований над рядком стану, відображає номер поточного запису. Клацніть на полі номера запису, введіть рядок номера запису, до якого вам потрібно перейти, і натисніть клавішу Enter.

Для переміщення в таблиці на колонку або на рядок можна використовувати кнопки прокрутки.

Додавання нових записів

Існує два способи додавання записів в Access —режим редагування і режим введення даних. В обох режимах для введення нового запису ви використовуєте порожній запис, розташований внизу таблиці. Коли ви починаєте вводити дані в цей рядок, Access додає новий порожній запис нижче від поточного. У режимі редагування ви можете вводити дані в кінець таблиці. Програма Access автоматично переходить у режим редагування, коли ви змінюєте дані або вводите нові записи.

Крайня ліворуч колонка таблиці називається колонкою маркування запису. Клацнувши в цій колонці, ви можете виділити весь рядок (запис).

Access використовує колонку маркування запису для відображення таких символів:

- Стрілка показує поточний запис (введення даних і редагування не проводилися).

- Зіркою помічено порожній запис, який знаходиться в нижній частині таблиці. Під час переходу до цього запису зірка змінюється на стрілку, яка є індикатором поточного запису.

- Олівець показує, що поточний запис містить введені або змінені дані, які ще не збережені.

- Символ блокування показує, що запис у цей момент редагується іншим користувачем. Решті користувачів він доступний лише для читання.

У міру того як ви вводите дані й переходите від поля до поля, Access перевіряє введені дані на їх відповідність типу поля й додатковим умовам, наприклад, перевірка на допустимість. Перед тим як перейти до наступного поля чи запису, Access повідомить вам про всі некоректно введені дані.

Під час переходу до наступного запису Access автоматично збереже поточний запис і всі внесені вами зміни. Щоб зберегти зміни, внесені в поточному записі, виконайте команду Файл/ Зберегти записабо натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>.Ви також можете зберегти одразу всю таблицю, виконавши команду Файл/ Зберегти макетабо натиснувши комбінацію клавіш <Ctrl+S>.

Щоб додати новий запис, виконайте таку послідовність дій:

a) Виберіть команду Записи/ Ввід даних. У режимі редагування даних перейдіть до порожнього запису, розташованого в кінці таблиці.

b) Перейдіть до поля, в яке потрібно ввести дані. Маркер запису набуде вигляду олівця, а Access додасть порожній запис.

c) Продовжте заповнення решти полів запису.
Примітка - Access автоматично вводить дані в поля-лічильники.

d) Для збереження змін натисніть одну клавіш зі стрілками <ТаЬ>або <Enter>для того, щоб перейти до наступного запису, або натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>.

Редагування даних

Щоб відредагувати дані наявної таблиці, виділіть поле запису, який вам потрібно відредагувати. Якщо в цій клітинці немає даних, просто почніть вводити дані (друкувати). Якщо поле містить дані, Access виділить уміст клітинки. Для того, щоб цілком замінити вміст клітинки на нові дані, просто почніть вводити дані. Щоб переміщувати курсор усередині клітинки, натисніть клавішу <F2>. Для даних, які виходять за межі ширини клітинки, використовуйте Вікно введеня (<Shift+F2>).

Відміна редагування

Access дає змогу відмінити зміни, внесені в дані (табл. 8). Залежно від того, який спосіб редагування ви використовували, меню Правкапропонує два типи команд відміни: Відновити збережений запис,або Відмінити введення і Відновити поточне поле,або Відновити поточний запис.

Ви можете відмінити зміни тільки в одному полі або одразу всі, зроблені в записі. Ви маєте відмінити всі необхідні зміни перед тим, як редагувати інший запис або перейти в інше вікно.

Щоб відмінити останню дію, виберіть команду Правка/ Відмінити,або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+Z>,або <Alt+Backspace>.

Можна відмінити такі дії:

• останнє збереження запису;

• останнє вилучення;

• останнє вирізання чи вставка;

• останнє введення символів.

Самі дії відміни також можуть бути відмінені. Наприклад, після відміни введення в меню редагування Правказ'явиться команда Відновити поточне поле/запис замість команди Відмінити введення тексту.

Вилучення записів

Якщо вам необхідно вилучити весь запис, клацніть на полі маркування запису або скористайтесь клавішами переміщення, для того щоб перейти до потрібного запису, а потім з меню редагування Правкавиберіть команду Виділити запис.У колонці виділення запису з'явиться символ поточного запису, а весь рядок буде виділений. З меню Правкавиберіть команду Видалити (Видалити запис)або натисніть клавішу <Del>.Access вилучить запис і відобразить діалогове вікно, в якому потрібно підтвердити (кнопка Да) чи відмінити (кнопка Ні)вилучення.

3. Робота з таблицею ВИДАНО.

Проводиться аналогічно до розглянутих вище

Виконання завдання №3.

Проектування нашої бази даних можна вважати завершеним. Залишилося тільки встановити постійні зв’язки між таблицями для того, щоб можна було вибирати дані з декількох таблиць у відповідності зі значеннями збіжних полів. Для цього:

- клацніть на інструменті (Схема даних),або виберіть команду Схема даних в меню Сервіс. На екран буде виведено вікно Схема даних та діалог Добавлення таблиці, в якому додайте до вікна Схема даних три створені таблиці і закрийте вікно діалогу. На екрані з’явилося схематичне зображення трьох таблиць. Якщо в процесі роботи з діалогом добавлення таблиць ви допустите помилку, наприклад не вкаже всі необхідні таблиці, його завжди можна викликати з контекстного меню, викликаного для вільного місця робочого поля вікна Схема даних

- створіть зв’язки між таблицями, поміщеними в схему шляхом перетягування поля з однієї таблиці до відповідного поля на іншій таблиці. Для виконання завдання зачепіть поле Інв№ у таблиці КНИГИ і протягніть до такого ж поля в таблиці ВИДАНО.Увікні діалогудодатковозадайте властивості зв’язку (цілісність даних, тощо) шляхом відмітки необхідних опцій. На схемі з’явиться лінія, що з’єднує ці поля. Аналогічно встановіть зв’язок двох інших таблиць по полю ЧитКВ№. Результат вірної роботи показано нижче на малюнку.

Виконання завдання №4.

1. Резервну копію роблять так: перейдіть до вікна бази даних, оберіть необхідну таблицю та виконайте команду Правка/Копіювати. Далі оберіть команду Правка/Вставитита у вікні діалогу надайте копії таблиці нове ім’я.

2. Порядок введення нового запису розглянуто в поясненнях до виконання завдання №2.

3. Порядок видалення запису розглянуто в поясненнях до виконання завдання №2.

4. Для пошуку та заміни даних необхідно виділити першу клітинку у стовпчику, що підлягає коригуванню. Обрати команду Правка/Замінити.У вікні діалогу надайте зразок значення, що потрібно змінити, та вірного. Натисніть кнопкуЗамінитьабоЗамінить все.

5. Сортування даних виконується кількома засобами. Перший: оберіть стовпчик, який необхідно відсортувати, та натисніть кнопку на панелі інструментів Сортування зазбільшеннямабо по убуванню. Інший спосіб: провести сортування за допомогою Розширеного фільтра. Цей спосіб допомагає при сортуванні за декількома стовпчиками. Відкрийте фільтр/Розширений фільтр.Оберіть необхідні поля за порядком сортування та для кожного вкажіть порядок сортування. Далі оберіть команду Фільтр/Примінии фільтр.

6. Прийоми фільтрування:

- Фільтр по виділеному: виділить у таблиці слово, по якому маєте відібрати дані. Виконайте команду Записи/фільтр/ фільтр по виділеномуабо оберіть кнопку на панелі інструментів (Фільтр по виділеному).

- Записи/фільтр/ Змінити фільтр: цей інструмент дає можливість фільтрувати за більш складними умовами: по двом або більшій кількості стовпчиків, що зв’язані функцією логіки “И”. Наприклад: книжки видавництва ”МИР” та вартістю менше 20 гривень

- Якщо треба зв’язати умови логічними функціями “И” або “ИЛИ”, то варто використовувати інструмент Розширений фільтр Наприклад: книжки видавництва ”МИР” та (“И”) вартістю менше 20 гривень або (“ИЛИ”) більше 40 гривень.

Далі для всіх випадків оберіть команду Записи/Примінити фільтр.Щоб зняти фільтр необхідно скористатись кнопкою панелі інструментів (Зняти фільтр),або командою Записи/ Зняти фільтр.

Контрольні запитання.