Контроль стану збереження основних засобів

Тема 5

Контроль основних засобів і нематеріальних активів

Завдання, напрями та джерела інформації для контролю

Завдання контролю:

− здійснити оцінку стану збереження й ефективності використання основних засобів та нематеріальних активів;

− установити факти порушень чинного законодавства щодо правомірності та обґрунтованості управлінських рішень керівництва підконтрольного підприємства при придбанні, використанні, реалізації і ліквідації окремих об’єктів основних засобів і нематеріальних активів;

− розробити заходи з реалізації результатів контролю.

Джерела інформації для контролю:

1). Наказ (положення) про облікову політику підприємства;

2). Первинні документи з обліку надходження, передавання, реалізації, інвентаризації, нарахування амортизації (зносу), ліквідації об’єктів основних засобів і нематеріальних активів: накладні, акти приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів, акти здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів, акти ліквідації основних засобів, відомості нарахування амортизації (зносу), інвентарні картки обліку основних засобів, довідки бухгалтерії, акти переоцінки, дефектні акти, акти виконаних робіт по ремонту основних засобів, кошториси та угоди на капітальний ремонт, технічне обслуговування основних засобів підрядними організаціями, відомості обліку нематеріальних активів і нарахування амортизації, документи на право використання об’єктів нематеріальних активів, майнові права, технічна документація тощо.

3). Регістри синтетичного і аналітичного обліку: інвентарні картки обліку основних засобів і нематеріальних активів; описи інвентарних карток з обліку основних засобів; картки групового обліку основних засобів (для нарахування зносу та амортизації у розрізі груп основних засобів); інвентарні списки основних засобів і нематеріальних активів, які ведуться матеріально-відповідальними особами структурних підрозділів підприємства, де вони використовуються або знаходяться; оборотні відомості в бухгалтерії у розрізі груп об’єктів основних засобів і нематеріальних активів за матеріально-відповідальними особами та у цілому по підприємству; Журнали 3, 4-5 (5А), машинограми по кредиту рахунків 10-16, 83 і рахунків класу 9 та відомості до них, Головна книга;

4). Фінансова, податкова та статистична звітність у частині показників, що характеризують основні засоби та нематеріальні активи підприємства;

5). Документи, що узагальнюють результати попередніх перевірок державних контрольних органів.

Контроль стану збереження основних засобів

Напрями контролю:

1) перевірка дотримання умов збереження основних засобів:

а) контроль повноти закріплення об’єктів основних засобів за матеріально-відповідальними особами;

б) перевірка стану інвентарного обліку у матеріально-відповідальних осіб і в бухгалтерії;

2) перевірка повноти і своєчасності проведення інвентаризації основних засобів та відображення її результатів у обліку;

3) вибірковий контроль стану збереження основних засобів у структурних підрозділах підприємства.

При організації інспектування (ревізії) основних засобів важливе значення має оцінка стану бухгалтерського обліку та оперативного контролю за їх збереженням, який здійснює бухгалтерія підприємства.

Не можна приступати до перевірки, якщо аналітичний облік основних засобів перебуває у неналежному стані. У такому випадку складається акт, у якому конкретизують недоліки в обліку, надають пропозиції про відновлення та наведення порядку в обліку, встановлюють термін виконання цих вказівок. Контролер має доповісти про це посадовій особі, яка призначила ревізію, або перенести термін проведення ревізії, вирішити питання про відповідальність винних осіб згідно з чинним законодавством.

Контроль повноти закріплення об’єктів основних засобів за матеріально-відповідальними особами в структурних підрозділах підприємства здійснюється методом порівняння даних Головної книги про залишок на перше число місяця за рахунком 10 «Основні засоби» з підсумковими даними оборотної відомості про залишки основних засобів у розрізі матеріально-відповідальних осіб.

Крім того, перевіряється наявність та відповідність оформлення договорів з матеріально-відповідальними особами. Вивчення аналітичних рахунків по розрахунках з оплати праці матеріально-відповідальних осіб, дозволяє виявити факти порушень, коли ці працівники не несуть відповідальності за збереження основних засобів (у зв’язку із перебуванням у довгострокових відпустках по догляду за дитиною до трьох років або тривалим перебуванням на лікарняному з тимчасової непрацездатності, звільненням з роботи без передачі іншим працівникам матеріальних цінностей, які за ними обліковувалися).

Для визначення критеріїв відбору об’єктів для контролю, виявлення взаємопов’язаних порушень, нестач і крадіжок та встановлення їх причин, доцільно здійснити візуальну перевірку наявності угод з працівниками, які тимчасово чи постійно виконують обов’язки матеріально-відповідальних осіб, а також зустрічну звірку через письмовий запит до правоохоронних органів щодо існування заборони деяким працівникам виконувати роботу, пов’язану з матеріальною відповідальністю.

У ході контролю ретельно вивчають матеріали попередніх інвентаризацій. Особливу увагу звертають на своєчасність їх проведення, документальне оформлення та відображення результатів у обліку. Зосереджуються також на об’єктах, які не закріплені за матеріально-відповідальними особами або за якими під час попередніх інвентаризацій встановлені лишки/нестачі. Необхідно пам’ятати, що є випадки формального проведення інвентаризації – дані про об’єкти інвентаризації переносяться в інвентаризаційні описи просто з інвентарних карток чи минулорічних інвентаризаційних описів. Повноту об’єктів інвентаризації встановлюють порівнянням інвентарних описів з даними аналітичного обліку в оборотних відомостях.

Доцільно провести перевірку якості інвентаризації шляхом вибіркової інвентаризації окремих об’єктів основних засобів. Повна інвентаризація призначається в окремих випадках: при встановленні фактів відсутності актів приймання-передавання матеріальних цінностей, при звільненні і прийнятті нових працівників та коли мають місце інші значні порушення чинного законодавства.

Одночасно з проведенням інвентаризації виявляється чи встановлена пожежно-охоронна сигналізація на приміщення, здійснюється обстеження умов зберігання, використання, технічного стану окремих об’єктів основних засобів: власних, орендованих, тих, які не використовуються, підлягають реалізації, перебувають у запасі, консервації.