Структура і зміст дипломної роботи
Якість дипломної роботи залежить не лише від вдалого добору необхідних матеріалів, а й від умілого використання їх, чіткої організації, систематичності й послідовності викладу, правильного оформлення наукового апарату. Тому важливим етапом підготовки дипломної роботи є складання плану, продумування композиції та ін.
До написання роботи можна приступати лише після завершення добору й вивчення фактичного матеріалу, необхідного для розв'язання обраної проблеми. Значний за обсягом і різноманітний за змістом матеріал має бути чітко систематизований, послідовно викладений. При цьому вирішення основних питань не повинно залишити поза увагою деталі.
Саме такій меті служить складання розгорнутого, логічно розгалуженого плану. План має передбачати порядок і послідовність викладу матеріалу. Він дисциплінує студента й одночасно є достатньою підставою для обговорення роботи з керівником.
Розгорнутий і чіткий план полегшує сприйняття при читанні написаної роботи. Тема дипломної роботи і заходи, які будуть розроблятися в процесі її виконання, визначають структуру та зміст роботи.
Рекомендується виділити: вступ, три розділи, висновки і пропозиції, список використаної літератури та додатки. Орієнтовна форма змісту дипломної роботи наведена в додатку 3. Кожен розділ повинен містити короткий вступ, факти та їх опис, проведене дослідження та підсумок із стислим викладом отриманих результатів.
У вступі (3-5 стор. друкованого тексту) необхідно показати актуальність теми, визначити мету, предмет, об’єкт та методи дослідження, виявити рівень розробок теоретичних основ досліджуваної теми.
Перший розділ (Теоретичні засади організації документно-інформаційної діяльності) (21-24стор.) слід присвятити викладенню теоретико-методичних аспектів досліджуваної проблеми, історіографії предмета дослідження. Для цього студенту необхідно самостійно вивчити літературні джерела (книги, монографії, статті тощо), нормативні документи. Це дозволить усвідомити взаємозв’язок теоретичних основ із загальними тенденціями розвитку документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності на Україні.
У другому розділі. Дослідження рівня документального чи інформаційного
забезпечення діяльності на конкретному підприємстві), обсягом 25-28 стор., треба провести критичний аналіз дійсного стану документно-інформаційного забезпечення діяльності підприємства. Тому необхідно надати діагностику його виробничих можливостей, науково-технічного потенціалу, інформаційного забезпечення, стану організації діловодства, ведення документообігу тощо. Для аналізу можуть бути використані показники статистичної звітності обраного об’єкту дослідження, а також показники, підібрані способом «безпосереднього» дослідження чи отримані шляхом проведення спеціальних досліджень
Рекомендується така схема досліджень: загальна характеристика документально-інформаційного забезпечення діяльності підприємства; історія його створення; характеристика існуючої документаційно-інформаційної системи, її стану та особливостей функціонування на підприємстві; організація руху документної інформації.
Так, результатом виявлення і вивчення організаційно-розпорядчої документації об’єкта дослідження може стати аналіз таких документів як положення, посадові інструкції, функціональні обов’язки, правила, регламенти та інша документована розпорядча документація (накази, рішення, ухвали, вказівки, приписи) та довідкова інформація, схеми руху документних потоків тощо.
Доцільно визначити період, за який проводиться аналіз показників документообігу чи інформаційного забезпечення діяльності, одиниці виміру та врахувати можливість їх порівняння. Бажано, щоб період, за який збирається інформація, був не менш як 3 роки, включаючи рік написання та захисту дипломної роботи.
На основі зібраних матеріалів складаються таблиці, накреслюються схеми прямих і непрямих зв’язків структурних підрозділів та посадових осіб, графіки руху документної інформації, розраховуються відносні та середні величини, проводиться групування інформації, її обробка.
Одним із найскладніших етапів виконання дипломної роботи є розробка третього розділу роботи (21-23 стор.). Студент повинен логічно поєднати свої висновки про необхідність вдосконалення документно-інформаційного забезпечення діяльності підприємства, викладені ним по кожній окремій частині роботи, аргументувати технологію їх впровадження в практичну діяльність об’єкту досліджень і визначити їх ефективність.
Тільки після цього студент зможе формулювати основні висновки про невикористані резерви підвищення ефективності й якості документально-інформаційного забезпечення діяльності підприємства та розробити рекомендації щодо суті досліджуваних проблем.
Висновки і рекомендації (3-4стор.) слід викладати чітко, логічно, достовірно, не перевантажуючи їх цифровими даними та другорядним матеріалом. Доцільно застосувати прикладні програми відповідно до теми дослідження. Висновки повинні містити наукову новизну чи особисту думку автора до уже відомого матеріалу як результату проведеного дослідження.
У додатки до дипломної роботи слід включати: об’ємні таблиці, оперограми, схеми, малюнки та інші ілюстративні матеріали, на які студенту необхідно зробити посилання у тексті дипломної роботи.