Amp;3. Құжат деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар

21. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы құжат бланкісінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы заңдарына және Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 989-96 "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптары" стандартының талаптарына сәйкес орналастырылады.

22. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтайшылық құжаттарына сәйкес көшiрiлiп салынады.
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкiге эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) салынбайды.

23. Құжат ұйым-авторының ресми атауы, оның жоғары тұрған органының ресми атауы тиісті нормативтік құқықтық актілермен және/немесе ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен белгіленген атауларына сәйкес болуы тиіс.
Ұйымның қысқартылған атауы тиісті нормативтік құқықтық актілерде және/немесе құрылтайшылық құжаттарда бекітілген жағдайларда ғана келтiрiледi және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.
Ұйым филиалының, өкілдігінің немесе құрылымдық бөлімшелерінің атаулары, олар құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.

24. Ұйым туралы анықтамалық деректерге поштаның мекен-жайы, телефондардың, телефакстердің, телекстердің нөмірлері, электронды поштаның мекен-жайы, банкі есепшотының нөмірі және ұйым қажет деп тапқан басқа да мәліметтер енедi.

25. Ұйымнан шығатын құжат түрінің атауы Қазақстан Республикасы заңдарымен, ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледi.

26. Құжаттың уақыты оған қол қойылған немесе бекітiлген уақыт, хаттама үшін - мәжіліс өткен (шешім қабылданған) уақыт, актілер үшін - оқиға уақыты болып табылады. Егер құжаттың авторлары бірнеше ұйым болса, онда құжат уақыты неғұрлым соңғы қол қойылған мерзім болады.
Уақытты сөздi-цифрлы тәсілмен жазу қаржылық сипаттағы мәліметтері бар, азаматтардың, ұйымдардың құқықтарын анықтайтын құжаттарда, сондай-ақ нормативтік құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда пайдаланылады. Қалған жағдайларда цифрлық тәсіл қолданылады. Құжаттың күні мен айы екі жұп араб цифрымен нүкте арқылы бөлінiп, жылы - төрт араб цифрымен айдан нүкте арқылы бөлінiп ресімделеді. Егер күннiң немесе айдың реттік нөмірі бір цифрдан тұрса, онда оның алдына нөл қойылады. Құжаттың қол қойылатын, бекітiлетiн, келісiлетiн уақыттары, сондай-ақ құжат мәтінінде бар уақыттар цифрлық тәсiлмен мына ретте ресімделеді: күні, айы, жылы.

27. Құжаттың тіркеу нөмірі, оның жеке корреспонденттік нөмірінен, орындаушы - құрылымдық бөлімшенің индексінен және құжаттың тіркеу-есепке алу нысанындағы реттік нөмірінен тұрады. Тіркеу нөмірі құжат жолданатын кезде ұйымның істер номенклатурасы бойынша iс индексімен толықтырылады. Бастамашылық құжаттарда реттік нөмір нүктемен бөлінеді.
Іс жүргізу қызметi аяқтамаған және орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін, келесі жылға өткен құжат қайта тіркеуге жатады. Құжатқа тiркеу-есепке алу нысанында жаңа реттік нөмір берiледi, бұрынғысы - жақшаға алынады.
Бiрнеше ұйым бірлесіп жасаған құжаттың тіркеу нөмірі ұйымдар - авторлар берген тіркеу нөмірлерінен тұрады, олар құжаттағы авторлар көрсеткiштерi ретiнде қиғаш сызық (бөлгiш) арқылы қойылады.

28. Кiрiс құжатының тiркеу нөмiрiне және уақытына сiлтеме жауап-құжатта берiледi.
29. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерiн құрастырған кезде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерi көрсетiледi.
30. Қол жеткiзудi шектеу белгiсi (таңба) нешiншi дана екенi көрсетiлiп бiрiншi парақтың жоғарғы оң жақ бұрышынан қойылады.

31. Ұйым құжатын жолдаған кезде, құрылымдық бөлiмшелер адрес атауларын атау септiгiнде, құжат бағытталған тұлғаның лауазымын - барыс септiгiнде көрсетедi. Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйым атауы алушы лауазымы атауының құрамына енедi.
Ұйым iшiндегi хат алмасу кезiнде лауазымды тұлғалардың фамилиялары мен аты-жөндерiн ғана барыс септiгiнде көрсетуге болады.
Егер құжат бірнеше тектес ұйымдарға бағытталған болса, олар жинақталып көрсетiледi.
Құжатта адрес төртеуден артық болмауы керек. Екінші, үшінші, төртінші алушыға "Көшірме" сөзi жазылмайды. Алушы қатары көп болса, құжатты тарату тізімі (тізілімі) жасалады және құжаттың әрбiр данасына бiр-бiр адрестен көрсетiледi.
Құжатты заңды тұлғаға жолдаған кезде пошталық мекен-жайы көрсетілуі мүмкiн. Құжатты жеке тұлғаға жолдағанда пошталық мекен-жайы, содан кейін - алушының фамилиясы мен аты-жөнi көрсетіледі.

32. Құжаттарды бекiту - бекiту белгiсiн қою немесе өкiмдiк құжат (6-қосымша) шығару арқылы жүзеге асырылады. Өкiмдiк құжат қосымша түсiндiрулер мен жазбаша өкiмдер қажет болған жағдайда шығарылады.
Құжаттың бекiту белгiсi құжаттың бiрiншi парағының оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады. Бұл белгi "БЕКIТЕМIН" сөзiнен, лауазым атауынан, қойылған қолдан, есiмнiң бас әрпiнен, фамилиядан және бекiту уақытынан тұрады.
Құжатты лауазымы тең екі немесе одан да көп тұлғалар бекіткен кезде бекiту белгiсi ұйымдар атауларының әлiпбилiк ретiмен орналасады.
Құжатты қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекіткен кезде бекіту белгісі "БЕКІТІЛДІ" ("БЕКІТІЛГЕН", "БЕКІТКЕН") деген сөзден, өкiмдiк құжаттың көмектес септігіндегi түрiнен, оның уақыты мен нөмірінен тұрады.

33. Бұрыштама құрамына орындаушының (орындаушылардың) фамилиясы, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзiмi, қойылған қолы, уақыты енедi. Тапсырма лауазымы тең екi немесе бiрнеше тұлғаға берiлген жағдайда, жауапты орындаушы тапсырмадағы бiрiншi көрсетiлген тұлға болып табылады. Оған бiрлесiп орындаушыларды шақыру және олардың жұмыстарын үйлестiру құқығы берiледi.
Бұрыштама құжаттың бiрiншi парағына, оның жоғарғы бөлiгiндегi мәтiннен бос орынға қойылады.
Бұрыштаманы кiрiске алынған тiркеу нөмiрiн бұрыштамаға қатысты (орындаушылар фамилиясынан, тапсырма мазмұнынан, орындалу мерзімінен, қойылған қолы мен уақытынан басқа) және құжат деректемелерi туралы белгiлердi (авторды, құжаттың шығыс нөмiрi мен уақытын) мiндеттi түрде көрсете отырып жеке бланкiде (фишкiде) ресiмдеуге болады.

34. Мәтiнге қойылатын тақырып қысқа, әрi мәтiннiң мазмұнын дәл беретiн болуы керек. Тақырып соңына нүкте қойылмайды.
10 жолдан аз мәтiнге және А5 пiшiндi бланкiге жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.
35. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Контроль", "Бақылауға алынды", "Взято на контроль" сөздерiмен немесе мөртабандармен, арнайы (литерлi) "Б", "К" әрiптерiмен белгiленiп құжаттың бірінші парағына, оның жоғарғы сол жақ жиегіне қойылады.

36. Құжат мәтінi байланыстырғыш мәтіндер, сауалнамалар, кестелер немесе олардың қосындысы түрінде ресімделеді. Әдетте байланыстырғыш мәтiн екi бөлiмнен тұрады. Бірінші бөлімінде өтініштер, ұсыныстар көрсетіледі, екіншісінде - негіздеулер, дәлелдер келтіріледі. Кейбір жағдайларда бірінші бөлімінде құжат жасаудың себептерi, негіздерi, мақсаттары, екіншісінде - шешімдер, қорытындылар, өтініштер, ұсынымдар көрсетіледі. Басқа ұйымдар құжаттары негiзiнде немесе бұрын шығарылған құжаттарды негізге ала отырып дайындалған құжат мәтінінде олардың деректемелері берiледi.
Мәтiндi сауалнама түрiнде құрастырған кезде нышан атаулары зат есiм тұлғасында немесе екiншi жақтағы етiстiктi сөз тiркестерiмен осы шақтың, не өткен шақтың көпше түрiнде жазылады.
Кесте бағандары мен жолдарының тақырыптары зат есімнiң атау септігінде жазылуы тиіс. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыптарға үйлесіп тұруы керек. Егер кесте екі не одан да көп параққа басылатын болса, онда кесте бағандары нөмірленеді де келесі беттерге олардың тек нөмірлері ғана басылады.

37. Құжат мәтінінде аталған қосымшасы бар-жоғы туралы белгіге ол қосымшаның қанша парақ, қанша дана екенi, қай тiлде жазылғаны көрсетiледi.
Құжат мәтінінде аталмаған қосымшасы болса, олардың нөмiрлерi, атаулары, парақтар саны, қанша дана екенi, қай тiлде жазылғаны көрсетіледі.
Өкiмдiк құжат қосымшаларындағы бірінші парақтың жоғарғы оң жақ бұрышына қосымшаның реттік нөмірі, өкімдік құжаттың атауы, оның уақыты және тіркеу нөмірі көрсетіліп "Қосымша" сөзі жазылады.

38. Құжатқа қойылған қолда қол қойған тұлға лауазымының атауы; құрылымдық бөлімшенің және ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса); жауапты тұлғаның өз қолы және қойылған қолдың толық мәнi (есімінің бас әрпі мен фамилиясы) қамтылады. Құжатқа лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде, олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлiмшелердiң ресми атауларындағы әлiпбилiк ретпен орналасады. Құжатқа бiрнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінiң лауазымдық бағыныстылығына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады. Комиссия жасаған құжатта қол қоюшы тұлғалардың лауазым атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі. Ұйымның алқалы органдары (алқалар, кеңестер және басқалары) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етушi және жазбаны жүргiзушi тұлға) қол қояды.
Құжатқа лауазымды тұлғаның міндетін атқарушы лауазымы мен фамилиясын көрсетіп қол қоюы мүмкiн. Қол қойғанда "үшін" көмекші сөзiн қосуға, "Орынбасары" деген жазуды немесе қызмет атауының алдынан қиғаш сызықты (бөлгiштi) қолдан қоюға жол берілмейді.
Құжатқа өшпейтiн төзiмдi сиялармен қол қойылады. Ұшып кететiн сиялар құйылған фломастер және автоқаламмен қол қоюға рұқсат етiлмейдi.

39. Құжаттың келісу белгісі құжаттағы соңғы парақтың төменгі сол жақ бұрышынан қойылады. Бұл белгi "КЕЛІСІЛДІ" ("КЕЛIСIЛГЕН") сөзінен, құжатты келісетін тұлғаның лауазымы атауынан (ұйым атауын қоса алғандағы), жауапты тұлғаның өз қолынан және қойылған қолдың толық мәнiнен, келісу уақытынан тұрады. Құжат лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалармен келісілген кезде келiсу белгiлерi ұйымның ресми атауларындағы әліпбилік ретпен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде, келiсу белгiлерi қызметтерiнiң лауазымдық бағыныстылығына сәйкес орналастырылады.
Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу белгісінде құжат түрi, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмiрi көмектес септiгiнде көрсетiледi.
Құжатты бiрнеше ұйыммен сырттан келiсу - келiсу парағы арқылы ресiмделуi мүмкiн (7-қосымша).

40. Iшкi келiсу құжат жобасына орындаушының, мүдделi лауазымды тұлғалардың, қажет болған жағдайда қаржы, экономика және заң қызметтерi жауапты тұлғаларының бұрыштама қоюы жолымен ресiмделедi. Бұрыштамада бұрыштама қоюшының қолы, оның толық мәнi (есiмiнiң бас әрпi, фамилиясы), уақыты, қажет болған жағдайда бұрыштама қоюшының лауазым атауы қамтылады. Ескертулер құжат жобасына қоса берiледi және оған қол қойылады. Бұрыштамалар құжат жобасының соңғы парағына, оның өң бетіне қойылады.

41. Мөр құжаттағы лауазымды тұлға қойған қолдың түпнұсқалығын куәландырады (8-қосымша). Бланкiсiз құжаттар ұйым мөрiмен куәландырылуы тиiс. Бланкiдегi құжаттар Қазақстан Республикасы заңдарында қарастырылған кейбiр жағдайларда болмаса, мөрмен куәландырылмайды.
Мөр бедері лауазым атауы мен қойылған қол бөлігін қамтитын болуы керек.

42. Құжат көшірмесін куәландыру туралы белгi оған заңдық күш беру мақсатында қойылады. Бұл белгi "Дұрыс" деген куәландыру жазбасын, көшірмені куәландырған тұлғаның лауазым атауын, оның өз қолын және қойылған қолдың толық мәнiн, ұйымның мөрін, куәландырылған уақытын қамтиды.

43. Құжатты орындаушы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөздi, құжатты орындаушының фамилиясын, аты-жөнiн (өз есімінің және әкесі есімінің бас әріптерін), оның телефон нөмірін қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағына, оның өң бетіне немесе қайырма бетіне сол жақ төменгі бұрышынан жазылады.

44. Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың тіркеу нөмірі мен уақытына сілтеменi (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы жөнінде қысқаша мағлұматты), "Іске" сөзін, құжат сақталатын iстiң нөмiрiн қамтиды.
Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгіге қол қойылады және ол құжаттың бiрiншi парағына, оның өң бетіндегi сол жақ төменгі бұрышынан немесе оның қайырма бетiнен қойылады.

45. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі кiрiс құжатының нөмiрiн қамтиды және құжаттың бірінші парағына, оның оң бетіндегi оң жақ төменгі бұрышынан қойылады.

46. Файлдың атын, оператордың кодын, уақытын және құжаттың әрбiр парағына сол жақ төменгi бұрышынан қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгi (колонтитул) құжаттың электрондық көшірмелерiне идентификатор (сәйкестендiргiш) болып табылады.