Фермер, производитель с/х продукции 2 страница

Внешняя среда

Цель

отбора информации.

Распределение

информации по степени важности

Внешняя среда

Получение

информации

Поиск необходимой информации

Уничтожение устаревшей информации

Порядок сбора обработки и структурирования информации

Не менее важен такой фактор, как объем информации. Ведь чем большей информацией не избыточной) распола- гает организация о внутренней и внешней среде, тем у нее больше шансов достичь устойчивого развития.

При сборе, обработке и структурировании информации принимаются во внимание следующие характеристики: объем, достоверность, ценность, насыщенность игриф информации (рис.4.14).

Рис. Характеристики

Рассмотрим более подробно вопросы, связанные с инфор- мационным обеспечением деятельности деловых организаций, которые по данному ранее определению относятся к откры- тым, управляемым динамическим системам с целенаправлен- ным действием. Эффективное управление организациями та- кого типа может быть реализовано только при правильном информационном обеспечении. Как мы уже говорили, основой целевых установок большинства деловых организаций являет- ся коммерческая идея.

Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет инфор- мацией, поэтому ценность информации для деловой организа- ции определяется во многом такими свойствами, как опера- тивность, достоверность и надежность.

Оперативность(своевременность) получения информа- ции. Важность своевременного получения информации была установлена достаточно давно. По мнению М. Вебера, одного из основоположников науки об организации, проводившего в начале XX века детальное изучение бюрократической систе- мы, одним из определяющих факторов повсеместного господ- ства бюрократии является открытый доступ к новейшей ин- формации, дающий возможность принимать эффективные решения и предвидеть конечные результаты.

Однако по мере развития и усложнения иерархических систем управления организациями на пути реализации этого фактора возникают все большие трудности. Запаздывание ин- формации, возникающее из-за задержек при передаче по кана- лам информационного обмена как вне, так и внутри организа- ции, сказывается на ее работе. В сложных мно-

гоуровневых системах управления деловой организацией скорость прохождения информации настолько замедляется, что зачастую управленцу приходится принимать решения, на- целенные на перспективу, на основе уже давно устаревшей информации.

Достоверность и надежностьинформации. В каналах пе- редачи информации искажения могут быть вызваны как тех-

так и социально-психологическими причинами.

Наслоение на передаваемую информацию личного и группо- вого интереса является главным социально-психологическим фактором. Известно, что некоторые недобросовестные пред- приниматели прибегают к умышленной дезинформации, что- бы ввести в заблуждение клиентов, конкурентов или контро- лирующие органы.

Использование в работе деловой организации недостовер- ной или заведомо ложной информации может отрицательно отразиться на ее развитии. В отдельных случаях использова- ние ложной информации может повлечь за собой крах органи- зации, поэтому, беря на вооружение любую информацию, не- обходимо убедиться в ее достоверности и надежности.

Под надежностью информации понимают степень ее со- ответствия реальной ситуации, конкретным целям организа- ции и методам управления. Понятие надежности тесно пере- плетается с представлениями о достоверности информации, которая, в свою очередь, непосредственно связана с коммер- ческойбезопасностью.

При оценке достоверности получаемой информации целе- сообразно разделить ее на три информационных категории:

• информационные сообщения, полученные из источника, о котором вы собираете информацию;

• информация, полученная из независимых источников;

• информация, полученная из неофициальных источников.

Информацию, входящую в первую категорию, получают из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия, включая каталоги, проспекты и рекламные со- общения. Могут приниматься во внимание данные статисти- ческой отчетности, сведения о финансовой деятельности, официально представляемые в соответствующие государст- венные органы, а также высказывания сотрудников предпри- ятия во время официальных мероприятий и при личных кон- тактах.

Информацию, относящуюся ко второй категории, иногда удается получить от организаций, которые сотрудничают с

интересующим нас предприятием, и в государственных орга- нах, осуществляющих контроль за деятельностью организа- ций. К ним относятся: судебные, исполнительные и налоговые инспекции.

Информация двух первых категорий отличается друг от друга не только содержанием, но и уровнем ее достоверности. В первом случае мы имеем дело с информацией, в которой яв- но приукрашены положительные аспекты деятельности орга- низации и скрыты ее отрицательные стороны, поэтому уро- вень достоверности этих источников информации может быть охарактеризован как средний. Источники информации второй категории имеют, как правило, сравнительно высокий уровень достоверности. Однако в этом случае мы получаем, в основ- ном, негативную информацию.

Сведения, получаемые на уровне неофициального обще- ния, занимают промежуточное положение между двумя пер- выми категориями информации. Эти сведения принято назы- вать слухами и считать ненадежной информацией. Тем не ме- нее, такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована проверки информации, по- лученной из других источников, или для уточнения имеющей- ся в распоряжении официальной информации.

Некоторые источники утверждают, что уровень достовер- ности неофициальной информации достигает иногда 90%. В менеджменте принято относить к высокому уровню достовер- ности неофициальную информацию, содержащую сведения о кадровых перестановках, об изменениях в кадровой структуре о предстоящих сокращениях, а также о сущест-

вовании неформальных отношений между сотрудниками раз- личных предприятий.

Каждая организация должна стремиться к тому, чтобы по- лучить исчерпывающую информацию о деятельности своих конкурентов, партнеров и даже клиентов. Но в то же время необходимо заботиться о и том, чтобы закрытая информация не стала достоянием сторонних лиц. В этой связи уместно

упомянуть о грифе информации. Гриф информации в совре- менных условиях приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связаны представления об информации, со- держащей сведения о государственной или коммерческой тайне.

К закрытой информации относятся секретные, совершенно секретные сведения и информация особой важности. Распро- странение закрытой информации преследуется законом. Кон- фиденциальными сведениями можно считать информацию для служебного пользования.

В потоке информации, используемой деловой организацией, следует выделить два направления: информационный обмен с окружающейсредойикоммуникациивнутриорганизации.

В информационном обмене системы с окружающей средой могут быть выделены два основных вида информации: вход- ная информация и выходная. Существуют различные способы получения и распространения информации, а также способы защиты внутренней информации от несанкционированного доступа.

Входная информация отражает структуру рынка, содер- жит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества. Первоочеред- ной задачей управленческого звена организации, безусловно, является анализ структуры рынка и маркетинговый анализ, поскольку встроенной целью любой деловой организации яв- ляется коммерческая идея. Ее реализация рассматривается с позиции удовлетворения запросов потребителя, поэтому обра- ботку поступающей в систему маркетинговой информации ре- комендуется осуществлять в следующей последовательности:

• определение потребностей рынка;

• выявление товаров и услуг, способных удовлетворить по- требности рынка;

сбор анализ информации о конкурентах, оценка конку- рентоспособности отобранных для реализации товаров и услуг;

• оценка потребительских качеств и доходности выявлен- ного набора товаров и услуг;

• поиск надежных поставщиков;

• оценка возможности удовлетворения спроса путем про- дажи товаров и услуг в рамках реализации коммерческой идеи торгового предприятия;

• организация рекламы и другие мероприятия, способст- вующие повышению спроса на предлагаемый товар или

Заметим, что предлагаемая здесь последовательность обра- ботки информации не является жесткой и однозначной. В за- висимости от конкретных условий она может видоизменяться и

Что касается получения необходимой юридической ин- формации о деятельности государственных органов, то для этой цели удобнее всего пользоваться услугами централизо- ванных юридических баз данных, которые содержат всю не- обходимую информацию одокументах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций. Наиболее рас- пространенными базами данных указанного типа в настоящее время являются «Гарант» и «Консультант +».

В части отслеживания социально-экономического состоя- ния общества приходится также считаться и с «капризами мо- ды», которая, несомненно, во многом определяет потреби- тельский спрос.

Выходная информацияявляется активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и спо- собствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность — это самое существенное приложение закона информированности и упо- рядоченности.

Одним из важных видов информационного обмена с окру- жающей средой является информация об имидже деловой ор- ганизации. Любая организация, которая ставит собой коммерческую цель, должна заниматься пропагандой своей

стратегии. Имидж неотделим от целей организации, ее страте- гии и методов работы. Можно, конечно, попытаться сформи- ровать имидж за счет использования средств массовой информации. Но если созданный таким способом положи- тельный образ организации не будет подкреплен практиче- ской деятельностью, то дальнейшая реклама не только не принесет пользы организации, но и нанесет ей дополнитель- ный вред: у большинства потенциальных клиентов эта рекла- ма будет ассоциироваться с тем, что получаемые от средств массовой информации сведения не соответствуют действи- тельности.

Взаимодействие рекламы и имиджа можно представить в виде двух пересекающихся множеств образов и понятий, ис- пользуемых для этих целей (рис.

Рекламный имидж

Реклама Имидж

Восприятие рекламы и имиджа организации

Реклама и имидж тесно переплетаются между собой. Рек- лама формируется с использованием зрительных и текстовых образов, которые направлены на привлечение внимания и мо- гут быть непосредственно не связаны с деятельностью органи- зации или рекламируемыми товарами. Это и красивые фото- графии, и броский текст и даже приятный цвет фона.

Имидж формируется за счет действий и образов, непосредст- венно связанных с реальными объектами самой организации или ее продукцией. В их числе оборудование офиса, поведе- ние сотрудников, сам предлагаемый товар, его упаковка, дру- гими словами все то, что можно реально увидеть, а иногда даже пощупать. Рекламный имидж создается за счет исполь- зования в рекламе реальных объектов, их свойств или изобра- жений.

Чтобы рекламные мероприятия были эффективными, они должны осуществляться в комплексе с выбранным имиджем. Основная цель рекламы — предоставить пользователю необ- ходимую информацию одновременно с формированием имиджа. При этом реклама должна вызывать доверие у людей. Создавая свой имидж, компания должна ориентироваться на тот вид деятельности, который для нее является основным. Конкретизация вида деятельности при формировании имиджа позволит уменьшить дальнейшие расходы на рекламу. При этом важно, чтобы предприятия был достаточно ус- тойчивым и как можно меньше зависел от изменений во внешней среде.

Основными источниками объективной и достоверной вы- ходной информации о деятельности организации являются, безусловно, документы и материалы статистической, финан- совой и бухгалтерской отчетности, при составлении которых должны выполняться все требования соответствующих госу- дарственных стандартов. Распространению выходной инфор- мации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе перегово- ров, участия в выставках, проведении презентаций.

Переговоры — это попытка нескольких заинтересованных лиц прийти к соглашению о том, как вести себя по отношению друг к другу. Из наличия общих целей отнюдь не вытекает совпадение или противоположность интересов. В ходе перего- воров речь идет о совместной деятельности двух или более организаций, каждая из которых при этом стремится наиболее эффективно решить свои собственные проблемы.

На практике не всегда удается найти решение, не имеющее отрицательных сторон для каждого из участников перегово- ров. В этом случае приходится прибегать к компромиссному варианту, который вряд ли даст возможность той и другой ор- ганизации извлечь максимальную выгоду из предполагаемого сотрудничества.

При проведении переговоров можно использовать сле- дующие механизмы перехода от одного альтернативного ва- рианта к другому:

• взаимные уступки;

• ссылки на наличие других возможностей;

• нагнетание обстановки;

• угроза прекращения переговоров;

• затягивание времени (уход от темы переговоров, намек на необходимость проведения дополнительного анализа и уточнения рыночных условий);

• требование твердых гарантий;

• ссылка на невозможность применения санкций в случае нарушения договора.

Можно не сомневаться, что умелое использование пере- численных выше приемов обеспечит принятие решения, учи- тывающего интересы всех организаций-участников перегово- ров. .

Выставки. Выставочная деятельность является частью рекламной кампании, направленной на создание имиджа орга- низации, и во многом способствует ее продвижению на рынок. Немаловажной частью этой деятельности является возмож- ность лспользования полноценного информационного обмена с другими участниками выставки и посетителями. На выставке предоставляется возможность не только себя показать, но и на других посмотреть, а также перенять полезный опыт ведущих фирм и наладить новые контакты.

Презентации, как правило, устраиваются в начальный пе- риод работы организации или при освоении нового вида дея- тельности. того, ряд фирм, занимающихся определен-

ными видами деятельности (туристический и шоу-бизнес, рекламная деятельность, продажа автомобилей и др.), прово- дят периодические презентации например один раз в На презентацию приглашаются учредители организации, основ- ные инвесторы, имеющиеся и предполагаемые партнеры. Пре- зентацию, как и участие в выставках, следует рассматривать в

качестве составляющего элемента рекламной кампании, обес- печивающего возможность наиболее полного двустороннего информационного обмена.

В рамках действия закона информированности и упорядо- ченности рассмотрим информационные потоки и связи внут- ри организации, которые реализуются в соответствии с ие- рархической структурой. В связи с этим целесообразно выде- лять восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразде- лениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует информационный обмен между неформальными группами и межличностные коммуникационные связи. Для координации информационных потоков в организации, как правило, созда- ются специальные информационные службы. Они есть и в крупных магазинах, и в банках, и в различных обслуживаю- щих фирмах.

Умение правильно организовать информационный обмен и обеспечить использование высококачественной информации в значительной мере определяют эффективность работы систе- мы управления и организации в целом. Эта задача может быть успешно решена только в результате анализа действия всех информационных потоков как внутри, так и вне организации.

Информационная упорядоченность организационной сис- темы определяется структурой организации, которая является одним из важнейших элементов ее информационной среды. Чтобы осознать это, следует представить себе, что сама орга- низация, работающие в денежные и материальные

ценности на определенных этапах управления из реально су- ществующих материальных объектов превращаются в инфор- мационные массивы, для которых должны соблюдаться тре- бования полноты и упорядоченности.

Этот момент особенно четко проявляется, когда мы при- нимаем управленческие решения с использованием автомати-

зированной системы управления или работаем с вычислитель- ной моделью, реализованной с помощью программных средств на ПЭВМ. Здесь реальный объект отображается в виде файлов, в которых каждый объект или процесс представляют собой последовательность нулей и единиц. Поэтому не только материально-финансовая деятельность организации, но и ее структура как информационный объект должны удовлетво- рять требованиям информированности и упорядоченности.

Требование информированности означает, что информаци- онное описание объекта должно быть исчерпывающим. Но это- го недостаточно. В организации должен быть установлен стро- гий организационный порядок, т.е. должна быть разработана четкая организационная структура. Если этого не сделать, то организация будет неуправляемой. Хорошо известно, что нель- зя управлять беспорядком, поэтому работа должна

протекать в упорядоченном информационном пространстве, причем в понятие информационного пространства должно вхо- дить и описание регламентирующего действие самой организации. В структуре организации должны быть преду- смотрены все подразделения, обеспечивающие достижение по- ставленной цели. Если указанное условие не соблюдается, то информация об организации будет неполной и требование ин- формированности для нее будет невыполнимо.

При разработке организационной структуры мы пользуем- ся не только той информацией, которая в буквальном смысле слова находится у нас под руками, но и используем информа- цию, накопленную за долгие существования других ор- ганизаций в обществе. Это собственные знания и опыт, а так- же сведения о работе организаций аналогичного типа.

Проблемы информированности возникают в организациях в процессе контроля и проверок, например, при проведении экспертной оценки их деятельности. При этом сначала выяс- няется цель организации, затем анализируется соответствие организационной структуры и внутреннего порядка постав- ленным задачам. Только после этого делаются окончательные

Важно обратить внимание на то, что существующий в организации информационный порядок является вполне само- стоятельным объектом. Действительно, можно сменить руко- водителей или членов набрать новых сотрудни-

ков и заново сформировать коллектив, а организация, благо- даря накопленному заделу и опыту, будет продолжать работать, используя имеющиеся источники информации. Од- нако следует избегать излишнего преувеличения роли инфор- мационного порядка. Его возможности могут быть реализова- ны только при наличии соответствующего материально- технического обеспечения в сочетании с высоким профессио- нализмом персонала организации.

Рассматривая закон информированности и упорядоченно- сти, нельзя обойти вниманием проблемы, связанные с влияни- ем новых информационных технологий на развитие деловых организаций. Стремительное развитие технологий управления, основанных на использовании электронной вычислительной техники и современных средств коммуникаций, значительно расширило возможности организаций в деле решения задач обеспечения полноты и упорядоченности информации.

До конца 60-х годов XX столетия развитие экономики оп- ределялось понятиями и законами, выработанными классика- ми экономической теории, в частности К. Марксом и Д. Кейн- сом. Уже в начале 70-х годов ситуация стала меняться. Эко- номисты осознали, что использование в процессах управления представления об информации и информационных продуктах (программах, обеспечивающих решение задач управления) как о самостоятельных объектах дает эффекты, которых никогда не удавалось добиться ранее. Полученные результаты не ук- ладываются в прокрустово ложе гениальных разработчиков- классиков экономических учений. В 90-е годы было установ- лено, что пр'оцедуры управления производством и реализаци- ей товаров, основанные на использовании сетевых информа- ционных технологий, ведут к серьезным изменениям всех эта- пов процесса движения продукции от производителя до потребителя.

В части полноты информации использование современных сетей связи, например Интернет, обеспечило доступ как к ин- формации внешних организаций, расположенных во всех час- тях света, так и к централизованным базам данных, которые представляют собой огромные по объемам хранилища упоря- доченной информации.

Средства сети позволяют не только получать информацию, но и создавать собственные хранилища информации, структу- рированной в соответствии с целями деловой организации, и передавать другим организациям информацию о своей деятельности. Создаваемые в сети электронные представи- тельства, которые являются виртуальным отображением организации, доступны людям во всем мире. Теперь лицу, за- интересованному в информационном обмене с какой-либо ор- ганизацией, достаточно обратиться в ее электронное предста- вительство, набрав соответствующий адрес в сети.

Распространение во всем мире средств электронной ком- муникации и развитие инфраструктуры связи привели к соз- данию нового вида информационных технологий, основанных на работе с глобальными сетями связи. Наличие сетевых тех- нологий способствовало повышению значимости закона ин- формированности и упорядоченности в современных рыноч- ных условиях.

В теории и практике управления материальными и финан- совыми потоками в сфере производства и обращения появи- лись не осязаемые в классическом смысле этого слова объек- ты, которые нельзя увидеть и тем более пощупать. Тем не менее их использует достаточно большое количество совер- шенно реальных людей. Такие объекты получили название виртуальных

Заметим, что буквальный перевод с английского слова

«виртуальный» — это несуществующий, воображаемый объ- ект. Людей, работающих с информацией (знаниями) на вирту- альных предприятиях, часто называют «знающими людьми».

время предприятия существуют

не только в сфере производства и товародвижения, но и в об- ласти управления финансовыми потоками. Свои сайты есть у политических партий, средств массовой информации, фирм, занимающихся медицинским обслуживанием, шоу-бизнесом, организацией отдыха и т.д. Есть сайты знакомств, развлече- ний. Бурное развитие сетевых технологий управления в про- цессах реализации товаров и услуг привело к появлению но- вых, но уже достаточно устоявшихся к настоящему времени понятий, таких как электронная коммерция, электронная торговля и виртуальный магазин.

Электронная коммерция — это ведение бизнеса с исполь- зованием современных информационно-коммуникационных технологий.

В информационном бюллетене о программах Европейского изданном в г., изложены материалы принятого на совещании министров стран «большой семерки». В разделе «Глобальный рынок для малых и средних предпри- ятий (SMEs)» отмечается, что использование сетевых техноло- гий и развитие системы электронной коммерции ведет к рево- люционным преобразованиям методов ведения бизнеса. Пред- полагается, что влияние электронной коммерции не только на отдельные предприятия, но и на всю производственно- сбытовую структуру стран в целом будет всеобъемлющим.