Підсумкова документація по контролю

Менеджер повинен уміти грамотно оформляти підсумкову документацію по контролю. Потрібно знати критерії оцінки виконання завдання. Якщо такі критерії є кількісними або якісними показниками, то оцінити роботу не так вже і складно. Але якщо виконану роботу в таких показниках оцінити не можна, то виникає проблема, як проконтролювати виконання завдання. Порівняєте два приклади.

Приклад 1. Критерій збільшення кількості деяких виробів, що випускаються, — від 100 до 200 шт. в 1 ч. Робітник тривалий час продовжує випускати 110 шт. в 1 ч і не прагне до зростання продуктивності своєї праці. В цьому випадку менеджер має право поцікавитися і взнати причини, по яких робітник не може наблизитися до цифри 200 шт. в 1 ч.

Приклад 2. Перед цехом коштує завдання виготовити прототип нового автомобіля в шестимісячний термін. В цьому випадку процеси контролю і виміру індивідуальних результатів праці стають складнішими і заплутанішими.

Для полегшення контролю за складними виробничими процесами можна скласти повний список різних етапів і дій, направлених на успішне рішення. Проте існують сучасніші методи. Одним з таких методів є графічне представлення проекту або завдання, яке робить процес виконання завдання і контроль над ним легшим і цікавим. Особливо це важливо для складних завдань. Для цього використовуються лінійні, потокові і інші види діаграм.

Лінійні діаграми — один з найпростіших і поширеніших прийомів, використовуваних для ілюстрації і контролю процесу виконання завдання. Такі діаграми інколи називають діаграмами Гантта, по імені інженера Р. Л. Гантта. Менеджерові досить навіть нашвидку поглянути на таку діаграму, аби легко зрозуміти, на якій стадії знаходиться виконання завдання до будь-якої заданої дати, а також мати можливість порівняти реальне положення справ з планом.

Лінійна діаграма складається з трьох основних елементів.

Вісь часу задає шкалу, на якій оцінюється досягнутий результат. На ній розміщуються будь-які необхідні одиниці виміру: дні, тижні, місяці або ті, які будуть найбільш доцільні для кожного конкретного випадку. Звичайний час відкладається уздовж горизонтальної осі X.

Вісь етапів. Етапи мають на увазі окремі дії, які працівники повинні виконати, просуваючись від однієї контрольної крапки до іншої. Зазвичай ці етапи наголошуються в хронологічному порядку по осі Y.

Лінії. Це відрізки прямих, які малюються на діаграмі. Вони позначають проміжки часу, за які за планом слід виконати певні етапи. Короткі відрізки позначають короткі інтервали часу, довгі відрізки — довгі інтервали часу.

Перевагою лінійної діаграми вважається те, що, завершивши виконання якого-небудь етапу, можна закрасити відповідний відрізок і швидко отримати наочну інформацію про завершені і незавершені етапи.

Діаграми Гантта відрізняє від інших їх простота, прудкість підготовки, використання, невисока вартість. Вони прекрасно личать для контролю як простих, так і складних проектів. Проте інколи вони не можуть показати послідовний розвиток дій, тому неприйнятні для дуже складних проектів.

Потокові діаграми дуже добре ілюструють послідовність перебігу подій. Зовні потокові діаграми відрізняються від лінійних, але вони також складаються з трьох основних елементів.

Етапи. На потокових діаграмах етапи показують у вигляді стрілок, які ведуть від однієї події до іншого і так далі, аж до завершення проекту. При цьому довжина стрілок не обов'язково повинна відображати тривалість етапу. Основна мета стрілки в потоковій діаграмі — проілюструвати послідовність і взаємозв'язок етапів один з одним.

Події. Їх представляють у вигляді пронумерованих кружків, що позначають завершення певного етапу.

Час. Встановлені інтервали часу проставляють на потоковій діаграмі поряд з кожним етапом (стрілкою). Підсумувавши ці інтервали уздовж будь-якої певної дороги, менеджер може встановити загальний час, відпущений на завершення даних дій.

Потокова діаграма ілюструє зв'язок етапів один з одним. Визначивши найтривалішу за часом дорогу, менеджер легко знаходить критичну дорогу всього проекту. При цьому він може використовувати декілька методів.

Метод критичної дороги передбачає, що час, необхідний для завершення кожного окремого етапу, може бути встановлений з досить високою мірою точності. Даний метод виділяє етапи, що визначають тривалість реалізації всього проекту.

Метод програмної оцінки і аналізу {PERT' — program evaluation and review technique) — варіант методу критичної дороги, яка використовується в тому випадку, якщо час завершення окремих етапів проекту не може бути точно встановлений. Цей метод визначає середнє значення часу для можливого завершення проекту, враховуючи методи статистичної обробки даних. В цьому випадку тривалість виконання кожного етапу задана.

Крім того, менеджер може ввести бальну систему контролю, виставляючи бали за кожен чинник, що враховується в роботі, або за поведінку працівників.

Складаючи підсумкову документацію по контролю, менеджер повинен уміти формально документувати результати діяльності працівників. Зазвичай працівники підприємства мають безліч неформальних джерел інформації, що стосуються результатів їх роботи. Неформальні джерела зворотного зв'язку не документуються. Вони можуть бути позитивні (Робота виконана в строк і добре! Молодець!) і негативні (Це ти зробив? Як ти міг? Ти з'їхав з глузду!). Існують важливі приводи для проведення регулярних формальних контрольних оцінок результатів роботи. Менеджер повинен строго документувати всі завдання, що доручаються підлеглим. Це полегшує контроль і допомагає в разі виникнення конфліктних ситуацій, коли підлеглий починає відмовлятися від отриманого завдання або виправдовувати його невиконання. Інколи підпорядкований може стверджувати, що взагалі не отримував завдання. Менеджер повинен оцінювати виконане завдання відповідно до норм і стандартів, прийнятих на даному підприємстві і в галузі.

Норма — деяка неофіційна поведінка, яка розглядається як загальноприйняте на робочому місці.

Стандарт — формальна вимога, що відноситься до виконання обов'язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відносяться: правила, прийняті в організації; обмеження і встановлені процедури; трудові обов'язки і інші формальні схеми дій, як письмові, так і усні.

Унас історично склалося декілька інше визначення понять «норми» і «стандарт». Так, в нашій країні стандартами називають формальні вимоги, затверджені на найвищому рівні управління (державному, галузевому, на рівні підприємства). Інші формальні вимоги, що встановлюються для ділянки, цеху, відділу і підприємства, називають технічними нормами. Те, що ми в даній главі визначаємо як норму, прийнято називати етичними нормами і правилами поведінки.

Розглядаючи контроль як управлінську діяльність, слід зрозуміти, що основним його завданням є кількісна і якісна оцінка і облік результатів роботи будь-якого підприємства. Головними інструментами виконання даної функції, як вже говорилося, є спостереження, перевірка всіх сторін діяльності, облік і аналіз. У загальному процесі управління контроль виступає як елемент зворотного зв'язку, оскільки за його даними виробляється коректування раніше прийнятих рішень і планів.

Контроль річних, місячних, тижневих і денних планів повинен здійснюватися регулярно. Підсумкова документація по контролю є звітом у письмовій формі, що містить наступні питання і відповіді на них:

Що могло бути виконане із задуманих задач/цілей?

Які результати досягнуті?

Що залишилося незробленим і чому (встановити причини, перешкоди)?

Де було втрачено час?

Які можна зробити виводи для попереднього планерування наступного періоду (дня, тижня, місяця)?

До підсумкової документації по контролю відноситься також звітна документація по бухгалтерському обліку, калькуляція собівартості і статистична звітність.

Висновок

Менеджер повинен уміти охарактеризовувати поняття «контроль», головні інструменти виконання функції контролю. На етапі доведення завдання до підлеглих менеджер повинен відповісти на низку запитань (хто, що, чому, коли, як і яким чином, де?).

Література:

Белуха Н.Т. Контроль и ревизия в торговле. – М.: Экономика, 1998.
Бутинець Ф.Ф., Бардаш С.В., Малюга Н.М., Петренко Н.І. Контроль і ревізія: Підручник. – 2-ге видання. – Житомир: ПП „Рута”, 2000.
Довідник працівника державної контроль-ревізійної служби / Стефаник І.Б., Каруца С.М., Рубан Н.І. та ін. – К.: Дія, 2002. – 582 с.
Дрозд І.К. Контроль економічних систем: Монографія. – Київ: Імекс ЛТД, 2004. – 311 с.
Кужельний М.В., Калюга Є.В., Калюга О.В. Контроль фінансової звітності та правильність її складання / За загальною редакцією М.В. Кужельного: Навчально-методичний посібник. – Київ: Єльга Ніка– Центр, 2001. – 235 с.
Мельник П.В. и др. Расследование преступлений в сфере экономике: Учебное практ. пособие. – К.: Фирма „Дия” ЛТД, 1998. – С. 184.
Мурашко В.М. Документальні методичні прийоми фінансово-господарського контролю та їх використання при проведенні ревізії на підприємствах: Матеріали міжнародної науково-практичної конференції „Проблеми удосконалення бухобліку в умовах ринкової економіки. – Полтава, 1999. – С. 231–234.
Стандарти державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна. Затверджено наказом Головку України від 09.08.2002 № 168 і зареєстровано Міністерством юстиції України 17.09.2002 № 756/7004: Довідник працівника державної контрольно-ревізійної служби. – К.: Дія, 2002.
Чувилский Н.П. Расследование преступлений с помощью бухгалтерского учета: Учебное пособие. – 2-е издание. – Волгоград, 1976. – 140 с.