Разработка и разделы должностных инструкций

Лекция № 5

Тема: «Должностные инструкции»

План:

1. Должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание

2. Порядок изменения должностной инструкции варианты должностных инструкций

3. Этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

§ рационально распределить функциональные обязанности;

§ повысить своевременность и надежность выполнения задач;

§ улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;

§ четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

§ конкретизировать права работника;

§ повысить личную и коллективную ответственность;

§ повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

§ организовать равномерную загрузку работников.

Источники разработки должностных инструкций

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

§ организационная и функциональная структура;

§ классификатор функций управления;

§ классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

§ нормативы управленческого труда;

§ положения о структурных подразделениях;

§ результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностейруководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификацииспециалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Разработка и разделы должностных инструкций

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Основные задачи и функции

3. Обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:

§ наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);

§ порядок назначения и освобождения от должности;

§ порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

§ требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);

§ перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:

§ получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;

§ заполнение контрольных карточек;

§ внесение в них отметок о ходе исполнения;

§ ведение сроковой картотеки;

§ передача информации;

§ составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

§ внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

§ ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;

§ обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

§ соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

§ соблюдать установленные сроки подготовки документов;

§ соблюдать этические нормы общения в коллективе;

§ соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

§ изменение структуры организации;

§ переподчинение службы делопроизводства;

§ изменение наименования должности;

§ изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

§ внедрение новых форм и методов организации труда;

§ внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится

в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий -

у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту

разработки, в других организациях - 3 года.

Контрольные вопросы для закрепления:

1. Должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание

2. Порядок изменения должностной инструкции варианты должностных инструкций

3. Этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание

Рекомендуемая литература

- обязательная;

1. Учебник «Организация и экономика фармации». Москва 2002 год. Под редакцией И.В. Косовой.

Дополнительная