Оформлення результатів ревізії

Для відображення результатів комплексної ревізії складаються проміжні та загальний акти.

Акт- це достовірний документ, в якому наводять перелік фактів ви­явлених порушень та недоліків і об'єктивно відображають наслідки ревізії (перевірки) фінансово-господарської діяльності підприємства. Складають акт за формою, затвердженою відомчими положеннями та інструкціями.

* * *

Проміжні акти складаються для оформлення:

• результатів інвентаризації коштів, товарно-матеріальних цінностей,
розрахунків з дебіторами і кредиторами;

• результатів контрольного запуску сировини у виробництво;

• фактів порушення чи зловживання, коли вони можуть бути приховані
до закінчення комплексної ревізії;

• фактів, на підставі яких треба вжити термінових заходів, щоб усунути
порушення чи притягти винних у зловживанні осіб до відповідальності.

Підписуються проміжні акти в такому порядку:

• акт ревізії каси підписує ревізор, головний (старший) бухгалтер і ма­
теріально відповідальна особа (касир);

• проміжні акти інших ділянок, де здійснюється перевірка, підписує ре­
візор та безпосередньо відповідальна посадова особа.

* * *

Загальний акт слугує для оформлення результатів комплексної ре­візії в цілому. Його складають після проведення ревізії, але до закінчення відведеного на ревізію строку. Це роблять з метою точного та об'єктивно­го відображення змісту виявлених порушень. До надрукування акта трап­ляються випадки вмотивованих заперечень та документально підтвер­джених пояснень, за якими ревізор переглядає зафіксовані в акті факти, а при необхідності змінює викладені наслідки перевірки.

В загальний акт ревізії слід записувати всебічно перевірені і доку-• .ментально обгрунтовані факти. По кожному з них повинне бути посилан­ня та порушення відповідного Закону, інструкції, наказу, положення, ін-діого регламентуючого документа чинного законодавства.

Правило.В акті не можна відображати факти на підставі усних заяв та не підтверджені документами.

Зміст акта слід викладати простими, чіткими реченнями. Якщо до акта вносяться виправлення, вони мають бути засвідчені підписами реві­зора, керівника підприємства та головного бухгалтера. Не бажано загро­маджувати загальний акт зайвими численними плановими і звітними по­казниками, розписуванням дрібних порушень, що їх було усунено під час проведення ревізії.

Ревізор не має права припускатись тлумачення виявлених пору­шень висловами "злочин", "крадіжка¹, "шахрай", "сфабрикував", "привла­снив", тощо. Кваліфікаційну оцінку зафіксованих в акті фактів дадуть слідчі і судові органи.

Зміст загального акту охоплює наслідки перевірки всіх передбаче­них програмою ревізії питань, в тому числі і тих, що викладені в проміж­них актах. Його умовно розподіляють на кілька частин:

А. Загальні відомості.

В цьому розділі вказують, що слугувало підставою для проведення ревізії; склад ревізійної групи; тема ревізії; повне найменування підпри­ємства та його підпорядкованість; за який період діяльності підприємства проведено ревізію; прізвища та посади керівників і період, протягом яко­го вони відповідали за стан бухгалтерського обліку; вказуються об'єкти перевірки, по яких ревізію проведено суцільним порядком; фіксується да­та початку і закінчення ревізії; зазначаються термін та суб'єкт проведення попередньої ревізії, стан виправлення виявлених нею порушень; додаєть­ся перелік перевірок, які здійснено після попередньої ревізії. В цій части­ні загального акта окремо вказуються порушення, зафіксовані в акті по­передньої ревізії, для виправлення яких не було вжию належних заходів.

Б. Виробничо-фінансова діяльність.

В цьому розділі акту наводиться перелік основних показників дія­льності підприємства протягом одного - двох років. Тут приводиться аналіз фінансових результатів, розрахунків з бюджетом, з дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, тощо. Відображаються наслідки реві­зії касових операцій, операцій по рахунках в банку; дотримання умов збе­реження коштів та матеріальних цінностей; результати перевірки всіх ді­лянок діяльності підприємства відповідно до програми ревізії.

Всі виявлені факти порушень описуються з дотриманням об'єктив­ності точно, чітко, лаконічно і тільки ті, що підтверджені документами та

безпосередньо перевірені ревізорами в ході комплексної ревізії. Викла­дають факти за окремими розділами в залежності від програми перевірки та специфіки діяльності об'єкта. Наприклад: ревізія каси і касових опера­цій; ревізія операцій за рахунками в банках та інших коштів; ревізія осно­вних засобів; ревізія розрахунків з оплати праці; ревізія формування і ви­користання прибутку.

В. Бухгалтерський облік і звітність.

Цей розділ може бути останнім із підрозділів попередньої частини акту, але його можна виділити й окремо в залежності від виявленого в процесі ревізії. Якщо встановлено велику кількість порушень та стає зро­зуміло, що матеріали ревізії передаватимуться до слідчих органів, то в ак­ті записують кожний епізод зафіксованих порушень в бухгалтерському обліку, кожний факт зловживань.

Загалом в цьому розділі (частині) акту аналізується стан бухгал­терського обліку фінансово-господарських операцій на підприємстві за період перевірки та достовірність складених за цей час звітів.

В разі виявлення масових порушень, наприклад, переплати чи недо­плати по відрядженнях, по оплаті праці, тощо їх записують в накопичува­льні відомості та додають до акта ревізії. В загальному ж акті викладають зміст порушення, підсумкові дані та роблять посилання на додаток. Нако­пичувальні відомості з масових порушень підписує ревізор, головний бух­галтер та посадова особа відповідної ділянки діяльності підприємства.

До загального акта додаються проміжні акти, описи, відомості, роз­рахунки, довідки. До першого примірника загального акта, що залишається у ревізора, додають також пояснення в вигляді розшифровки збитків і до-нарахувань. Узагальнююча цифрова довідка необхідна для подальшого ко­нтролю за виправленням порушень, підготовки рішень за наслідками ревізії та для складання звітів про контрольно-ревізійну роботу.

Загальний акт складається, як правило, в трьох примірниках. При необхідності передачі матеріалів ревізії слідчим органам добавляється їх кількість по одному примірнику в кожен адрес. При врученні акта ревізії керівникові підприємства відбирається його розписка на першому екзем­плярі акта: "Один примірник акта комплексної ревізії з усіма додатками отримав", - підпис, дата.

Відмовитись від розписки керівник не може, як не може відмови­тись і від підписання акта ревізії. Тож загальний акт комплексної ревізії підписують ревізори, керівник та головний бухгалтер підприємства.

В разі виникнення неузгоджень керівник і головний бухгалтер під­писують акт із відповідним застереженням. Письмові пояснення та мотива-

цію незгоди з приводу кожного конкретного порушення вони передають безпосередньо ревізорові, або ж надсилають керівникові суб'єкта ревізії.

Керівник ревізійної бригади повинен ретельно перевірити доказо­вість фактів, зауважень, заперечень, викладених в поясненнях, і скласти письмовий висновок. В разі необхідності слід здійснити додаткову пере­вірку. Текст письмового висновку ревізор повинен узгодити з безпосере­днім своїм керівником і затвердити підписом керівника контрольно-ревізійного відділу.

Трапляються випадки невмотивованої відмови керівника підпри­ємства або головного бухгалтера від підписання акта. Якщо ревізор впев­нений в правильності проведення процесу перевірки та її наслідків, то в такому разі він складає акт про відмову керівника і головного бухгалтера від підпису.

В разі відмови керівника від підпису з усним викладанням мотивів, ревізор вказує їх в акті. Для прикладу можна навести схему акта відмови (схема 3.1).

АКТ

Дата

Назва населеного пункту

Мною, головним контролером-ревізором КРУ в_______________

області___________________ , в присутності

П І. Б. П І.Б працівника підприємства

ознайомлено керівника підприємства_________________ із загальним

п і Б

актом документальної ревізії фінансово-господарської діяльності за пері­
од з___________ до_________ ..

Підписати акт.______________ відмовився без якихось мотивів чи

П [ Б керівника

заперечень. (Або: "за таких мотивів". І далі йде перелік мотивів, запере­чень, зауважень).

Один примірник загального акта керівникові залишено під розписку.
Головний контролер - ревізор:____________

Присутній: підпис_____________

П.І.Б.