ФУНКЦІЇ ТА ОБОВ’ЯЗКИ КОНТРОЛЕРІВ І ЇХ ПОМІЧНИКІВ
Оскільки контролінг явище відносно нове для вітчизняної практики і посади контролера практично не фігурують у штат- них розкладах українських підприємств та організацій, висвіт- лимо дане питання, використовуючи для цього зарубіжний до- свід.
Функції контролерау США, яким є, як правило фінансовий службовець великої або середньої корпорації, зводяться до конт- ролю за бухгалтерським обліком, аудиторством, складанням бю-
джетів і плануванням доходів корпорації, складанням фінансових звітів і сплатою податків корпорацією і т. п. Дані функції контро- лерів базуються не на прямому змісті слова «контроль» — управ- ління; у даному разі мається на увазі прийняття рішень і конт- роль за їх виконанням з метою одержання компанією прибутків. Найбільш яскравим прикладом принципів контролю у загально-
прийнятій практиці є бюджетний контроль, який включає в себе всякого роду оцінки і виміри. Іншими словами, «управляють ме- неджери»; контролер — це всього лише штатний співробітник. Титул «контролер» історично зв’язаний з бухгалтерським облі- ком, а не з «управлінням», оскільки термін «controller» походить від «comptroller», який, у свою чергу, походить від французького
іменника «compte» — рахунок.
Відділ контролю в американських корпораціях є порівняно
новим, проте значення його продовжує зростати.
У деяких корпораціях посада контролера не є виборною: кон-
тролер наймається так само, як і начальники інших відділів. В
інших корпораціях рада директорів вибирає контролера,
обов’язки якого обумовлені в статуті корпорації. По-третє, відділ
контролю створюється на основі рішення виконавчого комітету,
його права і обов’язки визначаються цим же рішенням. Деякі ор-
ганізації визначають обов’язки контролера в наказі, підписаному
президентом.
Обов’язки контролера, які передбачені йому статутом, резо-
люцією виконавчого комітету або наказом президента, як прави-
ло, зводяться до наступних:
1. Обов’язків головного бухгалтера, який відповідає за бухга-
лтерські книги, бухгалтерські рахунки і документи бухгалтерсь-
кого оформлення.
2. Ревізії всіх платежів і грошових виправдних документів
та спостереження за тим, щоб вони належним чином були заві-
рені.
3. Підготовки балансів, фінансових звітів та інших фінансових документів і звітів, а також доповіді президенту про результати діяльності компанії за останній квартал чи фінансовий рік.
4. Спостереження за підготовкою, складанням і зберіганням усіх звітів, балансів, статистики та інших даних, необхідних у відповідності з законом або таких, які необхідні президенту кор- порації.
5. Одержання звітів від агентів і відділів компанії, необхідних для документування діяльності компанії, або для управління і
спостереження за її бухгалтерією.
6. Здійснення загального контролю за бухгалтерським обліком
у всіх дочірніх компаніях.
7. Контроль за веденням і функціонуванням переліку рахунків
та інших правил і вказівок (приписів) бухгалтерського обліку,
виданих будь-яким регулюючим органом.
8. Посвідчення своїм підписом всіх чеків, які скарбник випи-
сує на фонди компанії або її дочірніх фірм, за винятком тих, які
виписані правлінням.
9. Візування оплати всіх розписок, перевідних векселів та ін-
ших розрахунків кредиторів на вимогу президента або іншої пра-
вомірної офіційної особи.
10. Візування всіх наказів, які видаються скарбником, на де-
понування цінних паперів у сейфі компанії у банку або вилучен-
ня з них цінних паперів.
11. Призначення начальника і співробітників відділу внутрі-
шньої ревізії і встановлення їм окладів.
12. Складання бюджету, що висвічує майбутні потреби ком-
панії, відображені на її рахунках і в заявках генерального мене-
джера та інших адміністративних працівників.
13. Контроль всієї документації, конторських процедур у від-
ділах компанії і її дочірніх фірмах.
14. Виконання інших обов’язків і володіння іншими повнова-
женнями, які може від випадку до випадку доручати контролеру
рада директорів або призначати президент.
До інших обов’язків можна віднести питання оподаткування,
страхування власності компанії, довгострокової оренди і керів-
ництва відділом контролю. В деяких компаніях контролер також
відповідає за всі допоміжні підрозділи, такі як телефонний
зв’язок, штат посильних, прибиральників, канцелярію, що реєст-
рує документи, поштовий відділ тощо.
Контролер часто бере участь у роботі різних комісій, таких як
фінансовий комітет, інвестиційний комітет, пенсійна рада, пла-
ново-фінансова комісія, страхова комісія, а також у спеціальних комісіях.
Головним чином контролер займається перевіркою витрат і
грошових надходжень скарбника. Контролер може посвідчувати
розписки перед платежем і часто встановлює методи ведення ра-
хунків у відділі скарбника.
Контролер також надає президенту або скарбнику статистичні
дані, взяті з бухгалтерських звітів та інших джерел, як основу для
поточного і майбутнього фінансування корпорації. У функції ко-
нтролера входить також застосування електронної обробки даних
до бухгалтерських систем і процедур та впровадження і коорди-
нація документопотоку.
Контролери інколи виступають в якості радників, і тоді їх ре-
комендації виконуються керівниками відповідних відділів. Конт-
ролери можуть порекомендувати процедури останнім для функ-
ціонування виробництва або потреб відділу збуту.
Нерідко в діяльності зарубіжних фірм можна зустріти ще й
посаду помічника контролера. Помічник контролера зобов’я-
заний допомагати контролеру у спеціальних галузях (сферах).
Класифікація помічника контролера повинна доповнювати кла-
сифікацію контролера. Якщо основна спеціалізація контролера —
бухгалтерський облік, помічник контролера повинен бути спеці-
алістом з норм затрат, статистики, бюджету, або з інших сфер,
що вимагають спеціальних знань.
Багато компаній мають декілька помічників контролера. Ком-
панія з двома помічниками контролера може зробити одного з
них відповідальним за рахунки у головній книзі і бюджетні (пла-
нові) процедури, а другого — за виробничий облік. У компанії з
трьома помічниками контролера один може відповідати за раху-
нки і методи бухгалтерського обліку, другий — за нормативи і
статистику, третій — за фінансове планування і прогнозування.
Помічник контролера, у свою чергу, перекладає частину своїх
щоденних обов’язків на інспекторів. Мета цього — звільнення ко-
нтролера, по можливості, від поточних питань шляхом поділу зна-
чної частини роботи між підлеглими. Це дає можливість контро-
леру зосереджуватися на процедурних і стратегічних питаннях.