Использование формуляра-образца при создании конкретных документов

Каждый документ состоит из отдельных составляю­щих его информационных элементов, которые называют­ся реквизитами (подпись, печать, текст, название документа). Реквизиты - это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность дос­тупа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основ­ном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гри­фы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она на­зывается постоянной частью, т.е. постоянные реквизи­ты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Дополняющая, конкретизирующая информация вно­сится при этом только при оформлении конкретного до­кумента и называется переменной частью, т.е. перемен­ные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

При подготовке к оформлении документов использу­ют следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 1 А) и Б) ).

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак(знакобслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

Б А
01 02 03 13		01 02 03 13
06 07 14 15		06 07 04 05 08
04 05		09 10 11 12
Заголовочный блок Заголовочный блок 08		14 15
09 10
11 12
18 17 16		18 17 16
Информационный блок Информационный блок
Оформляющий блок Оформляющий блок
20 21 24		20 21 24
22 23 25		22 23 25
27 28 29		27 28 29

Рис.1. Общая структура документа

А) угловой бланк; б) продольный бланк

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-ст).

Общая структура документа согласно ГОСТ Р 6.30 – 97 и с учетом обозначенного разделения на блоки приведена на рис.2.

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения рек­визитов, пунктиром - переменные. Каждая зона опреде­ляется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизи­тов на бланках - угловой и продольный (рис.1).

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой рек­визита Об. Реквизит 06 допускается располагать на уров­не реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон распо­ложения реквизитов размещают одним из способов:

¨ центрованным (начало и конец каждой строки рек­визита равно удалены от границ зоны расположе­ния реквизитов);

¨ флаговым (каждая строка реквизита начинаетсяот левой границы зоны расположения реквизитов).

Вопросы для входного контроля

Рис.2. Схема расположения реквизитов на документе

2. Методические указания по проведению практических и индивидуальных занятий

2.1.В результате изучения дисциплины студент должен:

иметь представление:

· об организации работы с документами на предприятии;

· об организации движения документов на предприятии;

· о Федеральном Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ;

знать:

· ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997;

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

· Постановление Госстандарта № 9-СТ от21.01.2000. Об изменениях к ГОСТ Р 6.30-97. Изменения введены с 01.04.2000 г.

· типовые инструкции по делопроизводству;

· правила и формы деловой и коммерческой переписки;

· структуру и особенности международного делового письма;

владеть навыками:

· составление «заготовок» деловых и коммерческих писем и основных управленческих документов;

· работы на персональном компьютере для подготовки электронных документов;

· работы с основными видами оргтехники и использования средств малой оргтехники;

уметь:

· грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

· составлять деловые и коммерческие письма для свободного и равноправного общения с партнерами;

· использовать в управленческой и другой профессиональной деятельности прикладные программные средства и средства оргтехники.