Документы в деловом общении
Официальные отношения физических и юридических носят формализованный характер, в этом случае необходима систематизация документационного потока. Достижению этой цели способствуют унификация и стандартизация текстов делового общения.
Унификация – это приведение текстов к единообразию. Унифицированные формы документов разрабатываются министерствами, ведомствами для сокращения количества используемых форм (средств) документов и удобства работы с ними.
Стандартизация – юридическое закрепление принятых унифицированных образцов.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты,нои все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, — реквизиты.
Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.
Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.
К элементам оформления документа относятся его реквизиты, а к элементам содержания — структурные части основного текста. Докладная записка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им присущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.
Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Обязательными реквизитами документов, которые имеют юридическое значение, являются: наименование организации – должностного, юридического лица – автора документа, наименование вида документа или жанр документа (заявление, доверенность, расписка); дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа (гриф – специальная на книгах и документах); текст; подпись; печать.
В качестве примера рассмотрим правила оформления даты документа. Дата – один из важных реквизитов любого документа, так как её отсутствие делает документ недействительным и юридически неправомочным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год.
Например: 01.02.2007 Допустимый вариант 01 сентября 2007 г.
Подпись является обязательным юридическим реквизитом любого документа, её отсутствие делает документ юридически несостоятельным.
Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записи текстов документов:
1. Линейная или свободная запись. Предназначена для личных (индивидуальных, неунифицированных) документов, имеющих свободную форму изложения (объяснительная записка, заявление).
2. Трафаретные документы – документы с напечатанной на бланке постоянной частью и пробелами для заполнения изменяющихся данных (справка, контракт).
3. Запись в виде анкеты (личный листок по учету кадров).
4. Запись в виде таблиц, совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы.
5. Запись в виде текстов-аналогов – образцов, предназначенных для составления текста нового документа.
Формализованные типы текстов – трафареты, анкеты, таблицы – являются одним из главных средств унификации документов.
Личные документы
Заявление— документ, адресованный должностному лицу, с просьбой о приёме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Оно пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
Заявление состоит из следующих частей (реквизитов):
1) наименование адресата (должность, инициалы, фамилия);
2) наименование заявителя (должность, фамилия, инициалы; предлог «от» можно пропустить);
3) наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы, без точки);
4) формулировка просьбы с краткой аргументацией (если нужно);
5) подпись;
6) дата.
Образец
Начальнику ПМС 216
С.Г. Алексееву
(от) дорожного мастера
Смирнова И.И.
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 3 (три) календарных дня с 22 марта 2012 г.
Подпись
19.03.2012
Докладная записка — документ, который составляется с целью информирования руководства компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка содержит следующие части (реквизиты):
1) наименование адресата - должность, инициалы, фамилия (справа);
2) наименование структурного подразделения (слева);
3) наименование документа (слева, с заглавной буквы или полностью заглавными буквами, без точки);
4) дата составления и номер регистрации документа;
5) подзаголовок к тексту документа (слева, начинается с предлога «о»);
6) непосредственно текст докладной записки;
7) персональные данные составителя (должность, инициалы, фамилия);
8) подпись составителя.
Образец
Отдел рекламы Генеральному директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ООО «Мечта»
20.01.2012 № 10 В.Л. Горюнову
О командировании специалистов для участия в семинаре
В соответствии с полученным 19.01.2012 от ООО «Экспо» официальным приглашением сотрудникам ООО «Мечта» посетить организуемый ООО «Экспо» международный семинар, посвященный развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу командировать на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2012 по 07.02.2012 следующих специалистов: маркетолога Короткова А.М. и художника-дизайнера Сорокину А.В.
Начальник отдела Подпись М.Ю. Железнов
Объяснительная записка — документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.
Объяснительная записка состоит из следующих частей (реквизитов):
1) наименование адресата (должность, инициалы, фамилия);
2) наименование составителя (должность, фамилия, инициалы; предлог «от» можно пропустить);
3) наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы, без точки);
4) текст объяснения с указанием причин случившегося;
5) подпись;
6) дата.
Образец
Начальнику ПМС 216
С. Г. Алексееву
(от) дорожного мастера
Петрова В.И.
Объяснительная записка
25 января 2012 г. на перегоне Карасук 1 - Чебачий произошла экстренная остановка грузового поезда по причине несвоевременного освобождения пути рабочими моей бригады.
Подпись
26.01.2012
Доверенность - документ, удостоверяющий поручение кому-либо определенных действий, передачу определенных прав доверителя.
В ней указываются следующие реквизиты:
1) наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы или полностью заглавными буквами);
2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность);
3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав;
4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность, адрес, паспортные данные);
5) подпись;
6) дата;
7) заверение подписи доверителя какой-либо организацией (подпись должностного лица и печать организации).
Образец
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, Смирнова Надежда Владимировна, специалист отдела маркетинга, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за март 2012 г. в сумме 26 257 (двадцати шести тысяч двухсот пятидесяти семи) рублей ведущему специалисту отдела маркетинга Тихонову Николаю Ивановичу, проживающему по адресу: г. Новосибирск, ул. Ватутина, д. 17, кв. 27, паспорт: серия 4009 № 145676, выдан ОВД Калининского района г. Новосибирска 10 марта 2000 г.
Подпись Н.В. Смирнова
05.03.2012
Подпись Смирновой Н. В. удостоверяю.
Инспектор отдела кадров Подпись Н.А. Иванова
Расписка — документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, ценных вещей, документов и т.д.).
Реквизиты расписки:
1) наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы или полностью заглавными, без точки после него);
2) наименование автора документа (фамилия, имя, отчество, год рождения, паспортные данные);
3) наименование подразделения или лица, от которого получено что-либо (если получается денежная сумма, то указываются год рождения и паспортные данные) обычно при написании расписки используется клишированная форма: кто? + получил
+ от кого? + что?;
4) точное наименование полученного с указанием количества или суммы (сначала цифрами, затем в скобках прописью);
5) дата, обязывающая вернуть ценности в определенный срок (указывается в некоторых случаях).
6) дата;
7) личная подпись.
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении по месту работы (учебы) или у нотариуса.
Образец
Расписка
Я, Алексеев Петр Максимович, студент группы УП-32 технологического факультета Государственного института технических наук, получил от декана машиностроительного факультета Сергеева М.Ю. для оформления кабинета машиностроительных технологий следующие материальные ценности:
1) магнитную доску — 1 (одну);
2) плакаты — 3 (три);
3) книжные полки — 2 (две).
18.02.2007 (подпись) Алексеев П.М.
Расписка
Мною, Ивановой Марией Владимировной, студенткой группы ЭУ-24 факультета экономики и управления Государственного института технических наук, получены деньги в сумме 3045 (три тысячи сорок пять) рублей из кассы ГИТН на приобретение праздничных плакатов для оформления актового зала к Новому году.
20.12.2007 (подпись) Иванова М.В.
Автобиография - последовательное изложение пишущим основных этапов его жизни. Она составляется от первого лица и начинается словами: «Я, фамилия, имя, отчество, родился (родилась) ...» (указываются дата и место рождения - область, район, город, село, деревня и т.д.).
Далее идет следующая информация:
1) приводятся сведения о том, какое образование получил пишущий, какие учебные заведения, где и когда окончил;
2) называются место работы в настоящее время и занимаемая должность;
3) указываются семейное положение, место жительства в настоящее время;
4) если автор менял фамилию (по причине замужества и пр.), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения;
5) автобиография подписывается автором и датируется.
Образец
АВТОБИОГРАФИЯ
Я, Симонова Ольга Дмитриевна, родилась 27 февраля 1986 г. в г. Новосибирске. Окончила среднюю школу № 178 Дзержинского района Новосибирска. В 2006 г. окончила Новосибирский техникум железнодорожного транспорта по специальности 190701 «Организация перевозок и управление на железнодорожном транспорте», диплом с отличием. Во время обучения регулярно принимала участие в олимпиадах и конкурсах по специальности и неоднократно занимала призовые места.
В 2007 г. поступила на заочный факультет Сибирского государственного университета путей сообщения, в настоящее время учусь на пятом курсе по специальности 190701.
В 2009 г. прошла обучение на курсах повышения квалификации по охране труда, а в 2010 г. - на курсах повышения квалификации руководителей структурных подразделений.
К работе приступила сразу после окончания техникума в должности начальника смены на станции Новосибирск-главный. С тех пор место работы и должность не меняла. Общий стаж работы - 4 года.
Вхожу в состав профсоюзного комитета, занимаюсь вопросами по работе с молодежью на железнодорожном транспорте.
За время работы замечаний не имею. Неоднократно по итогам года была премирована за качественное и безаварийное выполнение своих должностных обязанностей. Дважды принимала участие в комиссионном осмотре предприятий начальником дороги. В 2009 г. участвовала в конкурсе по специальности, заняла первое место, была отмечена руководством как грамотный, целеустремленный специалист.
В период 2007—2009 гг. исполняла обязанности начальника станции. За это время нарушений и отказов в работе станции не было.
Замужем, двое детей (дочь 2009 г.р. и сын 2011 г.р.).
Проживаю в Новосибирске по адресу: ул. Дуси Ковальчук, д. 179, кв. 65.
Подпись
12.02.2012
Резюме (от фр. resume - излагать вкратце) — краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо. Кроме названного, существительное «резюме» обладает и другим значением: деловой документ, краткая профессиональная самоаттестация претендента на какую-либо должность. Краткостью и четкой структурированностью резюме отличается от более обстоятельной автобиографии.
Автор резюме должен предоставить работодателю сведения о своем образовании, специальности и квалификации, о профессиональном опыте. Также следует указать, на какую должность претендует автор и на какую зарплату он рассчитывает.
Структура резюме традиционно складывается из девяти компонентов.
1. Фамилия, имя, отчество.
2. Контактная информация: адрес, телефон, e-mail.
3. Дата рождения (возраст).
4. Семейное положение: женат/не женат, замужем/не замужем; дети.
5. Цель поиска работы: интересующая вакансия (важный момент: никогда не указывайте сразу несколько устраивающих вас вариантов, особенно если они не из смежных областей; для каждой интересующей вас должности составьте отдельное резюме).
6. Образование: основное образование по той специальности, которая позволяет претендовать на должность, указанную в разделе «цель»; дополнительное образование (повышение квалификации, курсы, тренинги и т.п.) имеет смысл указывать только в том случае, если оно соответствует цели. Образование указывается в обратной хронологической последовательности. Не рекомендуется использовать аббревиатуры при указании учебного заведения.
7. Опыт работы: описывается в обратном хронологическом порядке (последнее место работы вначале); указывается период работы, название предприятия, сфера деятельности фирмы, затем следуют должность, описание обязанностей, которые приходилось выполнять, личные достижения. Резюме — это четкая констатация фактов, поэтому рассказ о каждом месте работы должен быть лаконичным, не следует включать в него всю трудовую биографию. Если стаж работы достаточно велик, рекомендуется написать о двух-трех последних местах работы, можно указать стаж за последние 5 – 7 лет.
8. Дополнительная информация: степень владения компьютером и иностранными языками, наличие водительских прав.
9. Личные качества: следует указать качества, особенно ценные для выполнения работы, например, готовность к ненормированному рабочему дню, командировкам и т.п.
Слово резюме при составлении данного документа писать не рекомендуется.
Образец
Рощин Пётр Иванович
Дата рождения: 18 января 1985 г.
Адрес, телефон: г. Кемерово, ул. Осенняя, д. 46, кв. 1
Тел. 8-913-564-87-13
Семейное положение: женат, сын 2005 г.р.
Цель: начальник станции
Образование:
2005 – 2010 гг.
Сибирский государственный университет путей сообщения
(г. Новосибирск), факультет «Управление процессами перевозок», специальность «Организация перевозок и управление на транспорте»
Опыт работы:
2010 – по наст. время
станция Кемерово-Сортировочная Западно-Сибирской железной дороги, дежурный по станции
Обязанности:
• обеспечение безопасности движения поездов;
• исполнение графика движения;
• организация маневровой работы на станции;
• обеспечение выполнения плана формирования поездов
Дополнительная информация:
уверенный пользователь офисной техникой
и персональным компьютером (Microsoft Windows 98/2000/ХР, Office); свободное владение китайским языком;
Личные качества:
способность к обучению, работе в команде, стрессоустойчивость, быстрая адаптация к изменениям условий работы, аналитический склад ума, отсутствие вредных привычек.