Изменение формата содержимого поля формы

Лабораторная работа

Создание и использование шаблонов документов

Цель работы: приобрести навыки создания и работы с шаблонами

Задание 1.Создайте документ-шаблон справки для студентов-заочников. Примерный образец справки:

В форме предусмотреть поля всех трех типов: одно Текстовое поле (фамилия, имя, отчество), четыре поля Флажок (последний столбец Наличие) и три поля Поле со списком: обращение (он/она), номер курса (1 ... 5) и факультет (не менее 3). Сохраните документ как шаблон.

Для вставки дополнительных элементов в шаблон добавить элементы панели инструментов Формы –

Шаг 1.

Шаг 2.

Шаг 3. Выбрать элементы:

Шаг 4. Вид панели быстрого доступа:

Методические указания

Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.

Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис.1 можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.

Рис. 1.Постоянная часть формы заявки на участие в конференции

Вставка полей в форму

Форма состоит из постоянной части и полей.

Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.

· Установите курсор в месте вставки.

· Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Поле (рис.2).

Рис. 2. Добавление поля

· Поле отобразится как серый прямоугольник (рис.3).

Рис. 3. Поле в документе

Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. 2) или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры текстового поля (рис. 4) установите требуемые параметры.

Рис. 4. Настройка параметров текстового поля

В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные).

Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.08 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2008 г.

Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Тип Вычисление использует поле = (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.

Поля со списками

Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.

· Установите курсор в месте вставки.

· Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Поле со списком (см. рис.2).

· Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.

Для настройки параметров поля со списком нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. рис. 3) или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры поля со списком (рис.5) настройте параметры списка.

Рис. 5. Настройка параметров поля со списком

Для добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить.

Пользуясь кнопками Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.

Флажок

Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.

· Установите курсор в месте вставки.

· Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Флажок списком (см. рис.2).

· Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.

Для настройки параметров флажка нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. рис. 3) или дважды щелкните по нему мышью.

В окне Параметры флажка (рис.6) настройте параметры флажка.

Рис. 6. Настройка параметров флажка

Можно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка независимый от размера шрифта.

Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.

Изменение формата содержимого поля формы

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы.

· Выделите поле формы, которое нужно форматировать.

· Установите требуемое оформление с использованием вкладки Главная или мини-панели инструментов.

Защита формы

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

· Во вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите команду Ограничить форматирование и редактирование (рис. 9).

Рис. 6. Защита формы

• В области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выберите параметр Ввод данных в поля форм и нажмите кнопку Да, включить защиту (рис. 10).

Рис. 7. Установка защиты формы

• В окне Включить защиту введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля (рис. 11).

Рис. 11. Ввод пароля при защите формы

Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.

Работа с формой

Заполнение формы

При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown переводят курсор к следующему полю, а Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp - к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab.

Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.

Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст - нет.

При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение (рис. 12).

Рис. 12. Выбор значения в поле со списком

Флажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.

Задание 2. На базе встроенного в Word шаблона создать резюме о себе, предназначенное для прохождения конкурса документов при найме на работу.

Требования к созданию резюме:

· Стиль оформления – стандартный, тип резюме – профессиональное.

· В мастере выбрать все пункты кроме "Национальность".

· Дополнительно ввести пункты: "Моя самая положительная черта", "Моя самая отрицательная черта". Поместить эти пункты в конец резюме.

· При затруднении ответа на какой-то пункт резюме, надо отвечать полной фразой, например, "Воинского звания не имею".

· В пункт "Рекомендации" вписать не менее 3-х человек, которые могли бы охарактеризовать вас положительно. Указать их степени, звания и должности.

· В пункте "Образование" на каждое учебное заведение создают свою ячейку, не менее двух учебных заведений: сначала для вуза, ниже – для техникума, далее – для школы или для школ (если их было несколько).

· В поле [Даты] пишутся годы начала и окончания обучения в конкретном учебном учреждении. Например, для вуза – 2000–2005. Если человек продолжает учиться, то пишется 2002 – по н/в.

· В поле [Организация/учреждение] пишется сокращенное название учебного учреждения.

· В поле [степень/звание] пишется, например, студент второго курса по специальности "Экономика", для техникума, например, диплом по специальности бухгалтер-расчетчик, а для школы – аттестат о законченном среднем образовании, либо – справка об окончании такого-то класса (если человек обучался в нескольких школах).

· В поле [сведения о продвижении по службе, наградах и поощрениях] пишутся достижения в учебе. Их располагают маркированным списком. Например,

· Устные поощрения преподавателей по следующим дисциплинам…

· Получал только отличные оценки по следующим дисциплинам:…

· Участвовал в олимпиадах по…(указать годы участия) и др. успехи.

· Благодарность ректора за… (указать годы получения благодарностей).

· Благодарность директора школы за…(указать годы получения благодарностей).

Типичные ошибки

1. Удаление текста приводит к удалению стилей текста, расположенных в этих местах шаблона. Отсутствие стилей приводит к нарушению общего оформления документа и неправильному восприятию текста. Необходимо выделять нужный текст шаблона, а затем вписывать вместо него свой текст.

2. Не указывают все пункты в мастере резюме. Оставляют пункт "Национальность".

3. В резюме вместо ответов: "Нет" или "Не имею" и др. удаляют строки.

4. Оставляют квадратные скобки. Необходимо заменять своим текстом расшифровку мастера резюме вместе с квадратными скобками.

5. Если человек получил образование в нескольких местах (вуз, техникум, школа…), то в таблицу резюме надо вставить соответствующее количество дополнительных строк и скопировать туда текст ячейки, касающейся образования. Таким образом, нужные стили будут скопированы в дополнительные ячейки.

Методические указания

Шаблон – это защищенный файл, предназначенный для создания однотипных документов. Файл сохраняется с расширением .dot.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили (Из справки Word).

Шаблоны Word - это файлы, которые находятся в папке Шаблоны - C:\Program Files\Microsoft Office\Templates.

Шаблоны помогают избежать ошибок и опечаток, так как все документы, созданные с помощью одного и того же шаблона, содержат одни и те же данные. Перед использованием шаблон, конечно, нужно тщательно проверить, чтобы не тиражировать одни и те же ошибки.