Додавання формули в список формул, що часто використовуються

1. У документі обрати формулу, яку потрібно додати в список.

2. На вкладці Конструктор в області Работа с формулами у групі Сервис клацнути Формулы, а потім клацнути Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию формул.

3. У діалоговому вікні Создание нового стандартного блока ввести назву формули.

4. У списку Коллекция клацнути Формулы.

5. Обрати інші необхідні параметри.

5.2. Обчислення у таблицях

Процесор MS Word дозволяє виконувати нескладні розрахунки над числовими величинами, які знаходяться в комірках таблиці. Це такі прості розрахунки, як розрахунок сум, підрахунок значень середнього арифметичного, округлення чисел тощо. Такі обчислення дуже важливі для економічної інформації при отриманні значень розрахункових реквізитів-основ та економічних показників. Проте, обчислювальний процес MS Word потрібно ретельно контролювати, оскільки MS Word не є обчислювально-орієнтованим середовищем.

Найбільш часто виконуються розрахунки сум. Для цього достатньо помістити курсор у порожній клітинці стовпчика, дані котрого потрібно просумувати, і виконати команди: (рис. 42)

Рис. 42 Інструмент «Формула» для здійснення розрахунків

У діалоговому вікні Формула за замовчуванням з’являється функція SUM для розрахунку суми, а аргумент ABOVE означає діапазон комірок, розташованими над поточною коміркою. (рис. 43)

Рис. 43 Діалогове вікно «Формула»

Список Вставить функцию (рис. 44) дозволяє використати також інші функції:

Рис. 44 Список Вставить функцию

При використанні формул необхідно пам’ятати, що в них застосовуються посилання на комірки таблиці у вигляді назв стовпчиків та номерів рядків, які встановлюються процесором автоматично. Стовпчики позначаються літерами англійського алфавіту (A, B, C, D тощо), рядки – послідовними номерами – (1, 2, 3, 4 тощо). Таким чином, ліва верхня клітинка таблиці має адресу А1, суміжні з нею – В1 та А2.

Крім посилань на комірки в формулах можуть використовуватись спеціальні терміни в ролі аргументів функції:

ABOVE – над; BELOW – під; LEFT – ліворуч; RIGHT – праворуч.

Таблиця 2. Функції, які застосовуються у Word

ABS(x) – повертає абсолютне значення числа або формули (без знаку).

AND(x;y) – повертає значення 1, якщо обидва логічні вирази x і у істинні, або 0 (нуль), якщо хоча б одне з них помилкове.

AVERAGE( ) – повертає середнє значення із списку значень.

COUNT( ) – повертає кількість елементів у списку.

DEFINED(x) – повертає значення 1, якщо вираз x допустимий, або 0 (нуль), якщо вираз не може бути обчислено.

FALSE – повертає значення 0 (нуль).

INT(x) – повертає цілу частину числа або значення формули x.

MIN( ) – повертає найменше значення в списку.

MAX( ) – повертає найбільше значення в списку.

MOD(x;y) – повертає залишок від ділення x на у.

NOT(x) – повертає значення 1 (істина), якщо логічний вираз x істинний або 0 (хибність), якщо він помилковий.

OR(x;y) – повертає значення 1 (істина), якщо хоча б один з двох логічних виразів x чи y істинний, або 0 (хибність), якщо обидва помилкові.

PRODUCT( ) – повертає добуток значень, включених в список. Наприклад, функція { = PRODUCT (1,3,7,9) } повертає значення 189.

ROUND(x;y) – повертає значення x, заокруглене до вказаного десяткового розряду (y). Х може бути числом або значенням формули.

SIGN(x) – в залежності від знаку числа: повертає значення 1 (якщо x > 0) або -1 (інакше).

SUM( ) – повертає суму значень або формул, включених у список.

TRUE – повертає значення 1.

При використанні функцій та формул результати обчислень вставляються в комірки таблиці в спеціальні поля (аналогічно до номерів сторінок), які автоматично не оновлюються при зміні похідних даних! Тому, якщо дані, які беруть участь у розрахунках, змінились, необхідно обов’язково обновити поля з результатами розрахунків! Для цього потрібно виділити ці поля (при виділенні вони стають сірими) та виконати команду контекстного меню поля Обновить поле. Ще одна команда цього меню Коды/Значения полей дозволяє переключитись у таблиці з режиму відтворення результатів обчислень у режим відтворення формул, що дуже корисно для перевірки правильності введених формул.

5.3. Побудова діаграм на підставі табличних даних

Порада: Дані для побудови графічного зображення можуть бути довільними за змістом і чисельністю, однак перевантажувати графік небажано у зв’язку з тим, що він може втратити наочність.

Для створення діаграми необхідно виконати такі кроки:

1. На вкладці Вставка в групі Иллюстрации обрати пункт Диаграмма.(рис. 45)

Рис. 45 Пункт Диаграмма в групі Иллюстрации на вкладці Вставка

2. У діалоговому вікні Вставка диаграммы клацнути стрілки, щоб прокрутити список доступних типів діаграм. Обрати необхідний тип діаграми і натиснути кнопку ОК.

При наведенні вказівника миші на будь-який тип діаграми у спливаючій підказці відобразиться її назва. (рис. 46)

Рис. 46 Діалогове вікно Изменение типа диаграммы

3. Змінити дані в Excel 2010. Після цього вікно програми Excel можна закрити. (рис. 47)

Рис. 47 Приклад даних на листі Excel

Для редагування діаграми необхідно використовувати групи і параметри вкладок Конструктор, Макет і Формат у контекстній вкладці Работа с диаграммами.

Якщо контекстна вкладка Работа с диаграммами не відображається, потрібно клацнути в будь-якому місці діаграми, щоб активувати цей елемент. (рис. 48)

Рис. 48 Контекстна вкладка Работа с диаграммами

Звернутись до можливостей конструктора, макета і форматування, які доступні для конкретних елементів діаграми (наприклад, осей діаграми або легенди), можна також, клацнувши відповідний елемент правою кнопкою миші.

6. Робота з таблицями в текстовому процесорі MS Word. Обчислення в таблицях.

6. Робота з таблицями в текстовому процесорі MS Word

Створення таблиць у документі MS Word

Створення будь-якої таблиці починається зі створення структури таблиці.
Структура таблиці – це спосіб організації комірок таблиці.
Комірка – це найменша структурна одиниця таблиці. Далі в комірки таблиці вводять інформацію: текстові та числові величини.

6.1. Способи створення таблиць:

1. перетворення тексту в таблицю;

2. створення таблиці за допомогою інструменту Вставить таблицу…;

3. створенням таблиці з використанням інструменту Нарисовать таблицу;

4. вставка таблиці Microsoft Excel.

Розглянемо три перших способи більш докладно.

6.1.1. Перетворення тексту в таблицю. Цим способом можна користуватися для зміни вигляду вже існуючого тексту. У будь-якому випадку текст повинен бути розділений на майбутні комірки таблиці за допомогою певного символу. Ним може бути крапка, крапка з комою або інший символ.
Після цього слід послідовно виконати такі дії:

· виділити весь текст, який потрібно перетворити у таблицю;

· виконати команду Вставка ª Таблица ª Преобразовать в таблицу...
(рис. 49)

Рис. 49 Команди для перетворення тексту в таблицю

· після появи відповідного діалогового вікна задати кількість майбутніх стовпчиків таблиці (кількість рядків формується виходячи з наявної інформації у виділеному тексті) і в групі Разделитель зазначити, який символ служить розподільником комірок у таблиці: (рис. 50)

Рис. 50 Діалогове вікно «Преобразовать в таблицу»

Ширина стовпчиків буде підбиратись автоматично таким чином, щоб заповнювалась вся сторінка по ширині.

Можлива і обернена операція: перетворення таблиці у текст. Для цього потрібно виділити таблицю і виконати команду: (рис. 51)

Рис. 51 Команди для перетворення таблиці в текст

6.1.2. Створення таблиці за допомогою інструменту Вставить таблицу... Для цього необхідно виконати команду: Вставка ª Таблица ª Вставить таблицу... після чого з’явиться діалогове вікно Вставка таблицы:(рис. 52)

Рис. 52 Діалогове вікно «Вставка таблицы»

У цьому вікні потрібно задати необхідну кількість стовпчиків і рядків, вибираючи зі списку чи вводячи з клавіатури.

Необхідну кількість стовпчиків і рядків майбутньої таблиці можна також задати на схематичному зображенні таблиці у вигляді рядків і стовпчиків. (рис. 53)

Рис. 53 Схематичне зображення таблиці у вигляді рядків і стовпчиків

На цій схемі потрібно провести покажчиком миші праворуч-вниз до появи макету потрібного розміру і клацнути лівою клавішою миші, щоб зафіксувати необхідний розмір.

Нижче для прикладу вставлений макет таблиці, яка складається з 4-х рядків та 10 стовпчиків. (рис. 54)

Рис. 54 Макет таблиці 4х10

Після створення структури таблиці необхідно заповнити таблицю змістом.

Хоча при описаних способах створення таблиці всі її комірки мають однаковий розмір, його можна змінити, а також змінити і саму структуру таблиці. Для зміни структури таблиці зручно використовувати інструменти вкладок Макет, Конструктор а також контекстне меню виділених комірок.

6.1.3. Створення таблиці з використанням засобу Нарисовать таблицу – це її малювання за допомогою «олівця». Цей спосіб зручно застосовувати при створенні складних структур таблиць, наприклад, ось таких: (рис. 55)

Рис. 55 Макет таблиці зі складною структурою

6.2. Переміщення між комірками таблиці, виділення комірок та редагування таблиці.

При введенні даних у таблицю варто пам’ятати, що в кожній її комірці і наприкінці кожного рядка міститься символ кінця абзацу, що відрізняється від аналогічного символу в тексті тільки зовнішнім виглядом: – у таблиці і ¶ – у тексті. Тому натиснення клавіші Enter додасть у поточній комірці ще один абзац, а переходу до іншої комірки не станеться.

6.2.1. Здійснити переміщення між комірками в таблиці можна або клацаючи на потрібних комірках Лівою кнопкою Миші, або клавішами:

Tab – на комірку праворуч; Shift + Tab – на комірку ліворуч;

Alt + PgUp – у верхню комірку поточного стовпця таблиці; Alt + PgDn – у нижню комірку поточного стовпця таблиці;

Alt + Home – на першу комірку рядка комірок; Alt + End – на останню комірку рядка комірок.

Також для переміщення можна користуватися клавішами зі стрілками. Для переміщення між комірками у рядку зручно використовувати клавіші ª та ‘ з групи стрілок, зміст дії яких – переміщення на одну комірку відповідно вліво чи вправо. Для переміщення між комірками стовпців – клавіші “ та ”

6.2.2. Виділення комірок. Виділити одну комірку у таблиці можна клавішею Shift і клавішами переміщення курсору, або клацнувши у її лівому нижньому куті. Для виділення рядка – клацнути зліва від нього. Щоб виділити суміжні рядки, потрібно виділити перший з них, потім натиснути і утримувати клавішу Shift, і виділити останній з них. Щоб виділити несуміжні рядки, потрібно виділити перший з них, потім натиснути і утримувати клавішу Ctrl, і виділити по черзі потрібні рядки. Для виділення стовпчика потрібно підвести покажчик миші до верхньої його границі до появи направленої униз чорної стрілки і клацнути. Виділення суміжних і несуміжних стовпців аналогічне по відношенню до рядків. Щоб виділити всю таблицю, найзручніше клацнути у лівому верхньому куті таблиці на спеціальній кнопці, що має вигляд хрестика з двонапрямленими стрілками, хоча можна виділити і всі її рядки чи стовпці. Можна також при виділенні комірок застосовувати клавіші групи стрілок.

Також є відповідні засоби на вкладці Макет у додатковій вкладці Работа с таблицами. (рис. 56)

Рис. 56 Засоби на вкладці Макет у додатковій вкладці Работа с таблицами для виділення

6.2.3. Зміна структури таблиці. В таблицю легко можна додавати рядки, стовпці, вилучати непотрібні рядки і стовпці, об’єднувати комірки, розбивати їх на кілька рядків і стовпців (тобто, створювати в комірці таблицю). Це можна робити за допомогою команд відповідних вкладок стрічки або з контекстного меню виділених об’єктів-комірок. Зручно в багатьох випадках використовувати інструмент «Ластик» групи Рисование границ на вкладці Констуктор у додатковій вкладці Работа с таблицами. (рис. 57)

Рис. 57 Інструмент «Ластик» групи Рисование границ на вкладці Констуктор у додатковій вкладці Работа с таблицами

При додаванні елементів (рядків або стовпчиків) у середині таблиці потрібно слідкувати, де необхідні нові рядки над виділеними чи під, а стовпчики – зліва чи справа від виділених і обирати відповідні засоби.

Якщо потрібно додати рядки наприкінці таблиці, то, помістивши курсор в останню комірку, достатньо натиснути клавішу Tab.

Також, якщо встановити текстовий курсор після рядка і натиснути клавішу Enter, утвориться новий рядок нижче поміченого.

Вилучення елементів таблиці. Для вилучення комірок, рядків стовпців можна скористатись контекстним меню або відповідними засобами стрічки. Таблицю вилучити з документа можна тільки виділивши її всю і виконавши відповідні команди. (рис. 58)

Рис. 58 Засоби стрічки для вилучення елементів таблиці

6.3. Форматування таблиць. Для форматування таблиць зручно використовувати стилі таблиць, обираючи стиль таблиці з відповідної групи вкладки Констуктор у додатковій вкладці Работа с таблицами.

Можна створювати і застосовувати власні стилі, або застосовувати одноразове ручне форматування. Для форматування певного діапазону комірок, потрібно їх виділити. Далі зручно відкрити їх контекстне меню і застосувати як форматування комірок таблиці так і вмісту таблиці, використовуючи відповідні команди контекстного меню, насамперед команду Границы и заливка, яка доступна також зі стрічки. (рис. 59)

Рис. 59 Команда Границы и заливка, яка доступна зі стрічки