Сбор информации и подготовка исходных данных
На этапе построение модели СМО была обследована работа сотрудников организации, определены функции персонала, нормативы их работы. Также был выполнен прогноз возможных входных потоков.
Обследование показало, что основными процессами системы являются следующие:
1. Подготовка к заключению договоров:
- преддоговорные контакты с возможными контрагентами;
- разработка основных условий;
- подготовка бланков договорной документации;
- составление плана договорной кампании.
2. Оформление договоров. Этапы:
- урегулирование разногласий;
- конкретизация содержания заключенных договоров;
- их изменение или расторжение.
3. Доведение содержания договоров до исполнителей:
– передача заинтересованным лицам договорной документации, удостоверяется их подписью;
– передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
– издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).
4. Контроль исполнения.
5. Оценка результатов исполнения договоров.
В качестве объектов системы были приняты:
1. Менеджер по закупкам - контроль наполнения склада, планирование складских запасов; выбор поставщиков (лучших цен и условий), размещение заказов; контроль платежей; контроль сроков отгрузки товара, контроль движения грузов; решение претензионных вопросов с поставщиками (оплата недоставки и т. п.); контроль качества продукции.
2. Специалист отдела закупок - обработка запросов отдела продаж по заказам товаров, ценам и срокам поставки.
3. Менеджер по продажам - осуществляет связь между покупателями, и торговыми и производящими организациями.
4. Специалист отдела продаж – занимается проведением переговоров, подготовкой коммерческих предложений, заключением договоров.
5. Курьер – занимается доставкой продукции.
В таблице 2.1 приведено количество работников и нормативы работ для них.
Таблица 2.1 Нормативы работ работников отдела договорной и нормативной работы
| Вид работы | Сотрудники | Время выполнения работы, мин | |||
| Должность | Количество | Мин. | Сред | Макс. | |
| Подготовка документов | Менеджер по закупкам | ||||
| Согласование запроса и заказов | |||||
| Утверждение заявок | |||||
| Прием товара | Специалист отдела закупок | ||||
| Внесение товара в БД | |||||
| Заключение соглашений с поставщиками | |||||
| Заключение договоров | Менеджер по продажам | ||||
| Внесение клиента в БД | |||||
| Обработка заявок клиента | 8,5 | ||||
| Подготовка маршрутных листов | Специалист отдела продаж | 7,5 | |||
| Подготовка счет -фактур | 7,5 | ||||
| Доставка продукции | Курьер |
Построение модели начинается с создания схемы модели. На основе выявленных выше объектов и процессов, а также на основе данных таблицы 2.1 была построена модель СМО производства и реализации бутилированной воды, состоящая из одного источника.
Исходные данные для процесса производства воды определяются с помощью блоков генерации исходных данных (Create). Источником данных являются контрагенты, которые приносят «Заявки на поставку сырья». Они подаются контрагентами, которые находятся на рабочих местах приема документов.
Выполнение работ отображается блоками процессов (Process) в виде прямоугольников. По каждому процессу можно задать закон распределения производительности, используемые ресурсы и другие показатели. По заявкам на поставку сырья менеджер по закупкам оформляет документацию на «закупку товара» далее товар поставляется, и специалист по закупкам оформляет, а также осуществляет распределение, формирование поставки, блок «Прием, размещение, распределение, формирование поставки». Результаты данных источников собираются в выходном блоке «Регистрация изделия в ИС» (Dispose).
Исходные данные для процесса продажи бутилированной воды определяются с помощью блоков генерации исходных данных (Create). Источником данных являются клиенты, которые оставляют заявки на доставку воды блок «Заявка_клиента». Они подаются специалисту по продажам, который находятся на рабочем месте для приема документов.
Выполнение работ отображается блоками процессов (Process) в виде прямоугольников. По каждому процессу можно задать закон распределения производительности, используемые ресурсы и другие показатели. По заявкам на доставку воды специалист по продажам осуществляет прием заявок и заключает договор. В процессе заключения договора, специалист выполняет поиск клиента в базе данных, в случае отсутствия, добавляет клиента в информационную систему. Следующим процессом является «Обработка заявки клиента» , формируется маршрутный лист. После этого идет процесс «Доставка продукции клиенту» и одновременно идет процесс «Контроль оплаты». Результаты данных источников собираются в выходном блоке «Продажа» (Dispose).
На основе выявленных выше объектов и процессов, а также на основе данных таблицы 2.1 была построена модель СМО производство и реализация. Длина модели равна 480 минут, т.е. один рабочий день, длительность рабочего дня – 8 часов. Данные процессов в модели СМО были заполнены на основе данных таблицы 2.1.
На рисунке 2.1 представлена модель «как есть», в которой представлены процессы, выполняемые работниками страховой компании.
Рисунок 2.1 Модель СМО производство и реализация бутилированной воды (как есть)
На рисунке 2.2 представлена модель после проигрывания.
Разработанная модель СМО представлена в приложении А.
Таким образом, в результате обследования предметной области были описаны основные процессы и объекты модели СМО и приведены фрагменты модели.
Исследование модели СМО
2.2.1 Анализ модели «как есть»
Рисунок 2.2 Модель СМО производство и реализация после проигрывания
На выходе модуля «заявка клиента» стоит 306 штук, это значит, что за рассматриваемый период поступило 306 заявок. Под модулем «закупка товара» указано количество не прошли закупку. Под модулем «Доставка товара на склад» указано количество не доставленного товара – 6 штук. Под модулем «Прием, размещение и распределение» указано 5, т.е. 5 бутылей оказались бракованными. Таким образом, за рассматриваемый период поступило 291 бутилированной воды.
На выходе модуля «поставщик» стоит 306 штук, это значит, что за рассматриваемый период на поставку отправлено 306 бутылей. Под модулем «прием заявки», «Поиск в ИС», «Внесение в ИС», «Доставка товара клиенту» и «Контроль_оплаты» указано 0. Т.е. по этим процессам никаких отказов не было. Таким образом, за рассматриваемый период продано 305 бутилированной воды. Клиентами являлись уже ранее обратившиеся, т.к. они имеются в БД.
Проанализируем отчет, представленной на рисунке 2.3. Среднее время в модуле на одного клиента равно 0, 01 часа, минимальное время – 0,008 часа, максимальное время – 0,02 часа. Среднее время доставки товара составляет 0,55 часа, минимальное – 0,15 часов, максимальное – 0,99 часа.
Среднее время поиска в ИС в модуле равно 0,01 часа, минимальное время – 0,08 часа, максимальное время – 0,02 часа. Среднее время приема заявки 0,1 часа, минимальное – 0,08 часов, максимальное – 0,1 часа.
Среднее время ожидания на доставку товара клиенту в модуле равно 0,03 часа, минимальное время – 0 мин, максимальное время – 0,9 мин. Среднее время ожидания поиска в ис составляет 0,1 часа, максимальное – 1,5 часа. Среднее время приема заявки равно 0,1 часа, минимальное время – 0 ч., максимальное время – 1,56 часа.
Общее время, в среднем потраченное на доставку 58 мин, минимальное время – 15 мин, максимальное 2 часа. На прием заявки в среднем – 23 мин, минимальное время – 8 мин, максимальное время – 1,5 часа.
Рисунок 2.3 Отчет по моделированию процесса
Рисунок 2.4Общее время на процессы
На закладке Entity посмотрим длину очереди, количество вошедших и проданных поступлений на продажу товара (рисунок 2.5).
Рисунок 2.5 Отчет по количеству заключенных договоров
Количество входящих заявок 305 штук, количество проданных 305 штук, средняя длина очереди заявлений равна 3 штук, максимальная длина очереди 4 штук, минимальная длина очереди – 0 штук.
2.2.2 Построение модели «как будет»
В модели «как будет» предполагается, что клиент может сделать заказ через телефон, электронную почту, веб-сайта организации. Менеджер по продажам обрабатывает заявки и подготавливает и согласует документацию на продажу и оформляет маршрутный лист курьеру на доставку товара до места назначения. Выполняя такие действия клиент сократит свое время и затраты на проезд до организации. Прежняя модель будет также действовать. Модель СМО «как будет» представлена на рисунке 2.6.
Рисунок 2.6 Модель СМО «как будет»
Анализ модели СМО
Модель СМО «как будет» после проигрывания представлена на рисунке 2.7.
Рисунок 2.7 Модель СМО «как будет»
На выходе модуля «заявка клиента» стоит 263 штук, это значит, что за рассматриваемый период поступило 263 заявки. Под модулем «обработка заявки» и «Подготовка, согласование заявки» указано количество отказов – 0 штук, то есть за рассматриваемый период все заявки прошли обработку и соглашение на доставку продукции. На выходе модуля «Доставка товара» стоит 263 штук, это значит, что за рассматриваемый период доставлено 263 штук бутилированной воды.
Проанализируем отчет, представленной на рисунке 2.3. Среднее время в модуле на одного клиента равно 0,01 часа, минимальное время – 0 часов, максимальное время – 0,49 часа. Среднее время обработки заявки составляет 0,01 часа, минимальное – 0 часов, максимальное – 0,4 часа.
Среднее время ожидания на обработку заявки в модуле равно 0,13 часа, минимальное время – 0,008 часа, максимальное время – 0,56 часа. Среднее время на подготовку и соглашение равно 0,16 часа, минимальное время – 0,009 ч., максимальное время – 0,55часа.
Общее время, в среднем потраченное на обработку заявки 0,1 часа, минимальное время – 0,008 часа, максимальное 0,56 часа. На подготовку и соглашение заявки в среднем – 0,16 часа, минимальное время – 0,009 часа, максимальное время – 0,55 часа.
Рисунок 2.8 Отчет по моделированию процесса
Рисунок 2.9 Общее время на ожидание заявок
На закладке Entity посмотрим длину очереди, количество вошедших и вышедших из отдела заявок (рисунок 2.10).
Рисунок 2.10 Отчет по количеству заявок на продажу продукции
Количество входящих заявок 263 штук, количество выходящих заявок 263штук, средняя длина очереди заявок равна 1 штук, максимальная длина очереди 3 штук, минимальная длина очереди – 0 штук.