Документ, созданный на основе шаблона документа

Министерство образования и науки РФ

ФБГОУ ВПО КАЗАНСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ им. А.Н. Туполева – КАИ

Институт экономики, управления и социальных технологий

Направление подготовки 38.03.03 «Управление персоналом»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Компьютерное делопроизводство»

Выполнила: Кутдусова А.Р.

студентка гр. 9178

Проверила: Ильина О.В.

Казань, 2015

Содержание

Грамотное и своевременное оформление документов высоко ценится в деловой практике. Вне зависимости от ведения делопроизводства традиционным способом либо с использованием персонального компьютера оформление документов осуществляется по установленным правилам.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Предмет исследования: характеристика компьютерного делопроизводства. Объект работы – система делопроизводства в организации. Цель работы – рассмотреть компьютерное делопроизводство. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить необходимость автоматизации делопроизводства;

- рассмотреть основы организации компьютерного делопроизводства;

- проанализировать основы электронного документооборота.

Основная часть

Задание 1.

Создать Шаблон письма (Основной документ), который должен содержать следующий неизменный текст:

Уважаем...

Приглашаем Вас на встречу, посвященную ... которая состоится ... мая 20... в ... часов в ... .

Организатор...

Вместо ... в текст вставляются имена полей слияния. Создать письма на основе Шаблона, использовав Источник данных.

Для создания нового документа выбираем команду Файл, Создать. В открывшемся поле выбираем «Мои шаблоны» и создаем новый шаблон.

Сохраняем шаблон под именем Шаблон бланка для письма. Устанавливаем параметры: размер бумаги А4 210х297 мм, размер полей (мм): 20 - левое; 10 - правое; 15 - верхнее; 20 – нижнее. 5. Для оформления реквизитов устанавливаем: параметры шрифта Times New Roman Cyr, размер – 12, параметры абзаца: выравнивание по левому краю, без отступов, без красной строки, междустрочный интервал – одинарный.

В соответствии с ГОСТ оформляем реквизиты: Эмблема организации, Наименование организации, Справочные данные об организации, Дата, Регистрационный номер документа, Ссылка на регистрационный номер документа и Подпись (см. Приложение 1).

Для создания Письма жмем Файл, Открыть, находим Шаблон письма. Выбираем графу Рассылки, Начать слияние, Пошаговый мастер слияния, идем по списку. В графе Выбор получателей жмем Создание списка. В Новом списке адресов жмем Настройка столбцов и вводим наименования в графы: Обращение, Мероприятие, Число, Год, Время, Место, Организатор. Затем в графы вставляем собственные данные в пяти вариантах. Сохраняем под именем Источник данных. На 4 этапе – Создание письма вставляем исходный текст и на местах, где стоит многоточие, через графу Другие элементы выбираем нужные нам и вставляем по порядку.

На 5 этапе выбираем получателя, переключая кнопки со стрелками. Письмо автоматически вставляет то, что прописано в источнике данных (Приложение 2-6). На 6 этапе, Завершение слияния, печатаем документ или редактируем письмо.

Уважаем«Обращение» «Имя»!

Приглашаем Вас на встречу, посвященную «Мероприятие», которая состоится «Число» мая 20«Год» в «Время» часов в «Место».

Директор Мусина Э.Г.

Организатор «Организатор»

Задание 2.

Создание документа (письма) с использованием шаблона бланка для писем.

1. Командой меню Файл→Создать создать Документ, выбрав для создания файл Шаблон бланка письма (ФИО).

2. Заполнить на бланке реквизиты письма.

ГОСТ Р 6.30-97

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

3. Заполнить реквизит Адресат.

ГОСТ Р 6.30-97 п.3.14

3.14 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ООО «АРОМАТ-ФАРМ»г. Казань, ул. ул Лево-Булачная д, 56

Тел: (843) 236-90-42

Факс: 236-91-14

E-mail: [email protected]

www. aromat-farm.ru

На № и от____

Директор Мусина Э.Г.

ООО «АРОМАТ-ФАРМ»г. Казань, ул. ул Лево-Булачная д, 56

Тел: (843) 236-90-42

Факс: 236-91-14

E-mail: [email protected]

www. aromat-farm.ru

На № и от_____

Директор Мусина Э.Г.

Уважаем«Обращение» «Имя»!

Приглашаем Вас на встречу, посвященную «Мероприятие», которая состоится «Число» мая 20«Год» в «Время» часов в «Место».

Организатор «Организатор»

Директор Мусина Э.Г.

Задание 3

Создать электронную форму «Анкета для менеджера». Постоянная часть формы должна содержать следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Образование, Предыдущее место работы, Желаемая зарплата, Дополнительные сведения.

Для создания электронной формы создадим шаблон: Файл, Создать, Мои шаблоны, Новый шаблон. Сохраняем под именем «Шаблон электронной формы».

Затем вставляем таблицу, которая будет состоять из двух столбцов и девяти колонок. В верхней графе пишем «Анкета для менеджеров». В колонках с помощью Инструмента управления формами вставляем Поле, жмем ПМК, выбираем Свойства, в графе Текст по умолчанию вписываем Фамилия. Аналогичную операцию проводим с остальными графами.

Переходим в графу Год рождения. На панели Элементы управления выбираем Раскрывающийся список, затем, не снимая выделения, жмем Свойства. В появившемся окне жмем Добавить и добавляем в список даты с 1961 по 1994 год. Теперь в этой графе можно при нажатии стрелки выбрать год рождения поступающего на работу. Аналогично поступаем с графами Образование и Желаемая зарплата (Приложение 7-8).

Шаблон электронной формы

Анкета для менеджера
Фамилия	Кутдусова
Имя	Айсылу
Отчество	Равилевна
Год рождения 1994
Образование средне-специальное (профессиональное)
Предыдущее место работы	ООО «Макдоналдс»
Желаемая зарплата 15 000-20 000
Дополнительные сведения	Не замужем, детей не имею

Шаблон электронной формы

Анкета для менеджера
Фамилия
Имя
Отчество
Год рождения Выберите элемент.
Образование Выберите элемент.
Предыдущее место работы
Желаемая зарплата Выберите элемент.
Дополнительные сведения

ОАО «Изолит» г. Казань, ул. Космонавтов, 7

Тел: (843) 210-15-20

Факс: (843) 210-15-20

E-mail: [email protected]

www. izolit.ru

На № и от_____

Зам. директора B.JI. Чернов

Секретарь Н.И. Есина

Задание 3.

Составить шаблон документа для письма организации и на его основе подготовить служебное письмо. Заместитель директора завода «Изолит» B.JI. Чернов 10 мая текущего года подготовил проект письма декану экономического факультета Государственного университета управления С.С. Гавриловой. В письме содержалась просьба рекомендовать специалистов из числа выпускников последних лет вечернего и заочного отделений факультетов, имеющих некоторый опыт работы в области экономики промышленных предприятий, на должности экономистов и старших экономистов завода. Было высказано пожелание к претендентам на вакантные должности подготовить резюме и выслать их по факсу в заводоуправление. Автор письма также выразил надежду, что университет рассмотрит вопрос об организации производственной практики студентов экономического факультета на заводе с последующим трудоустройством. Письмо подписано зам. директора. Проект письма подготовлен Н.И. Есиной. Остальные реквизиты дополните самостоятельно.

Создаем шаблон, сохраняем его под именем «Шаблон документа».

Устанавливаем параметры: размер бумаги А4 210х297 мм, размер полей (мм): 20 - левое; 10 - правое; 15 - верхнее; 20 – нижнее. 5. Для оформления реквизитов устанавливаем: параметры шрифта Times New Roman Cyr, размер – 12, параметры абзаца: выравнивание по левому краю, без отступов, без красной строки, междустрочный интервал – одинарный.

В соответствии с ГОСТ оформляем реквизиты: Эмблема организации, Наименование организации, Справочные данные об организации, Дата, Регистрационный номер документа, Адресат, Подпись, Отметка об исполнителе (см. Приложение 9).

Вставляем текст согласно заданию (Приложение 10)

Документ, созданный на основе шаблона документа

декану экономического факультета

Государственного университета управления

С.С. Гавриловой

ОАО «Изолит» г. Казань, ул. Космонавтов, 7

Тел: (843) 210-15-20

Факс: (843) 210-15-20

E-mail: [email protected]

www. izolit.ru

___10.05.2015________№_____245______

Прошу рекомендовать специалистов из числа выпускников последних лет вечернего и заочного отделений факультетов, имеющих некоторый опыт работы в области экономики промышленных предприятий, на должности экономистов и старших экономистов завода.

Претендентам на вакантные должности подготовить резюме и выслать их по факсу в заводоуправление.

Выражаем надежду, что университет рассмотрит вопрос об организации производственной практики студентов экономического факультета на заводе с последующим трудоустройством.

Зам. директора B.JI. Чернов

Секретарь Н.И. Есина

Заключение

Компьютерное делопроизводство объединяет в себя как специальные программы по созданию документов и организации документооборота, так и технику, с помощью которой это осуществляется.

На сегодняшний день разработаны различного рода программы компьютерного делопроизводства, наиболее популярные среди них текстовой редактор Word, программа обработки табличных данных Excel.

Система автоматизации документооборота, или система электронного документооборота - комплексное средство повышение качества работы организации за счет более эффективной работы с основным ресурсом организации - документами. Системы этого класса обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов на предприятии: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение.

Основной причиной распространения систем электронного документооборота стало осознание потребности в использовании подобных систем. Передовиками в этом процессе, естественно, выступили организации госсектора и крупные промышленные компании. Также ускорили развитие приток иностранного капитала и распространение иностранного менеджмента. Объясняется это тем, что на Западе культура использования систем управления информацией (документами) в электронном виде уже сложилась, и их применение стало для компаний обычной практикой. Сегодня и в России руководители предприятий, а также органов государственной власти и местного самоуправления понимают, что без использования специальных информационных технологий работать уже невозможно.

Список литературы

1. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. пособие для вузов М. : Эксмо, – 2006. – 624 с.

2. Быкова Т. А. Делопроизводство : учеб. для вузов М. : МЦФЭР, 2006. - 558с.

3. Вершинин А. П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде, М., 2000. - с. 40.

4. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документооборота. // Секретарское дело. – 2006. – № 9. – С. 45-74.

5. Грабауров, В. А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, - 2001. - 368с.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. Сост. М. Т. Лихачев – М.: Экономика, – 2002

7. Елизаветина Т. М., Денисова М. В. Делопроизводство на компьютере.- М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, – 2001. – 256 с

8. Зайцев П. Электронный документ как источник доказательств // Российская Юстиция, 2001г. – №3, – С 41.

9. Иванова Е. Проблемы информационного обеспечения органов управления // Финансовая газета. – 2007. – № 18.

10. Ипатов В. Тенденции развития систем электронного документооборота // журнал Byte/RE. – № 4.