Обеспечение информационного взаимодействия и сотрудничества подразделений. Сбалансированный подход к координации

Одними из наиболее актуальных проблем управления являются вопросы взаимодействия и логистики. Действительно, во-первых, функционирование организации невозможно без взаимодействия составляющих ее подразделений. Во-вторых, основой бизнеса большинства организаций является процесс донесения до потребителя своего товара или услуги. Именно логистика занимается управлением и оптимизацией этого процесса от поставщиков материалов до конечного потребителя. Использование постоянно развивающихся принципов и концепции логистики является показателем высокого уровня развития и организации бизнеса. Логистика является, прежде всего, инструментом по повышению адаптивности и конкурентоспособности организации, по сохранению качества товаров и услуг, а также по сокращению затрат предприятия. До 30 % этих затрат по данным европейской статистики вызываются отсутствием состыковок между подразделениями, потерями времени и средств в буферных зонах, конфликтами из-за распределения ответственности и ресурсов. Другими словами, отсутствием должного взаимодействия между участниками логистической цепи.

Сама концепция логистики подразумевает использование компромиссов и интеграции для организации данного взаимодействия, но, как ни парадоксально, при наличии множества практических решений, законченной теории взаимодействия не существует. Особую важность вопросы взаимодействия и, в частности, экономического взаимодействия в логистике приобретают в свете тенденций перехода бизнеса к формам сетевых организаций; информационной революции, происходящей во всех сферах общественно-хозяйственной деятельности; развития электронного бизнеса; и глобализации экономики.

Так, развитие сетевых форм организаций выдвигает на первый план задачи выбора участников взаимодействия и новых форм их координации, построения логистических сетей, интегрирующих поставщиков, производителей и покупателей в единую систему.

Информация становится новой производительной силой XXI века. Эффективное управление возможно лишь при высокой степени информированности руководителей и менеджеров. Обеспечить принятие управленческих решений, возможность увязки взаимных интересов в реальном масштабе времени возможно лишь используя высокие информационные технологии. Основой функционирования логистической сферы является мощная информационная составляющая - "нервная система", выделяемая в отдельную область информационной логистики и реализуемая в виде информационных систем логистики.

Отсутствие синхронизации процессов, несостыковка графиков, несовпадение планов и ритмов, противоречивость прогнозов, нерациональное распределение ограниченных ресурсов, межгрупповые конфликты, расхождение целей отдельных подразделений - это хронические организационные проблемы, первопричина которых отсутствие эффективного взаимодействия. В результате организация теряет время и деньги, растет внутренняя напряженность, исчезают гибкость и мобильность, а вместе с ними и конкурентное преимущество.

Взаимодействие порождается, прежде всего, разделением труда и ограниченностью ресурсов в рамках какой-либо технологии. Взаимодействие представляет собой процесс, который предполагает наличие как минимум двух субъектов ("агентов"), фундаментальной цели («мотива взаимодействия»), и существование определенной жизненной энергии («ресурсов»). В качестве агентов могут выступать как отдельные личности, так и группы, юридически оформленные объединения людей.

Согласно модели информационного взаимодействия в экономическом пространстве С.И.Паринова: 1) агенты могут влиять на деятельность друг друга, изменяя параметры экономической системы; 2)агенты могут подчиняться приказам других агентов и/или отдавать приказы; 3)агенты могут согласовывать свою коллективную деятельность на равноправной основе посредством прямого обмена информацией между собой.

Для создания и поддержания полной модели экономической среды ("среды взаимодействия") между агентами существует активный информационный обмен.

Только с помощью коллективной корректировки, в рамках данной модели, информационных образов своей деятельности, они могут находить взаимоприемлемые варианты совместной деятельности для их практической реализации, а также координировать свою практическую деятельность в зависимости от изменения общего состояния энергетического контура и от изменений возможностей и намерений других агентов.

Взаимодействие реализуется в виде взаимозависимостей, взаимосвязей, взаимовлияний, само- или директивно- организующихся в коллективную деятельность по созданию ресурса и распределение ресурса между участниками взаимодействия. В отличие от координации, взаимодействие не атрибут связи, а атрибут целенаправленной деятельности по преобразованию или получению какого-либо ресурса.

Носителями взаимодействий являются информационные потоки, распространяющиеся в среде взаимодействия. Формы и виды взаимодействий чрезвычайно разнообразны, являются динамическими, требуют затрат времени и ресурсов на осуществление.

По аналогии с координационными связями взаимодействие можно классифицировать как:

· Вертикальные взаимодействия - это взаимодействия подразделений по иерархии управления или по конечному результату, эффективности деятельности.

· Горизонтальные взаимодействия - межфункционапьные (между маркетингом, логистикой, финансами) и межтехнологические (между складированием и транспортировкой).

Кроме того, возможно различать следующие виды взаимодействий: внутриорганизационное и межорганизационное взаимодействие, слабое и сильное взаимодействия, прямое и косвенное взаимодействия, формализованное и неформализованное, реальное и виртуальное.

Взаимодействие в рамках логистической системы имеет два вида -получение ресурсов для поддержания жизнедеятельности и обеспечения поступательного движения материального потока, а также передача информации о состоянии локальных целей для поддержания контура логистической системы.

Каждое подразделение компании осуществляет свое функционирование в соответствии с планом, оперативными управляющими воздействиями, наличием материальных, временных, человеческих ресурсов. От результатов его работы зависит возможность работы следующего в логистической цепи подразделения. Поэтому необходимо знание требований последующего подразделения, устанавливаемых в виде стандартов или получаемых в виде координирующей информации от последнего. Функционирование логистического подразделения невозможно без связи (взаимозависимости) с подразделениями других функций: маркетинга/финансов, кадров. Работа всех подразделений интегрируется по материальному потоку предоставления товара конечному потребителю, с конечной целью удовлетворения его потребностей («цель взаимодействия»).

Наиболее очевидным результатом внедрения компьютерных информационных систем является увеличение скорости передачи и обработки информации.

Скорость распространения информации в организации является важной характеристикой для принятия управленческих решений и организации взаимодействия. Кто и когда способен получить информацию, как скоро будет принято решение, дойдет ли слабый сигнал до внимания руководства - ответы на эти вопросы позволяют составить представление об адаптивных возможностях, скорости реакции организации.

Возможность и эффективность взаимодействия также зависят от характеристик информационного обмена между подразделениями, так называемого «информационного расстояния» между ними, устареванием информации со временем, прохождением важной информации мимо подразделения и т.д.

Обработка заказов является нервным центром всей логистической сети. Быстрота и качество информационных потоков вносит непосредственный вклад в стоимость и эффективность всех логистических операций. Именно в этой области у большинства компаний скрыт значительный потенциал совершенствования.

На схеме изображен цикл обработки и исполнения заказа.

Схема. Цикл обработки и исполнения заказа

Нечеткости в организации цикла могут привести к печальным последствиям.

Вопрос быстроты обработки и выполнения заказа ставит на повестку дня проблему компьютеризации всего логистического процесса, что позволяет существенно снизить время обработки заказа, доводя время выполнения операций отдельными звеньями цикла (например, размещение, получение и обработка заказа) буквально до нескольких часов и даже минут.

Схема. Этапы цикла обработки заказа: примеры потенциального вклада компьютеризованной системы (часть более крупной системы автоматических закупок)

Большинство решений связанных с использованием компьютерных и информационных технологий дают «комплексные» результаты. Даже при существовании совершенных методологических подходов и методик по оценке затрат на программное и техническое обеспечение (ПО и ТО), в 90 случаях из 100 невозможно точно оценить количественный показатель необходимых инвестиций. Например, применяемый сегодня при построении информационных систем метод оценки затрат на ПО и ТО по жизненному циклу, с развитым учетом фактора времени и затрат на внедрение и эксплуатацию, дает лишь «приблизительную оценку. Повышение управляемости и информационной прозрачности организации, это интуитивно понимаемые качественные показатели, для определения эффективности реализации которых методы еще разрабатываются. Их реализация на практике зависит не только от проектируемого решения, но и от успешности его внедрения, принятия его персоналом фирмы, соответствия условиям функционирования и т.д. В условиях перехода к оценке деятельности всего предприятия на основе качественных характеристик, и в отношении информационных или компьютерных технологий, при принятии решения об их внедрении, разработке, покупке количественные показатели эффективности, например, подсчет прибыли на инвестируемый капитал, играют все меньшую роль.

«Степень эффективности определяет, насколько выгодные решения принимаются с точки зрения функционирования бизнеса, независимо от того, во что это обходится. Если информационные службы высокоэффективны, бизнес выигрывает от их деятельности» - полагает Кай Реддит, руководитель корпорации CogniTech, специализирующейся на оценке использования информационных технологий. В связи с этим для принятия проекта, связанного с информационными системами, высшим руководством организации гораздо более важно не показать его количественную эффективность, а продемонстрировать его эффективность для предприятия. В бизнес-планах информационных проектов, основные разделы посвящены именно качественной оценке и демонстрации эффективности новой компьютерной сети, прикладной программы, дающей организации преимущества в конкурентоспособности, качестве продукции, гибкости. Во многом обоснования этих проектов похожи на рекламу, обещающую «ожидаемое увеличение сбыта, не поддающееся точному измерению».

Практическая ситуация