Порядок сертификации системы качества

Решение о сертификации своей системы качества предпри­ятие принимает после проведения надлежащей подготовки, которая включает внедрение стандартов ИСО, выбор органа по сертификации, проведение разъяснительной работы с персона­лом, назначение ответственных представителей предприятия для работы с внешними аудиторами.

Начало работ по внедрению стандартов ИСО по каждому его этапу оформляется соответствующими организацион­но-распорядительными документами (приказами, распоряже­ниями). Завершение работ фиксируется актом о внедрении. И организационно-распорядительные документы, и акты являются важным средством прослеживаемости фактических ра­бот по внедрению стандартов ИСО на предприятии.

Выбор органа по сертификации определяется задачами, ко­торые ставит перед сертификацией предприятие, а также та­кими факторами, как авторитет органа по сертификации и сто­имость его услуг. Основными задачами предприятия при сер­тификации, как правило, являются подтверждение соответ­ствия системы качества одному из стандартов ИСО (9001, 9002 или 9003) и повышение за счет этого конкурентоспособности продукции при ее поставках в определенные сегменты рынка, а также получение лицензий на производство отдельных видов продукции (например, в оборотных отраслях). Исходя из это­го, выбирается тот орган сертификации, чей сертификат может пользоваться признанием у потенциальных потребителей продукции. В настоящее время наиболее популярным в мире органом по сертификации является дочерняя компания «Ре­гистра Ллойда» — «Lloyds Regisre Asuans Ltd.» (LRQA), аккре­дитованная английским правительством и имеющая свиде­тельство № 1. Сертификат LRQA имеет признание во многих странах мира. Не менее авторитетными являются сертифика­ты норвежской фирмы «Дет Порске Веритас», английской «Bureau Veritas Quality International», германской TUN SERT и ряда других. Можно утверждать, что сертификаты этих фирм — это средство равноправного вхождения в рынок. По поскольку даже эти сертификаты не имеют абсолютного при­знания в мире, предприятиям зачастую приходится сертифи­цировать свою систему у нескольких фирм и иметь сертифика­ты, что называется, «на все случаи жизни».

Ответственность за определение наиболее выгодного для целей предприятия орга­на по сертификации несет служба маркетинга. Основными критериями, которыми она должна руководствоваться, наря­ду с репутацией и компетентностью органа по сертификации, является стоимость и объем услуг, а также язык сертифика­ции, включающей язык внешних аудиторов и язык демон­стрируемой предприятием документации системы качества.

Разъяснительная работа по сертификации системы качес­тва проводится службой качества и руководителями подразде­лений на деловых совещаниях, собраниях коллективов, в мес­тной печати, на радио, по телевидению. Смысл сертификации доводится до каждого работника предприятия. Особое внима­ние при этом уделяется разъяснению цели и задач сертифика­ции, экономических выгод, которые должно получить пред­приятие при положительном результате сертификации, речь идет и об ответственности персонала перед внешними аудито­рами системы качества. Необходимо довести до сведения каж­дого работника предприятия, что при сертификации определяется содержательная, а не формальная сторона системы качес­тва.

Существенно и то, что при сертификации системы ка­чества не принципиально, изготавливается ли продукция обя­зательно по прогрессивной технологии, на передовом или но­вом оборудовании.

Главным критерием успешной сертифика­ции служит реальная способность предприятия обеспечивать стабильный выпуск продукции требуемого или ожидаемого потребителем качества.

Перед началом проведения сертификации на предприятии назначаются его представители для работы с внешними ауди­торами. Представители предприятия (гиды) проходят соответ­ствующий инструктаж, касающийся технологии и психологии общения с внешними аудиторами. Представитель предприя­тия (как и внешний аудитор) является главным действующим лицом проводимого на предприятии аудита системы качества. От его поведения во многом зависит успех или провал аудита, а следовательно, и всей сертификации. Представитель предпри­ятия должен быть хорошо знаком с функционированием про­цессов и процедурами системы качества в закрепленных за ним подразделениях, а также понимать их взаимосвязь с соот­ветствующими требованиями стандарта ИСО. Если у него име­ются какие-либо неясности, то они должны быть полностью устранены до начала аудита.

Обо всех проблемах, возникающих в ходе аудита, представитель предприятия должен ставить в известность координатора этой работы, в роли которого обыч­но выступает руководитель службы качества. В общении с внешним аудитом представитель предприятия должен быть корректен и честен. В то же время он должен противостоять искушению заводить разговоры на посторонние темы, откры­вать информацию, которая непосредственно у него не запроше­на, или уходить от прямых вопросов внешнего аудитора (если он по какой-либо причине не может ответить на вопрос, он дол­жен как можно скорее сказать внешнему аудитору и принять меры к получению необходимой информации). Если внешний аудитор обнаруживает какое-либо несоответствие, представи­тель предприятия обязан письменно подтвердить факт несоот­ветствия на специальном бланке.

Важно иметь в виду, что под­пись представителя предприятия не обязательно должна озна­чать, что он согласен с внешним аудитором, своей подписью он просто подтверждает наличие факта. Если же представитель предприятия в принципе не согласен с тем, как внешний аудитор интерпретировал в своих записях данный факт, он должен вежливо указать на причины своей позиции и отказаться от подписи бланка. В случае, если внешний аудитор будет настаи­вать на своем мнении, представитель предприятия должен ско­пировать запись аудитора и поставить его в известность, что копию он передает на рассмотрение главного аудитора на сове­щании аудиторской группы, которое проходит, как правило, в конце рабочего дня. Представитель предприятия не должен вступать в споры с внешним аудитором и не должен пытаться защитить то, что нельзя защитить.

Главная установка для представителя предприятия — способствовать успешному ау­диту. В этом плане представитель предприятия и внешний ау­дитор — специалисты, объединенные общей целью: как можно объективнее оценить эффективность системы качества пред­приятия.

Оценив свою готовность к сертификации системы качества, предприятие направляет в выбранный орган по сертификации соответствующую заявку. С этой операции и начинается про­цесс собственно сертификации системы качества (схема про­цесса сертификации представлена в табл. 3).

Получив от предприятия заявку на сертификацию системы качества, орган по сертификации сообщает ему свое решение и условия, включающие сведения о порядке, продолжительнос­ти и стоимости работ по сертификации. По желанию предпри­ятия орган по сертификации проводит консультацию, в ходе которой разъясняет характер мероприятий но сертификации и другие специальные вопросы. Чтобы оценить возможности сертификации системы качества на предприятии, представи­тель органа по сертификации знакомится с его деятельностью. Иногда визуальное знакомство заменяется заполнением спе­циально составленной анкеты. И то и другое позволяет полу­чить представление о структуре предприятия, организации уп­равления, объемах производства и видах выпускаемой продук­ции и ее основных потребителях, хронологии работ по обеспе­чению качества и внедрению стандартов семейства ИСО 9000.

При положительной оценке эксперты органа по сертифи­кации знакомятся с документами системы качества. Как правило, в состав документов, предназначенных для экспер­тизы, включаются Руководство по качеству и другие доку­менты, относящиеся к внедрению системы качества; сведе­ния о внутренних аудитах системы качества; краткая харак­теристика испытательной и контрольно-измерительной ба­зы, сведения о предприятиях, привлекаемых к изготовле­нию продукции и др.

Анализ документов позволяет экспертам продиагностировать, т.е. предварительно оценить систему качества и разработать программу ее детального аудита, а также календарный график его проведения. В ходе дальнейшего взаимодействия с органом по сертификации предприятие обеспечивает:

доступ к системе качества (документации, производ­ственным и лабораторным помещениям, рабочим кабине­там и др.) и оказание содействия в аудите;

четкое определение ответственности перед органом по сертификации, в частности, путем назначения предста­вителей предприятия;

координатора аудита.

Со своей стороны орган по сертификации осуществляет уп­равление процессом аудита. Лицом, ответственным за управ­ление аудитом, является назначенный этим органом главный аудитор. При подборе членов аудиторской группы для выпол­нения отдельных заданий учитываются следующие факторы:

тип нормативного документа, на соответствие которому предстоит провести аудит (например, ИСО 90001);

виды продукции и связанные с ними особенности (напри­мер, электронная техника, продовольствие, ядерные ус­тройства, контрольно-измерительная аппаратура);

необходимость в профессиональной квалификации или технической экспертизе но отдельным дисциплинам (например, по судостроению, производству лекарствен­ных препаратов, металлургии, деревообработке);

численность и состав группы аудиторов;

должная степень владения членами группы согласован­ным языком аудита;

наличие или отсутствие реального или предполагаемого конфликта интересов.

Назначенные органом по сертификации аудиторы могут быть отклонены предприятием, если оно в доказательство сво­ей правоты приведет убедительные аргументы. В этом случае орган по сертификации обязан предложить другие кандидату­ры.

Сертификационный аудит включает проведение вводного совещания, аудит процессов обеспечения качества по элемен­там системы качества, заключительное совещание. На вводном совещании, после официального представления аудиторов и ру­ководящего персонала предприятия, аудиторы знакомят учас­тников совещания с целями и объемами предстоящего аудита; кратко излагают программу, методы и процедуры, которые бу­дут использованы в ходе аудита. После согласования календар­ного графика аудита аудиторы приступают к системному ауди­ту. При этом ими проверяется соответствие деятельности пред­приятия всем требования выбранного для применения стандар­та ИСО. Проверка проводится путем ознакомления с документацией, состоянием производства, испытательной базы и путем бесед с непосредственными руководителями и исполнителями работ по обеспечению качества. Проверке подвергаются практи­чески все подразделения предприятия, причем проверка ведет­ся в реальных, типичных условиях, т.е. при работающем про­изводстве. По результатам каждого дня аудиторская группа проводит свои рабочие совещания. На заключительном совеща­нии, в котором участвуют представители предприятия, ауди­торская группа излагает результаты своей работы, дает предва­рительное заключение, знакомит с условиями выдачи и срока­ми действия сертификата, порядком надзора за сертификацион­ной системой качества, отвечает на вопросы.

Но итогам аудита составляется отчет и окончательное зак­лючение, которые направляются в орган по сертификации. По этим материалам принимается один из следующих вариантов решений:

1. Система качества полностью соответствует требованиям стандарта ИСО.

2. Система качества в целом соответствует требованиям стандарта ИСО, но содержит незначительные несоответствия.

3. Система качества не соответствует требованиям стандар­та ИСО.

Если в ходе аудита выявляются значительные несоответ­ствия, то они устраняются до выдачи сертификата, для чего в некоторых случаях (при длительных сроках реализации кор­ректирующих действий) проводится дополнительный аудит.

При решении по варианту 1 предприятию выдается серти­фикат. Срок его действия, как правило, три года, по истечении которых проводится новый аудит. Орган по сертификации в течение срока действия сертификата осуществляет инспекци­онный контроль (не реже одного раза в год) сертифицирован­ной системы качества, в процессе которого анализируются все изменения, появившиеся в документации, оборудовании и персонале. В случае возникновения несоответствий контроли­руется ход выполнения корректирующих мероприятий. Орган по сертификации может временно или полностью прекратить срок действия сертификата, если при инспекционном контро­ле выявлены несоответствия требованиям стандарта на систе­му качества, или если имеется обоснование претензии потреби­телей к качеству продукции. В этом случае орган по сертифи­кации уведомляет предприятие о временном или полном пре­кращении срока действия сертификата с указанием причин и публикует в соответствующем бюллетене информацию о факте прекращения действия сертификата.

В случае принятия решения по варианту 2 предприятию предоставляется возможность в течение определенного срока (не более шести месяцев) устранить обнаруженные несоответствия, после этого проводиться дополнительный аудит (для чего заключается новый контракт), как правило, по сокращенной программе. При положительном результате предприятию выдают сертификат соответствия.

В случае принятия решения по варианту 3 предприятие после доработки системы качества обращается в орган по сертификации по полной программе.

Обобщенно этапы работ по сертификации системы качества, включая подготовку предприятия показаны в таблице 3.

Таблица 3