Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку

Погоджено з Мінстатом і МВС

1. Загальні положення

1.1. Положення встановлює порядок створення, прийняття і відо­
браження у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних доку­
ментів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх
об'єднання та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно
від форм власності (надалі - підприємства), установ та організацій, основ­
на діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету (надалі -
установи).

1.2. Господарські операції відображаються у бухгалтерському об­
ліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в об­
лікових регістрах провадяться на підставі первинних документів, створе­
них відповідно до вимог цього Положення.

1.3. Усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська зві­
тність повинні складатись українською мовою. Поряд з українською мо­
вою може застосовуватися інша мова у порядку, визначеному статтею 11
Закону України "Про мови в Україні".

Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на зазначену мову.

2. Первинні документи

2.1. Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та
підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та до­
зволи адміністрації (власника) на їх проведення,

Господарські операції - це факти підприємницької, та іншої діяль­ності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових ре­зультатів.

2.2. Первинні документи повинні бути складені у момент прове­
дення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосере­
дньо після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається

складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Для контролю та впорядкування об­робки інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи (далі первинні документи).

2.3. Документи, створені засобами обчислювальної техніки на ма­
шинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за
умови надання їм юридичної сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути запи­саний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контраген­тів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

2.4. Первинні документи (на паперових і машинозчитуваних носіях
інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати
такі обов'язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких
складений документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце
складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і
вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за до­
звіл та здійснення господарської операції і складання первинного доку­
мента.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки рек­візити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до пе­рвинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєст­ру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про доку­мент, що засвідчує особу-одержувача тощо.

2.5. Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням
факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним спо­
собом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних
документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної
техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації,
що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господар­
ську операцію.

Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні за­соби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

2.6. Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні опе­
рацій пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів,
товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються
підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних
документів про таку операцію.

2.7. Первинні документи складаються на бланках типових форм,
затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках
спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами Украї­
ни. Документування господарських операцій може здійснюватись з вико­
ристанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково міс­
тити реквізити типових або спеціалізованих форм,

2.8. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів
про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних
цінностей та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними
актами.

2.9. У випадках, установлених законодавством, а також міністерст­
вами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути
віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друку­
ються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених від­
повідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фі­
нансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міні­
стерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим
друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх
номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації,
порядок нанесення якої (нумератором, типографським способом) встано­
влюють міністерства і відомства.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів су­ворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативними актами.

2.10. Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні
здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ру­
чок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації
та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом
установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню не­
санкціонованих і непомітних виправлень.

2.11. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язко­
вому прокреслюванню.

2.12. Створення первинних документів на машинозчитуваних носі­
ях провадиться з дотриманням вимог цього Положення, вказівок про на­
дання юридичної сили документам на носіях інформації і про організацію
бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

2.13. Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фак­
тів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у пер­
винних документах та виконання всіма підрозділами, службами і праців­
никами правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформ­
лення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здій­снення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) ' грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, немате­ріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підпи­сувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено»

2.14. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів,
передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відо­
браження у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у
документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

2.15. Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці пра­
цівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто
перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповід­
ність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка
окремих показників.

2.16. Забороняється приймати до виконання первинні документи на
операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановле­
ному порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, то­
варно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і
фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юри­
дичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані голо­
вному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

2.17. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати
відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при руч­
ній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислю­
вальній установці - відтиск штампу оператора, відповідального за їх об­
робку.

2.18. Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових
касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування
заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому по­
гашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із
зазначенням дати (числа, місяця, року).

Облікові регістри

3.1. Облікові регістри - це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів машинограм то­що, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого

нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних до­кументів, що прийняті до обліку.

3.2. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевір­
ки первинних документів за формою і змістом.

3.3. Підприємства й установи, що складають облікові регістри на
машинозчитуваних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх
відтворення у зручному для читання вигляді.

3.4. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облі­
кових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх.

3.5. Перенесення інформації з первинних документів до облікових
регістрів повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця обробки
(бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше терміну, що
забезпечує своєчасну виплату заробітної, плати, складання бухгалтерської
і статистичної, звітності, декларацій і розрахунків.

3.6. Форми облікових регістрів, порядок записів у них, обробки та
використання необхідної інформації визначаються відповідними норма­
тивними документами про порядок їх застосування.

3.7. Інформація про господарські операції підприємства, установи
за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів переноситься
у згрупованому вигляді до бухгалтерських звітів, порядок складання яких
встановлюється відповідною інструкцією.