Тема 5. Оформление информационно-справочной документации и документов коллегиальных органов

План

1. Назначение информационно-справочной документации.

2. Оформление докладных и объяснительных записок.

3. Требования, предъявляемые к оформлению справок.

4. Оформление актов.

5. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

6. Оформление краткого и полного протоколов.

[11–27]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению состава информационно-справочных документов и документов коллегиальных органов.

Студенты должны знать реквизиты и уметь заполнять докладные и объяснительные записки, справки и акты. Также знать правила организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний, а также требования к составлению и оформлению протоколов.

Информационно-справочный документ – документ, регламентирующий и носящий информационные сведения в управленческой деятельности, информация в данных документах может побудить к действию и использоваться только для принятия к сведению. В данной группе документов находятся: докладные и служебные записки, справки, объяснительные записки, акты и т.д.

Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, который содержит изложение какого либо вопроса (факта), а также выводы и предложения составителя (прил. 15, 16).

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, программа, отчет), объясняющие нарушение трудовой дисциплины или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка (прил. 18).

Справка – документ, содержащий описание (подтверждение) фактов, событий (прил. 17).

Актом называют документ, составляемый не­сколькими лицами (комиссией), подтверждающий ус­тановленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (прил. 19, 20).

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллеги­альных органов (прил. 21, 22, 23).

Протокол, как правило, ведется во время заседания, бывают развернутыми (полными) и краткими.

Контрольные вопросы

1. Назовите документы, входящие в состав информационно-справочных.

2. Назовите реквизиты докладной, служебной и объяснительной записок.

3. Для каких случаев предприятие выдает работникам справки?

4. Как оформить акт?

5. Какие требования предъявляются к оформлению протоколов и их виды?

Задания

Задание 1.

Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Задание 2.

Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 3.

Напишите объяснительную записку об опоздании на работу двух сотрудников предприятия. Причину и другие недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 4.

Составить объяснительную записку об отмене преподавателем занятий по делопроизводству из-за отсутствия свободной аудитории. Записку адресуйте на имя декана факультета. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5.

Составьте справку на имя работника предприятия о занимаемой должности и заработной плате. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 6.

Составьте справку об исполнении контрольных документов за первое полугодие 2009 г. на предприятии. Всего контрольных документов было 300, они направлены для исполнения в пять отделов: в три отдела - по 50 документов, в два отдела – по 75 документов. 20 документов исполнены с нарушением установленных сроков (сроки нарушены только одним отделом). Остальные недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 7.

Составить акт предприятия ЗАО «Альтаир» о передаче начальником отдела эксплуатации Сидоровым И. Р. материальных ценностей главному инженеру Васильеву В. В. на период очередного отпуска. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 8.

Составить акт о проверке наличия лицензионного программного обеспечения в ОАО «Мир». Проверка осуществлялась 12 марта 2009г. Проверено 23 компьютера, на девятнадцати из которых установлено нелицензионное программное обеспечение. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составьте акт ревизии кассы фирмы ревизором контрольно-ревизионного управления. Недостачи и излишки не установлены.

Задание 10.

Составьте краткий протокол производственного совещания работ­ников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос изменения организации работы в отделе в связи с развитием деятельно­сти предприятия. В результате было принято решение о необходимости увеличения числен­ности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

Задание 11.

Составьте протокол общего собрания учредителей 000 «Нептун» о ликвидации общества в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидаци­онную комиссию в количестве __человек, в составе _____ и поручить ей в ___ срок в соответствии с уставом общест­ва и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам общества ____ срок для за­явления своих претензий к обществу; заключенные на 200г. договора исполнить до 00.00.0000, по остальным — сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ___ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.

Голосование проводилось открытым (закрытым) путем. Ре­зультаты подсчета голосов: «За» — __ чел.; «Против» — __ человек; «Воздержались» — __ человек.

Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности общества путем ликвидации.