Использование архивных документов

Общие виды поведения пользователя в читальном зале:

работа с НСА, заказ описей выбранных фондов (по бланкам требований архива),

выбор дел для обработки,

группировка их по блокам заказа (от 3 до 20-ти, в зависимости от архива),

роспись по бланкам с указанием на бланке (иногда – времени),

принятие дел с росписью в бланке,

на каждом из заказанных дел – заполнение листа пользователя, при сдаче дел (иногда требуется сдача всех заказанных дел) проконтролировать роспись в принятии каждого дела.

Основные формы использования архивных документов:

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;

предоставление документов пользователям для исследования; экспонирование документов на выставках;

использование документа в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий;

выдача документов во временное пользование;

публикация документов[17].

Основные формы работы пользователя в читальном Архиве.При всем многообразии целей, достижение которые требуют обращения в архив, можно выделить 3 основных формы работы:

чтение дел (беглое, выборочное, полное (сплошное),

архивная выписка и

архивная копия.

Архивная выписка – это запись фрагментарных позиций из архивного документа (-ов), часть архивных источников[18]. Возможна дословная выписка или в форме пересказа.

Выпуску желательно делать либо в отдельную тетрадь, либо на отдельные листы, которые впоследствии будут объединены в пакет или скоросшивателем. На каждую выписку требуется запись с указанием архива, фонда, описи и конкретного листа. Необходимо дословно запись название документа, его исполнителя или органа, принявшего его. Листы желательно пронумеровать. Выписки исследователей – официальный, т. е. можно пользоваться при написании работы, но не правовой документ – он не имеет силы в судебном споре.

Архивная копия – это архивный документ, воспроизводящий архивный документ с указанием его адреса. Современные виды – ручное копирование, ксерокопия и фотокопия. Для официального использования выписки и копии необходимы штамп, печать и подпись должностного лица архива, удостоверяющих в их подлинности. После этого архивная копия приобретает правовую силу.

В современной практике выписки пользователя проверки в архиве не подвергаются. Корректное использование их полностью возлагается на автора записи.

[1] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 112.

[2] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 112.

[3] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114 – 115.

[4] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 116.

[5] Вместо разрешительного принципа доступа к архивам – уведомительный (Интервью Е. Е. Пальшиной) // Отечественные архивы. – 1999. – № 4. – С. 76 – 77.

[6] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 112 – 114.

[7] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114.

[8] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114.

[9] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114 – 115.

[10] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 116.

[11] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 113.

[12] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 115, 117.

[13] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 115, 117, 119.

[14] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 119.

[15] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 119.

[16] Алексеева, Е. В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова. – С. 204.

[17] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 116.

[18] ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.