Раздел 2. Источники и пути получения фактических данных

Тема 2.

Изучив тему, студент должен:

Знать: какая информация необходима на каждом уровне управления;

характерные черты общей, специальной, стимулирующей, исключительной, контрольной, распределительной, направляющей информации;

источники получения каждого типа информации.

Уметь: применять соответствующие ситуации методы сбора и анализа данных.

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

– информация,

– диагностическое исследование,

– опубликованные материалы,

– внутренняя документация,

– отчеты клиента,

– документация консультативного подразделения,

– источники фактических данных,

– пути получения фактических данных.

По степени доступности можно выделить две основные группы собираемой информации:

1. Первый тип информации — это та информация, которую, как правило, можно собрать “внутри” диагностируемого предприятия: она находится в тех документах, которые включены в документооборот предприятия. Также к этой группе можно отнести информацию, которая “сидит” в головах сотрудников. Получение этой информации сложнее, чем из документов, - ее сбор требует дополнительных навыков работы с персоналом. Но в обоих случаях расходы денег и времени на сбор “внутренней” информации минимальны.

2. Второй тип информации — это та, которую, как правило, приходится собирать, используя внешние по отношению к предприятию источники данных. Однако это не исключает, что часть требуемой информации все же можно выявить как из документов предприятия, так из голов его сотрудников. Получение этого типа информации может обойтись предприятию значительно дороже, чем информации первого типа. Это связано с квалификацией и количеством привлекаемых работников, стоимостью, назначаемой обладателями информационных ресурсов за свою информацию и другими факторами. В значительной мере затраты на приобретение данных определяются тем, насколько полно и качественно собрана информация из внутренних документов и от сотрудников, а также тем, какие задачи стоят перед диагностируемым предприятием.

Рассмотрим основные источники получения информации для предварительного диагностического исследования. К ним относятся:

· Опубликованные материалы(могут быть изданы клиентом или другой заинтересованной организацией), такие как:

- годовой отчет о финансах и производственной деятельности;

- финансовые, статистические, торговые и таможенные отчеты правительственным органам, торговым ассоциациям и кредитным организациям;

- экономические обзоры;

- рекламные материалы для сбыта (каталоги, рекламные проспекты) и сообщения для печати.Информация из других опубликованных источников:

- условия и тенденции в отрасли экономики, в которой работает клиент, включая технологические разработки;

- статистика торговли и отчеты;

- правила, которые должен соблюдать клиент;

- управленческая практика;

- трудовые отношения между администрацией и профсоюзами.

· Внутренняя документация и отчеты клиента:

- информация о его ресурсах, целях, планах и эффективности работы;

- информация о предприятии и применяемом на нем оборудовании;

- отчеты руководству по финансовым результатам и стоимости операций, услуг и изделий;

- показатели производства;

- статистика по сбыту и движению материалов;

- оценка персонала.

· Документация консультативного подразделения:

- информация о клиенте, если он обратился туда не впервые;

- информация об аналогичных организациях.

· Наблюдение за деятельностью организации и беседа с ключевыми людьми:

- посещение служебных помещений клиента;

- наблюдение людей в работе и выслушивание их взглядов, забот и предложений.

· Контакты с другими организациями.Контакты с профсоюзами, ассоциациями потребителей, отраслевыми научно-исследовательскими и учебными учреждениями или управленческими ассоциациями.

К источникам и путям получения фактических данных при проведении диагностики можно отнести следующие:

· Источники данных:

1. Записи - факты, хранимые в форме, пригодной для считывания или преобразования:

- документы (файлы, отчеты, публикации),

- компьютерные файлы,

- магнитные ленты,

- фильмы, микрофильмы,

- рисунки, фотографии,

- графики и т.д.

2. События и условия - поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства.

3. Память - вся информация, хранящаяся в памяти людей, которые работают в организации-клиенте, связаны с ней или просто могут дать информацию, полезную для консультанта (бесспорно доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, предубеждения, догадки).

· Пути получения фактических данных:

1. Поиск информации по существующим записям, характеризующим деятельность организации.

2. Специальные записи (в случае ненадежности существующих).

3. Наблюдение (проводится обычно за группами, а не отдельными лицами).

4. Специальные отчеты (изложение мыслей по определенным аспектам проблемы организации, предложения).

5. Вопросники.

6. Беседа (наиболее распространенный метод при консультировании по вопросам управления).

7. Проведение диагностических интервью.

8. Встречи с сотрудниками организации для сбора данных.

9. Обзоры отношений служащих (с помощью наблюдения, опроса, беседы; методы социометрических исследований; методы изучения мотивации).

10. Оценки (в случае отсутствия доказанных фактов или невозможности их получения по какой-либо причине).

Контрольные вопросы к разделу 2:

1. На какие две группы по степени доступности можно разделить собираемую информацию для проведения диагностического исследования компании?

2. Каковы источники информации, получаемой внутри диагностируемого предприятия? Какие способы получения такого типа информации применили бы Вы, будучи консультантом и работая с персоналом и руководством диагностируемого предприятия?

3. Перечислите возможные пути получения фактических данных для проведения фактических данных. Охарактеризуйте каждый из них.

4. Из каких видов опубликованных материалов можно получить информацию для проведения диагностики?

5. Какими правилами надо руководствоваться при проведении диагностических интервью с сотрудниками компании-клиента?

6. Какими правилами следует руководствоваться при проведении интервью с сотрудниками клиентской организации?

7. На каких моментах следует сконцентрировать внимание при проведении анкетного опроса?