Внутренняя среда организации.
Тема 1.3. Внутренняя и внешняя среда организации.
Законы организации.
Само понятие «закон» можно определить как зависимость между двумя или более явлениями, обладающая свойствами объективности, существенности, необходимости и устойчивости. Применительно к социальным организациям под законом понимается устойчивая, объективная связь явлений или событий, присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях событий.
Основными законами теории организации, имеющими внешнюю и внутреннюю направленность, являются:
1. Основополагающие законы:
- закон синергии;
- закон самосохранения;
- закон развития;
- закон наименьших;
2. Законы второго уровня:
- закон единства анализа и синтеза;
- закон информированности и упорядоченности;
- закон композиции и пропорциональности.
Существует еще и ряд специфических законов, регламентирующих главным образом деятельность внутри организации.
Знание законов организации позволяет создать и построить такую организацию, которая будет эффективно функционировать и развиваться, достигая целей, ради которых она была создана. Впервые общие законы организации были сформулированы основоположником организационной науки А.А. Богдановым (закон наименьших, пропорциональности, равновесия). Они легли в основу формирования общей теории систем.
Закон синергии – любая организация характеризуется следующими элементами: производительность, заинтересованность, микроклимат в коллективе, научно-технический потенциал, отношение к внешней среде, перспективы развития, имидж.Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал образуемый значениями представленных элементов, всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в нее элементов, либо существенно меньше.
Закон самосохранения – каждая материальная система стремится сохранить себя и использует для этого весь свой потенциал, ресурсы. Удержаться на заданных уровнях самосохранения помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность этого потенциала.
Закон развития. Развитие – необратимое, направленное, закономерное изменение материи или сознания. Закон развития опирается на ряд принципов: инерции, эластичности, непрерывности, стабильности. Каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.
Закон наименьших.
Российский ученый Александр Александрович Богданов (1873-1928) еще в начале XX века сформулировал «закон наименьших», который проявляется в том, что структурная устойчивость целого определяется его наименьшей частичной устойчивостью. Наглядным примером проявления закона наименьших является элементарная цепь, которая состоит из звеньев неодинаковой прочности и рвется там, где находится наиболее слабое в отношении прочности звено.
Иными словами, разрушение целостного образования происходит по самому слабому элементу структуры. Сущность закона можно также выразить русской пословицей: «Где тонко, там и рвется». Знакомство с формулировкой закона вызывает воспоминания об «ахиллесовой пяте» из греческой мифологии.
ЗАКОНЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВТОРОГО УРОВНЯ
Закон информированности – упорядоченности
Формулировка закона: «Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения)». Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий, в т. ч. автоматизированных рабочих мест.
Закон единства анализа и синтеза.
Сущность закона единства анализа и синтеза состоит в том, что процессы разделения, специализации, дифференциации и т.п. с одной стороны, необходимо дополняются противоположными процессами соединения, кооперации, интеграции с другой.
Таким образом, анализ – это разделение единого целого на составные части. Цель анализа – возможно более полное познание закономерностей функционирования изучаемой системы при существующей заданной структуре. Синтез – это объединение в единое целое частей, свойств, отношений, выделенных посредством анализа. Цель синтеза – спроектировать, построить такую структуру системы, при которой наилучшим образом будут реализованы заданные ей функции. Анализ сосредотачивается на структуре, он показывает, как работают части целого. Синтез акцентирует внимание на функциях, он объединяет, почему эти части действуют именно так. Поэтому анализ дает знание, а синтез – понимание.
Закон композиции и пропорциональности
В окружающем нас мире все приспособлено для совместного сосуществования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия - гармонии. В таких случаях говорят о центростремительных (объединительных) и центробежных (разъединительных) процессах.
Принцип есть правило действия, вытекающее из закона. Принципы организации - это общие правила формирования (самоформирования) систем в природе и обществе, обеспечивающие упорядоченность и целесобразность функционирования системы.
Принципы организации многочисленны и разнородны, поэтому в современной литературе можно встретить различные подходы и взгляды на классификацию принципов организации.
Особую практическую ценность для менеджеров организаций представляет классификация, сводящая принципы организации в четыре основные группы: общие, статической организации, динамической организации, рационализации.
Таким образом, принципы организации условно можно разделить на 4 группы:
1. Общие принципы
2. Принципы организационной статики
3. Принципы организационной динамики
Принципы рационализации.
Любая материальная система проходит все этапы жизненного цикла, которые можно объединить в две группы: статическую и динамическую.
К принципам статического состояния организации относятся: принцип приоритета цели; принцип приоритета функций над структурой; принцип приоритета субъекта управления над объектом.
К динамическим принципам относятся: принцип приоритета персонала; принцип приоритета структур над функциями; принцип приоритета объекта управления над субъектом.
Внутренняя среда организации.
Анализ внутренней среды организации имеет следующие значение для организации:
— информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей;
— анализ внутренней среды позволяет уяснить цели и задачи организации;
— указывает на то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.
Внутренняя среда организации — совокупность процессов, в результате которых организация преобразует имеющиеся ресурсы в товары, предлагаемые рынку. В составе внутренней среды можно выделить две части: ресурсную часть, операционную часть.
Ресурсная часть организации — совокупность ресурсов, которыми организация располагает для осуществления своей деятельности.В состав ресурсной части входят менеджмент как ресурс, определяющий организацию процессов управления (менеджеры и их квалификация, методы и технология управления, информация, необходимая для принятия управленческих решений и т. п.), финансы как ресурс, определяющий возможности в приобретении необходимых ресурсов для своего развития, персонал как трудовой ресурс.
Операционная часть организации — совокупность процессов, связанных с преобразованием исходных ресурсов в готовый товар. В состав операционной части включаются процессы, связанные с анализом состояния целевых рынков, процессы проведения научных исследований и разработки новых товаров (работ, услуг), процессы поставки производственных ресурсов, производства и сбыта продукции.
Подобная структура внутренней среды позволяет выделить состав объектов управления, но не дает ответа на вопрос о технологии управления. Для этого может быть использовано иное определение внутренней среды.
Внутренняя среда — это ситуационные факторы внутри организации, на которые оказывают воздействие управленческие решения. Выделяют следующие элементы внутренней среды: производство, персонал, организация управления, маркетинг, финансы и учет.
Производство: объем, структура, темпы производства; номенклатура продукции предприятия; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования, система контроля запасов; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности, техническая эффективность мощностей; местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства; контроль качества, издержки и качество териологии; патенты, торговые марки и т. п.
Персонал: структура, потенциал, квалификация; количественный состав работников; производительность труда; текучесть кадров; стоимость рабочей силы; интересы и потребности работников.
Организация управления: организационная структура; система управления; уровень менеджмента; квалификация; способности и интересы высшего руководства; фирменная культура; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций.
Маркетинг: товары, произведенные фирмой; доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта; маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы; нововведения; имидж, репутация и качество товаров; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование.
Финансы и учет: финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.
Для успешного развития организация должна постоянно выявлять имеющиеся и потенциальные возможности в отношении наиболее эффективного использования своих ресурсов (интеллектуальных, информационных, трудовых, материальных, финансовых и др.). Именно эти ресурсы составляют рыночный потенциал организации. Они всегда ограничены, неравномерно развиты как в количественном, так и в качественном отношении.
Развитость одного вида ресурса может представлять силу по отношению к открывшемуся из окружающей среды шансу (высокий научно-технический потенциал на рынке наукоемкой продукции), и, наоборот, нехватка какого-либо из ресурсов может нести в себе угрозу существованию организации (отсутствие надежных поставок материальных ресурсов ведет к перебоям в производстве и срыву сроков исполнения заказов, потере потенциальных заказчиков и рыночных позиций).
Главная задача организации состоит в реализации открывающихся во внешней среде благоприятных возможностей (шансов), путем выделения своих сильных сторон, и ограничении внешних угроз существованию и развитию организации, путем нейтрализации слабых сторон. Ее эффективное решение и определяет содержание менеджмента организации.
Внутренняя среда организации характеризуется также степенью дифференциации и интеграции производственных и трудовых процессов.
Дифференциация означает такое распределение работ между отдельными субъектами организации, чтобы каждая из них получила в нем определенную степень завершенности в конкретном результате, имеющем самостоятельную ценность. Но поскольку эти результаты сами по себе не являются с точки зрения организации законченным целым, на которое направлена ее деятельность, для его получения дифференциация должна дополняться интеграцией субъектов, то есть их сотрудничеством, необходимость которого обусловлена реальной взаимосвязанностью отдельных работ, сформировавшейся в процессе разделения труда.