Работа с сотрудниками и отчетность в ПФР и ФСС в Контур.Эльба

Бизнес – это занятие высоко рискованное, связанное, как правило, с немалыми инвестициями на начальном этапе. Чтобы уменьшить риски, возникающие в процессе становления бизнеса, предприниматели начинают его в одиночку или с очень небольшим кругом доверенных лиц, именуемых командой. Практически в любом успешном бизнесе наступает момент, когда развитие требует увеличение штата фирмы или компании и тогда основатель бизнеса начинает искать сотрудников на рынке труда. Процесс этот очень важный и многоаспектный. Необходимо не только найти нужных специалистов, но и правильно с экономико-правовой точки зрения оформить людей на работу, поскольку в этом случае возникают не только дополнительные затраты, которые необходимо оптимизировать, но новые обязанности перед государством, с которым как известно «шутки плохи».

В итоге предприниматель начинает понимать, что необходим юрист, бухгалтер-экономист, а это, как минимум годовые издержки в 500 000 рублей, если на постоянной основе, и чуть меньше, если на основе аутсорсинга. Таким образом, развивающийся бизнес может не выдержать издержек и «схлопнуться». Как же минимизировать издержки и одновременно развивать бизнес? На сегодняшний день ответ на этот вопрос можно дать практически однозначный. Таким решением может стать электронный сервис, поскольку все шаги, связанные с приемом на работу, начислениями заработной платы и удержаниями взносов в различные фонды, с формированием отчетности и ее сдачи в контролирующие органы строго алгоритмизированы.

В качестве примера рассмотрим алгоритм принятия на работы сотрудника в ИП:

1. Заключаем договор (в Российской Федерации – это либо гражданско-правовой, либо трудовой)

Если сотрудник будет работать постоянно, то заключаем трудовой договор, если сотрудник приходящий – то гражданско-правовой.

«Плюс» гражданско-правового договора – не уплачиваются взносы в ФСС

2. Регистрируемся в ПФР и ФСС в качестве работодателя

3. Если заключаем трудовой договор, то оформляем документы

В качестве такого электронного сервиса рассмотрим облачный сервис, разработанный федеральной компанией СКБ-Контур, который называется Эльба.Контур. Этот сервис позволяет реализовать указанный алгоритм любому лицу, работающему в компании, который зарегистрирован на этом сервисе, как лицензионный пользователь. Кроме того, этот сервис обладает и интеллектуальной поддержкой, которая выражается в виде совета профессионала. Приведем пример такого совета, касательно описанного выше алгоритма.

Совет: Необходимо особо отметить – не стоит заключать с работником гражданско-правовой договор, чтобы избежать лишних обязательств и сэкономить на взносах. В случае конфликта с работником и разбирательств в суде, есть большая вероятность того, что подобный договор признают трудовым. Тогда вы будете обязаны доначислить и заплатить все налоги и взносы, а также выполнить требования трудового законодательства по зарплате и отпускам.

Рассмотрим практическую реализацию ведения учета сотрудников в Контур.Эльба. Эта технология представлена в разделе «Сотрудники» этого сервиса. Перейдем в этот раздел и начнем оформление сотрудников в наше ИП.

Первый шаг – заполнение реквизитов. Так как у нас ИП без сотрудников, то первоначально в Эльбе нужно перейти в Реквизиты и поставить галочку «Я зарегистрирован как работодатель»

После того, как поставили галочку перед Вами появится экранная форма, содержащая дополнительные поля. Заполните их так как показано на рисунках (6.1 и 6.2), расположенных ниже:

Рис 6.1 –

Рис 6.2 –

Как правило, денежное вознаграждение работника выплачивается в два этапа: аванс и заработная плата. Однако не все предприниматели придерживаются этого правила. Мы тоже в нашем примере авансы пока не будем выплачивать. То есть не будем ставить флажок на соответствующей вкладке.

После того как произведена настройка, вернитесь на вкладку отчетность. Вы увидите новые задачи, но давайте сначала добавим сотрудника.

Перейдите на вкладку «Сотрудники» - «Добавить сотрудника»

Заполните в соотвествии с нижепредставленной записью:

* Фамилия: Ваша фамилия

* Имя: Ваше имя

Отчество:Ваше отчество

* Дата рождения:Ваша дата рождения

Пол:Ваш пол

Должность: придумать

* Дата приема на работу:01.07.2014

Принят по договору: работающий по трудовому договору

Способ выплат:на личную карту

Расчетный счет:40702810800000060694

Банк:044585777

Получатель:Ваше ФИО

ИНН: 7701270079

КПП:770101001

Назначение платежа:Выплата заработной платы

ИНН:664534005670

СНИЛС:112-233-445 95

Гражданство:Россия

Документ, удостоверяющий личность:Паспорт гражданина РФ

Серия Номер:6006 123123

Кем выдан:УФМС России

Дата выдачи:20.08.2014

Адрес регистрации: Укажите ваш адрес, либо любой другой

Адрес проживания: совпадает с адресом регистрации

После того как личные данные заполнены в Эльбе есть возможность распечатать карточку сотрудника, а также приказ о приеме. Распечатайте и ознакомьтесь с этими документами.

Работающий сотрудник по трудовому кодексу РФ обязан получать заработную плату не меньше определенной суммы. Эта сумма называется МРОТ (минимальный размер оплаты труда) и устанавливается на уровне регионов.

Произведем процедуру начисления заработной платы в Эльбе. Перейдите на вкладку «Зарплата»

Далее нажмем «Зарплата до заведения сотрудника в Эльбу введите желаемую зарплату и нажмите «Сохранить»

Эльба.Контур автоматически рассчитает взносы ПФР, ФСС и ФФОМС и НДФЛ исходя из начисленной зарплаты

Сейчас укажем зарплату за текущий месяц – ноябрь. Нажмите «Изменить» напротив оклада

И установите желаемую зарплату с ноября, поставив точку «Повторять каждый месяц с» и нажмите «Сохранить»

Самостоятельно:

Примите сотрудника противоположного пола 01.07.2014. Если не знаете, что писать в том или ином поле, то просто возьмите данные от заведенного сотрудника.

Цель задания, чтобы после его выполнения присутствовал сотрудник женского пола (учтите, что всем сотрудникам должно быть больше 18 лет)

Итак, теперь у нас есть 2 сотрудника с начислениями, но начислить мало – нужно выплатить денежные средства. Посмотрим, как это реализовано в Эльбе.

Выплатим заработную плату за июль-сентябрь 2014 года. Перейдите на вкладку «Отчетность»-«Завершенные задачи» - «Показать задачи до регистрации в Эльбе» - «Заплатить взносы с зарплаты»

Выскочит такое окно: Нажмите «Изменить». Дело в том, что когда ИП регистрируется как работодатель, то присваивается еще один регистрационный номер

Укажите 035-013-001001 и нажмите «Далее»

В следующем окне нажмите «Изменить» напротив «на страховую часть пенсии»

В «красном» окошке поставьте «0» и нажмите сохранить. Проделайте процедуру во всех 5-ти вкладках

На самом деле эти платежки надо вбивать вручную, за тот период когда сотрудники были приняты, но регистрации в Эльбе не было. Но, допустим, мы этого не делали

Нажмите «Далее». На этом шаге уже привычное окно с возможностью скачать платежки для уплаты в банке. Нажимаем «Сделано»

Самостоятельно:

На вкладке «Завершенные задачи» выполните задачу «Заплатить взносы с зарплаты за октябрь 2014»

После этого мы выплатили зарплату, сотрудник довольны, но это еще не все обязательства. Есть отчетность в ПФР и ФСС за сотрудников.

Перейдем вновь на вкладку отчетность в завершенные задачи и найдем там задачу сдать отчет 4-ФСС за 3 квартал 2014 года

Ее нужно было подать до 15 октября, но все-таки основные моменты мы рассмотрим. Щелкните по задаче:

Так как Эльба полностью учетная система индивидуальному предпринимателю не придется ничего заполнять вручную. Система автоматически подтягивает нужные данные. Нажмите «Далее».

Следующий шаг Эльба также автоматически заполнила

Вот и все отчет готов! Осталось его отправить в ФСС с помощью электронной подписи

Самостоятельно: Сформируйте отчет в ПФР за 3 квартал 2014 года

Как видите Эльба.Контур максимально упрощает учет ведения бизнеса и сдачу отчетности для предпринимателя. А на все возникающие по ходу вопросы сможет ответить техническая поддержка сервиса.

Эльба.Контур: http://e-kontur.ru 8 800 500 02 75. Хотите получить 3 месяца бесплатно после оплаты программы. Введите при регистрации промо код 555537