Организационные формы в связях с общественностью. Функции и задачи отделов по связям с общественностью. Специфика PR-отделов в учреждениях гостиничного сервиса и туризма

При формировании организационной структуры управления связями с общественностью необходимо руководствоваться следу­ющими рекомендациями и правилами:

• Создание подразделения требует необходимого оснащения элементами инфраструктуры, и, в первую очередь, транспортным средством, оргтехникой, телефонной и факсимильной связью, не­обходимой компьютерной техникой.

• Сформированная структура должна быть гибкой, мобиль­ной, легко адаптируемой к рыночным изменениям с высокой сте­пенью взаимозаменяемости отдельных звеньев и исключением па­раллелизма в работе.

• Приглашенные специалисты должны быть высокими про­фессионалами, обладать необходимыми качествами, в том числе быть коммуникабельными, иметь устойчивые контакты в сферах бизнеса, СМИ, быть надежными в кризисных ситуациях.

• Структура отдела (службы) PR должна быть выбрана в со­ответствии с признаком функциональной специализации, т.е. с выделением таких основных групп или подразделений, или ответственных специалистов, как сектор прессы, сектор планирования общественных связей и перспективного развития фирмы, сектор публикаций, сектор пропаганды, сектор имиджа.

Во многих структурных корпорациях в последнее время ак­тивно создаются такие функциональные подразделения PR, как департаменты по связям с общественностью, управления PR, цен­тры PR, информационно-аналитические центры с внутренними отделами, группами, секторами. Во многих коммерческих струк­турах среднего бизнеса введены должности заместителей руково­дителей по связям с общественностью, пресс-секретарей.

Среди современных корпоративных PR в России заслуженной популярностью пользуются: Департамент по связям с обществен­ностью Альфа-банка, Департамент внешних связей группы «Си­бирский алюминий», Управление информации и связей с обще­ственностью МДМ-банка, Пресс-центр ОАО НК «Роснефть», Центр общественных связей Ингосстраха, Управление по связям с общественностью нефтяной компании «Юкос», Управление по связям с общественностью ЗАО «Интерросс», Пресс-секретать ОАО «Мобильные телесистемы», Пресс-служба Московской фон­довой биржи.

В коммерческих структурах малого бизнеса функции маркето­лога, менеджера, агента по рекламе часто совмещают с функци­ями специалиста PR.

Среди основных направлений работы специалистов подразде­лений службы PR следует выделить такие, как:

• исследование общественного мнения и своевременная ин­формация о нем руководства с конкретными предложениями по вопросам формирования корпоративной политики;

• консультирование и подготовка важнейших выступлений пер­вых лиц компании;

• планирование, подготовка и участие в ответственных дело­вых встречах, от которых зависит положение фирмы в обществе;

• формирование стратегии фирмы с учетом общественных связей;

• планирование рекламных кампаний, популярных статей и выступлений в СМИ, подготовка PR-программ;

• организация и проведение брифингов, пресс-конференций в тесном контакте с остальными службами компании;

• подготовка рекламных материалов, участие в организации и проведении рекламных кампаний, выставок;

• подготовка материалов к публикации в СМИ, фильмов, ви­деороликов, пресс-релизов, а также обеспечение видео- и фото­обслуживания.

Прежде чем говорить о PR в гостиничном бизнесе следует отметить, что редко идет речь о деятельности специально выделенного отдела по связям с общественностью. Чаще всего в гостинице существует отдел маркетинга и рекламы, который и занимается позиционированием предоставляемых услуг.

“Задача PR состоит в том, чтобы наладить взаимопонимание, положительное отношение и доверие клиента к предложению предприятия гостинично- туристского бизнеса на длительную перспективу. Речь идет о формирование в глазах общественности положительного имиджа, хорошей репутации и уважения к предприятию.”(4)

А.Л.Лесник и А.В.Чернышев, авторы учебника “Практика маркетинга в гостиничном и ресторанном бизнесе” предлагают схему, которая отображает PR деятельность в любой из сфер бизнеса:

Важно уметь различать PR и рекламу. Когда речь идет о печатании проспектов, вывешивании плакатов и помещении заметок в прессе, во всех этих случаях говорится о рекламных мероприятиях. Информация рекламной службы объективно и профессионально подобранная, должна косвенно способствовать увеличению загрузки и прибыли. Мероприятия PR призваны, с одной стороны, повысить интерес клиента к предложению предприятия, а с другой - за счет обратной связи с клиентом привести предложение услуг в соответствие с имеющимся спросом.

Таким образом, зачастую смыслом и целью всех мероприятий по PR на практике остаются следующие: улучшение репутации и повышение популярности предприятия. Это служит в основном целям предприятия, то есть получению дополнительных клиентов из числа “прохожих”, и не всегда совпадает в широком смысле с задачами открытой рекламы.

На этом основании можно сделать вывод, что PR более тесно связана с выбором средств коммуникации, а не сих печатном содержанием. PR предполагает, что теперь на смену классическим методам рекламы будут применяться новые способы продвижения имиджа предприятия и публицистики.

Постоянно увеличивающаяся конкуренция в гостиничном бизнесе заставляет особо заботится о потребительских предпочтениях в области услуг. Специально нацеленная политика PR улучшает связи с клиентами и помогает предприятию профилировать свое предложение. Довольно актуален в настоящее время вопрос о том, является ли PR частью маркетинга или наоборот.

По мнению А.Л.Лесника и А.В. Чернышева, PR принадлежит к инструментам маркетинга и координируется с помощью методов корпоративной культуры, не выходя за рамки ведущей стратегии. Корпоративная культура согласуется по своим функциям со всеми коммуникативными средствами.

Работу гостиницы необходимо постоянно поддерживать независимо от величины гостиницы.

Основные задачи PR- работы лежат в следующих областях:

o формирование информационной составляющей

o работа с прессой

o PR- акции

o диалоги, оценки, планирование.