Макет оформления должностной инструкции

Наименование УТВЕРЖДАЮ

организации Руководитель организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Личная Расшифровка

подпись подписи

00.00.0000 № 00 00.00.0000

Москва

наименование должности

СТРУКТУРА ТЕКСТА

Общие положения

Функции

Должностные обязанности

Права

Ответственность

Взаимоотношения (связи по должности)

Наименование должности

руководителя структурного Личная Расшифровка

подразделения подпись подписи

Визы согласования

с заинтересованными

должностными лицами

С инструкцией ознакомлен: Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

В дело № 00-00

Личная подпись И.О.Ф.

00.00.0000

Приложение 10

Макет оформления приказа

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

ПРИКАЗ

Дата № 00

место составления

заголовок к тексту начинается

с предлога «о»,

отвечает на вопрос «о чем»

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие ру­ководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основа­ния очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть на­чинается со слова приказываю.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф.И.О., или наименование структурного подразделения (в дательном па­деже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начина­ется с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.

2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может пред­ставляться в виде таблицы.

3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на... (ука­зывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделе­ния).

Наименование должности руководителя (подпись) И. О. Фамилия

Визы заинтересованных лиц

Должность подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

В дело 00-00

Подпись И. О. Ф.

00.00.0000

Приложение 11

Макет оформления указания

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные организации

УКАЗАНИЕ

Дата №00

Место издания (город)

Заглавие выражает краткое содержание, начинается предло­гом «О...»

Текст констатирующей части начинается формулировками: «В соответствии», «В целях», «Во исполнение».

Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для испол­нения которого издают данный документ, указывают автора доку­мента, его полное название, поисковые данные (номер, дата). Кон­статирующей части может не быть.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.

Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать вы­полнять действия, не входящие в обязанности по должности, то рас­порядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ.

1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (наименование должности, иници­алы и фамилия) – действие (начинается с глагола в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Наименование должности лица,

подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

(подпись) И. О. Фамилия

Дата

Приложение 12

Образец оформления решения

ОАО «РОССИЙСКАЯ ПУШНИНА»

РЕШЕНИЕ

совета директоров

23.04.2009 № 15

г. Омск

О подготовке к пушному аукциону в Москве

На основании координационного плана от 13.04.2009г. совет директоров ОАО «Российская пушнина»

РЕШИЛ:

1. Назначить ответственным представителем предприятия на аукционе Кох А. Д.

2. Кох А. Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение совету до 28.04.2009г.

3. Резникову Л. В. подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение совету до 28.04.2009г.

Председатель совета Подпись А. Л. Тиунов

Члены совета Подпись Л. А. Краснов

Подпись А. С. Репин

Приложение 13

Макет оформления распоряжения

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Дата №00

Место издания (город)

Заголовок начинается с вопроса «О чем...»

Текст документа начинается с констатирующей части (излагает­ся цель или причина подготовки). Констатирующая часть может от­сутствовать. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:

1. Пункты распоряжения строят по схеме: должность, исполни­тель – действие – срок исполнения.

Последний пункт распоряжения формулируют следующим об­разом:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наиме­нование должности, инициалы, фамилия).

Наименование должности лица,

подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия

Приложение 14

Макет оформления постановления

НАИМЕНОВАНИЕ ВЫСШЕГО ОРГАНА

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Дата №00

Место издания (город)

Текст постановления начинается с констатирующей части:

В связи с ... комиссия по ...

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Предложить (указывается исполнительный орган).

1.1. Приводится суть решения комиссии.

1.2....

2....

2.1....

Председатель комиссии Подпись И. О. Фамилия

Секретарь Подпись И. О. Фамилия

Приложение 15

Образец оформления внутренней докладной записки

Общий отдел Директору ООО «Луч»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Н. И. Иванову

10.05.2009 №35

г. Омск

О замене рабочих столов

В настоящее время в канцелярии имеются рабочие столы с физическим износом 80 %.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых рабочих столов.

Зав. канцелярией Личная подпись П. Н. Сурок

Приложение 16

Образец оформления внешней докладной записки

Омское Областное Генеральному директору

Управление образования ОАО «Полет»

Октябрьский отдел Д. В. Зимину

образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2009 № 23

г. Омск

О проверке технического состояния

жилых помещений

базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2009г., 13 мая текущего года был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Начальник районного

отдела образования Подпись С. В. Козлова

ПЕЧАТЬ

Приложение 17

Образец оформления справки

ООО «Азот» Детский сад № 2

СПРАВКА

10.04.2009 №87

г. Омск

Воронина Галина Николаевна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела предприятия.

Оклад – 19 000 (девятнадцать тысяч) рублей в месяц.

Начальник отдела кадров Личная подпись А. В. Иванов

Главный бухгалтер Личная подпись Н. В. Смирнова

пЕЧАТЬ

Приложение 18

Образцы оформления объяснительных записок

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору ООО «Кадры»

10.04.2009 О. О. Коршунову

О срыве занятии в группе секретарей-референтов

9 апреля 2009 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате низкой явки занятия пришлось отменить.

Ст. преподаватель Личная подпись Г. И. Туманова

Производственный отделГенеральному директору ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ООО «Звезда»

12.07.2009 №53 С. В. Петрову

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2009 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Личная подпись С. П. Соснин

Приложение 19

Макет оформления акта

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

АКТ

00.00.0000 № 00

Место составления (город)

Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже.

Основание: распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта

Составлен комиссией:

Председатель: наименование должности, Фамилия И. О.

Члены комиссии: наименование должности, Ф. И. О., рас­полагаются в алфавитном порядке

Присутствовали: наименование должности, Фамилии И. О. лиц, присутствовавших при составлении акта, распо­лагаются в алфавитном порядке.

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной рабо­ты, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересо­ванных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в двух экземплярах:

1-й – кому (куда);

2-й – кому (куда).

Приложение: текст приложения, если оно есть.

Председатель Подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии Подписи И. О. Фамилия

И. О. Фамилия

Присутствовали при Подписи И. О. Фамилия

составлении акта И. О. Фамилия

Приложение 20

Образец оформления акта

ЗАО «Мираж» УТВЕРЖДАЮ

АКТ Директор ЗАО «Мираж»

00.00.0000 № 00 (подпись) А. Н. Петров

Москва 00.00.0000

Проверки работы с документами в отделе маркетинга

Основание: ……….

Составлен комиссией:

Председатель: зав. канцелярией О. П. Иванова

Члены комиссии: 1.

2.

3.

Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С. И. Родионова.

00.00.0000 г. комиссия проверила состояние работы с документами…

В результате проведенной проверки установлено:

1.

2.

3.

Вывод:…

Составлен в 4-х экземплярах:

1-й экз – в дело 00-00;

2-й экз. – зам. директора по административно-хозяйственным вопросам;

3-й экз. зав. отделом маркетинга;

4-й экз. председателю комиссии.

Приложение:…

Председатель комиссии Подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия

Подпись И. О. Фамилия

Подпись И. О. Фамилия

С актом ознакомлены:

Зав. отделом маркетинга Подпись И. О. Фамилия

Секретарь отдела маркетинга Подпись И. О. Фамилия

Приложение 21

Макет полного протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

ПРОТОКОЛ

Дата №00

Место составления

Форма заседания

Председатель Фамилия И. О.

Секретарь Фамилия И. О.

Присутствовали: 00 чел. (указываются Ф. И. О. или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке столбцом).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление ана­логичное).

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О. (в именительном падеже) – краткоеили развер­нутое изложение содержания выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И. О. – излагается содержание выступления (после фа­милии в скобках может быть приведена должность выступающего).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопро­су – указывается действие в неопределенной форме (поручить, орга­низовать и т. п.), исполнитель (должностное лицо, структурное под­разделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогич­но первому.

Председатель Подпись И. О. Фамилия

Секретарь Подпись И. О. Фамилия

Приложение 22

Образец выписки из протокола

Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

производственного совещания

00.00.0000 № 00

Москва

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

3. О…………………………….Сообщение……………………………

СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О. – Текст выступления

ВЫСТУПИЛИ:

Ф. И. О…………………. – Текст предложения

ПОСТАНОВИЛИ:

Установить……………………………………………………………………..

Председатель Расшифровка подписи

Секретарь Расшифровка подписи

Верно

Должность Личная подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

Приложение 23

Образец оформления краткого протокола

ОАО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»

ПРОТОКОЛ производственного совещания

23. 05.2009 № 8

г. Омск

Председатель – Жуков П. Н.

Секретарь – Игнатова Е. В.

Присутствовали: Аникеева О. И., Воробьева Г. А. и т. д.

РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:

1. О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение зам. директора Чернова Ю. И.

2. О презентации новой продукции во время переговоров. Сообщение заместителя директора по стратегическим вопросам

Яковенко В. В.

ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:

1. Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственный – начальник производственного отдела Шишкин С. Д. Срок 25.06.2009г.

2. Подготовить презентационный материал до 22.06.2009г. Ответственный – Яковенко В. В.

Председатель (подпись) П. Н. Жуков

Секретарь (подпись) Е. В. Игнатова

С протоколом ознакомлены:

Начальник производственного

отдела (подпись, дата) С .Д. Шишкин

Зам. по стратегическим

вопросам (подпись, дата) В. В. Яковенко

В дело № 00-00

(подпись) И. О. Ф.

25.05.2009

Приложение 24

Макет оформления письма

Герб (эмблема, товарный знак) Гриф ограничения. Экз. № 00

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат: наименование

Индекс предприятия связи, почтовый и должности, И. О. Фамилия

телеграфный адрес, № телефона, (все в дательном падеже)

факса и т. д., № счета в банке, код почтовый индекс,

предприятия, код формы документа город, улица, номер дома

Дата № 00/00-000

на № 00 от 00.00.0000

3аголовок к тексту отвечает на вопрос

«О чем?», начинается с предлога «О».

Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо пе­чатается с 5-го знака (от 1-го положения табулятора). Текст без абза­цев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-го поло­жения табулятора).

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключитель­ную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Приложение: на ... л., в ... экз.

Наименование

должности руководителя Подпись И. О. Фамилия

ПЕЧАТЬ

Визы:

Должность Подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

В дело 00-00

(подпись) И.О.Ф.

00.00.0000

Исполнитель (Фамилия, имя, отчество)

телефон 000 00 00

Приложение 25

Образец оформления исходящего письма

ЗАО «СТАРТ» Директору

ул. Новая, 28, Москва, 115218 Выставочного Центра

тел. .-129-98-99, факс: 129-96-56 «ЭКСПО-БИЗНЕС»

E-mail: ........................ Н. Ю. Страхову

ОКПО ......................... ул.Вострякова, 118,

25.05. 2009 № 25/ 03-15 Москва, 110020

Об участии в выставке

Уважаемый Николай Юрьевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выста­вочного Центра, опубликованными в № 5 «Экономической газеты» от 15.05.2009, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

С уважением,
Директор Подпись В. Н. Некрасов

ПЕЧАТЬ

А. И. Петров

181-07-09

Приложение 26

Образец оформления входящего письма

ВЫСТАВОЧНЫЙ ЦЕНТР Директору ЗАО «СТАРТ»

«ЭКСПО-БИЗНЕС» г-ну Некрасову В. Н.

ул. Вострякова, 118, Москва, 110020 ул. Новая,28,

тел,459-56-98, факс:467-99-7б Москва, 115218

E-mail:………..

ОКПО……………

29.03.2009 №48/08-15

На № 25/03-15 от 25.05.2009

Уважаемый г-н Некрасов В. Н.!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весен­ней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным со­ветом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо коман­дировать в ВЦ «ЭКСПО-БИЗНЕС» не позднее 10.04.2009г. сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением,
Директор Центра Подпись Ю. В. Страхов

ПЕЧАТЬ

ЗАО «СТАРТ» Дата 29.03.2009 №48/08-15

В дело № 08-15

(подпись,дата)

Т. П. Васильева

215-11-30

ПРИЛОЖЕНИЕ 27

Образец оформления информационного письма

Наименование предприятия АДРЕСАТ

Адрес предприятия

Тел. / факс

Дата №____

О производстве рекламы

Рекламно-производственное предприятие “Старт” предлагает Вам

услуги по производству всех видов рекламы.

Мы поможем Вам:

- разработать фирменный стиль (эмблемы, товарные знаки, бланки

предприятия);

- оформить фасад здания, офис, витрины, автомобили;

- получить разрешительную документацию на рекламные конструкции.

Нашими услугами пользуются многие предприятия Москвы и России:банки, магазины, учебные и научно-исследовательские заведения, коммерческие фирмы, государственные организации.

Выезд дизайнера-консультанта бесплатный. Мы гарантируем низкие цены, сжатые сроки, высокое качество. Для постоянных клиентов предусмотрена специальная система скидок.

Если Вас заинтересовали наши предложения, будем рады видеть Вас а нашем офисе по адресу: Москва, ул. Полянка, 27, оф. 12. Контактный телефон 236 76 38

Коммерческий директор Подпись И. В. Соколов

ПЕЧАТЬ

Приложение 28

Образец оформления письма-напоминания

ЗАО «Аякс» Директору ООО «Русь»

Московский пр., д. 5, М. В. Коркину

г. Омск, 644099

Тел./факс 31-56-28

ОКПО 25968456

ОГРН 1127600380785

ИНН/КПП 7807032140/781001002

10.06.2009 № 33

на № _________ от _____

О задержке поставки мебели

Уважаемый Георгий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02.05.2009г. № 97 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Директор Подпись Л. В. Кокорин

ПЕЧАТЬ

С. А. Иванова

31-56-30

Приложение 29

Образец оформления письма-уведомления

ООО «Миг» Генеральному директору

ул. Красный путь, д. 22, ООО «Маяк»

г. Омск, 644099 С. П. Апрельскому

Тел./факс 21-16-20

ОГРН 1127600380758

ОКПО 25968457

ИНН/КПП 7807032160/871001001

15.04.2009 № 25

Об изменении реквизитов

В связи с изменением реквизитов нашей организации, оплату за аренду помещения по адресу ул. Рабиновича, д. 15, к. 3 за май 2009 года просим производить по следующим реквизитам.

Получатель:

ООО «Миг»

ИНН/КПП 7807032160/871001001

р/сч 4070108100000000004

в ОАО «Банк «Сибирь»

к/сч 30100000219000055

БИК 30100055

Генеральный директор Подпись П. Н. Сергеев

Гл. бухгалтер Подпись Т. Н. Мишина

ПЕЧАТЬ

С. И. Потапова

510-16-20

Рябова Наталья Юрьевна