Диспетчер сценариев в Excel

Информационные технологии бизнес анализа

Табличный процессор Excel

Табличными процессорами называются прикладные программы, предназначенные для работы с электронными таблицами. В настоящее время известно много таких программ: Excel, Lotus I—2—3, QuattroPro, SuperCalc, Multiplan, Суперплан, АБАК и т. д.

Электронная таблица представляет собой прямоугольную матрицу, состоящую из ячеек, каждая из которых имеет свой номер. Рассмот­рим структуру электронных таблиц на примере работы с электронной таблицей Excel.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовыми.

Рис. 5.1. Окно программы Excel

При формировании таблицы выполняется ввод, редактирование и форматирование текстовых, числовых данных, а также формула (рис. 5.1).

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.

В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист име­ет название, которое отображается на ярлыке листа, расположенного в его нижней части. С помощью ярлыков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же книгу.

Для переименования рабочего листа надо дважды щелкнуть на его ярлычке и выбрать команду Переименовать.

Для выделения нескольких смежных рабочих листов необходимо выделить первый рабочий лист и, зажав на клавиатуре клавишу Shift, выделить последний лист. Для выделения нескольких несмежных ра­бочих листов выделить первый рабочий лист и, зажав Ctrlна клавиа­туре, выделить следующий лист.

Ячейки и их адресация

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Столбцы оза­главлены буквами латинского алфавита и их двухбуквенными комби­нациями (А, В, С, ..., АА, ... IV). Строки озаглавлены цифрами (1,2,3...). Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов и до 65536 строк.

Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, Р45 и т.п.

Формат указания адреса ячейки называется ссылкой. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и ре­дактирования всегда проводятся в активной ячейке. Адрес и содержи­мое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Переместить рамку активной ячейки можно при помощи клавиш управления курсором или мышью. Данные в ячейке могут быть основ­ными, т. е. не зависящими от других значений ячеек в таблице, и про­изводными, т. е. определяемыми по значениям других ячеек при помо­щи вычислений.

Диапазон (блок) ячеек.В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группой ячеек, которые образуют блок. В качестве блока может рассматриваться строка или часть стро­ки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк, столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми став­ится разделительный символ, например двоеточие <:> или две точки <.>. Каждая команда табличного процессора требует указания блока ячеек, в отношении которого она будет выполнена.

Блок используемых ячеек можно выделить двумя путями: непо­средственно набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы с помощью клавиш управления курсором.

5.2. Вычисления в Excel

Вычисления в электронных таблицах Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математиче­ских операций.

Ссылки на ячейки можно задать разными способами. По умолча­нию ссылки на ячейку в формулах рассматриваются как относитель­ные.

Относительные ссылки— это ссылки, которые при копировании формулы изменяются автоматически в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копией (Н4).

Абсолютные ссылки— это ссылки, которые при копировании не изменяются ($Н$4).

Смешанные ссылки— это ссылки, которые сочетают в себе и от­носительную и абсолютную адресацию ($Н4, Н$4).

Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу <F4>.

Функции в Excelпредназначены для вычисления базовых вели­чин, необходимых при проведении сложных финансовых, статистиче­ских, математических и т. д. расчетов. Методика использования функ­ций требует соблюдения определенной технологии.

1. На рабочем листе в отдельных ячейках осуществляется подго­товка значений основных аргументов функции.

2. Осуществляется вызов Мастера функции с помощью команды Вставка —> Функция или нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная <£>.

3. Выполняется выбор категории функции. В списке Функция со­держится полный перечень доступных функций выбранной категории. В нижней части окна приведен краткий синтаксис и справка о назна­чении выбираемой функции. Кнопка Справка вызывает экран справки для встроенной функции, на которой установлен курсор. Кнопка Отмена прекращает работу Мастера функций. Кнопка Готово переносу в строку формулы синтаксическую конструкцию выбранной встроенной функции. При нажатии на кнопку <Далее> осуществляется переход к работе с диалоговым окном выбранной функции.

4. Выполняется выбор в списке требуемой функции, в результат выбора появляется диалоговое окно для ввода аргументов. Для каждой функции существует регламентированный по составу и формату значений перечень аргументов.

5. В поле ввода диалогового окна можно вводить как ссылки на ад­реса ячеек, содержащих собственно значения аргументов, так и сами значения аргументов.

6. Если аргумент является результатом расчета другой встроенной функции Excel, возможно организовать вычисление вложенной, встро­енной функции путем вызова Мастера функции одноименной кноп­кой, расположенной перед полем ввода аргументов.

7. Для отказа от работы со встроенной функцией нажимается кноп­ка Отмена.

8. Завершение ввода аргументов и запуск расчета значения встро­енной функции выполняется нажатием кнопки Готово.

9. Формула начинается со знака = (равно). Далее следует имя функции, а в круглых скобках указываются аргументы в последова­тельности, соответствующей синтаксису функции. В качестве раздели­телей аргументов используется выбранный при настройке Windows разделитель, обычно это точка с запятой (;) или запятая (,).

Например, в ячейку С13 введена формула:

=ДОХОД(В 16;В 17;0.08;47.727; 100;2;0).

Отдельные аргументы функции могут быть как константами, так и ссылками на адреса ячеек.

Подбор параметров Excel.Вычислительные возможности Excel позволяют решать как прямые, так и обратные задачи. Выполнять ис­следование области допустимых значений аргументов, подбирать зна­чение аргументов под заданное значение функции.

Для подбора параметров используется команда Сервис —> Подбор параметра. В диалоговом окне задается требуемое значение функции: в поле Изменение значения ячейки указывается адрес ячейки, содержа­щей значение одного из аргументов функции. Excel решает и обрат­ную задачу: подбор значения аргумента для заданного значения функ­ции. В случае успешного завершения подбора выводится окно, в кото­ром указан результат — текущее значение функции для подобранного значения аргумента, новое значение аргумента функции содержится в соответствующей ячейке.

При нажатии кнопки ОК подобранное значение аргумента сохраня­йся в ячейке аргумента, при нажатии кнопки Отмена происходит восстановление значения аргумента. При неуспешном завершении подбо­ра параметра выдается соответствующее сообщение о невозможности подбора аргументов.

Диспетчер сценариев в Excel

Для вариантных финансовых расчетов, основанных на задании раз­личных значений аргументов функции, целесообразно воспользоваться сценарным подходом, реализованным средствами Excel.

Диспетчер сценариев используется для создания списка значений для подстановки в изменяемые ячейки листа. Каждый сценарий явля­ется набором предположений, который можно использовать для про­гнозирования результатов пересчета листа. Используя диспетчер сце­нариев, можно: создавать несколько сценариев, в каждом из которых содержится до 32 значений подстановки в ячейки листа; присваивать имена, сохранять и выполнять сценарии листа; создавать итоговые отчеты по сценариям; объединять сценарии; защищать сценарии от изменений; скрывать сценарии; автоматически отслеживать измене­ния сценария.

Сценарий — именованная совокупность значений изменяемых яче­ек. Для ячеек, являющихся аргументами функций, можно задавать раз­личные значения. Команда Сервис —> Сценарий вызывает диалоговое окно Диспетчер сценариев для ячеек текущего рабочего листа.

В окне Сценарии представлен список сценариев текущего рабочего листа. Возможно объединение сценариев, находящихся в открытых книгах или на других листах текущей рабочей книги при нажатии кнопки Объединить. Для создания нового сценария следует нажать кнопку <Добавить>, при этом появляется новое диалоговое окно.

В поле Название сценария вводится имя нового сценария — по­следовательность символов, максимальная длина имени не более 255 знаков.

В окне Примечание можно записать поясняющий сценарий текст. По умолчанию сюда заносится имя пользователя и дата созда­ния сценария. Имя пользователя можно изменить с помощью команды Сервис -> Параметры, вкладка Общие, поле Имя пользователя.

С помощью переключателя Запретить изменения реализуется за­щита значений изменяемых ячеек от редактирования. Переключатель Скрыть позволяет не показывать имя сценария в списке. При нажатии на <ОК> появляется диалоговое окно для ввода значений изме­няемых ячеек.

Для просмотра результатов подстановки значений изменяемых ячеек по определенному сценарию в диалоговом окне Диспетчера сценариев следует выбрать из списка имя сценария и нажать кнопку Вывести.

Excel выполняет подстановку значений изменяемых ячеек сценария и производит расчет значения функции. Все изменения будут отраже­ны на рабочем листе в ячейках, содержащих формулы и имеющих ссылки на изменяемые ячейки сценария, новые результаты выводятся.

Кнопка Закрыть обеспечивает выход из окна Диспетчера сценари­ев, при этом в изменяемых ячейках сохраняются значения последнего участвовавшего в просмотре сценария. Кнопка Отчет предназначена для подготовки отчетов по сценариям, при ее нажатии появляется диа­логовое окно для выбора типа итогового отчета.

В поле Ячейки результата указывается адрес ячеек, значения ко­торых зависят от изменяемых ячеек сценариев.

Формируется два вида отчетов:

итоги сценария— табличный отчет, содержащий для каждого сценария состав изменяемых ячеек и значение выбранных результат­ных ячеек;

свободная таблицарезультатов подстановки значений в изменяе­мые ячейки и вычисления результатов подстановки.